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Abendlichen Weihnachtsmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Ein abendlicher Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Weihnachtsmusik. Plane zuerst Ort, Genehmigungen, Stromversorgung und Zelte, bevor du Einladungen verschickst oder Einkäufe bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Marktaufteilung, Preise, Zahlungsart und der Helferplan. Besonders spät auffällig werden Kühlung, warme Speisen, Beleuchtung und ein Plan für schlechtes Wetter. Die Checkliste führt dich durch alle 74 Aufgaben und hilft dir, die 57 benötigten Dinge rechtzeitig bereitzulegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Stände und Zelte reservieren

  • Lieferanten kontaktieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Marktstände einteilen

    2 Personen

  • Verkaufspreise festlegen

    2 Personen

  • Zahlungsart festlegen

    2 Personen

  • Bargeld besorgen

  • Lieferungen bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Arbeitsplan teilen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Einkäufe bestellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternatives Wetterszenario festlegen

    2 Personen

  • Werbebeitrag veröffentlichen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

    2 Personen

  • Glühwein vorbereiten

    2 Personen

  • Suppe vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Kassen und Wechselgeld bereitstellen

    2 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Zelte und Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Kabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Verkaufsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Geschirr und Becher bereitstellen

    3 Personen

  • Essen auf die Stände verteilen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Glühwein und Kakao erwärmen

    2 Personen

  • Suppe auf Temperatur bringen

    2 Personen

  • Kassen testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Kassen besetzen

    4 Personen

  • Glühwein ausschenken

    3 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Suppe und Brot servieren

    3 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Musik bedienen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Bestände zählen

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen abwickeln

    4 Personen

Nachbereitung

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Lebensmittel sicher kühlen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Stände leeren

    4 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Zelte und Stände abbauen

    6 Personen

  • Möbel zurückbringen

    4 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien sauber und trocken lagern

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 8
  • TischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 40
  • BiertischeAnz. 4
  • DeckenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 10
  • LED-LaternenAnz. 12
  • LED-KerzenAnz. 24
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • GirlandenAnz. 8
  • WeihnachtsschleifenAnz. 20
  • Krippe
  • TischdekorationAnz. 12

Ausstattung

  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SuppenkesselAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • ThermometerAnz. 3

Geschirr

  • TassenAnz. 120
  • GläserAnz. 120
  • SuppenschalenAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • KüchentücherAnz. 12

Catering

  • KassenkistenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • MenükartenAnz. 8
  • PreishalterAnz. 16
  • ServierschalenAnz. 12
  • BrotkörbeAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 6
  • PapierhandtücherAnz. 8
  • SpülbeckenAnz. 3
  • NitrilhandschuheAnz. 4
  • WarnschilderAnz. 4

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen, Stromanschlüsse und den Standort zuerst – idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Markt. Ohne diese Klärung lassen sich Zelte, Stände und Beleuchtung nicht zuverlässig planen.
  • Plane die Beleuchtung nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Lichterketten, LED-Laternen, Verlängerungskabel und Kabelmatten mindestens 3 Tage vorher und lege fest, wo Stolperstellen abgesichert werden.
  • Bestätige Lieferungen und hole Einkäufe spätestens am selben Tag ab, an dem Kühlprodukte gekühlt werden. Warmhaltebehälter, Suppenkessel, Kaffeemaschinen und Wasserkocher sollten vor Beginn einmal gemeinsam getestet werden.
  • Teile Freiwillige mit konkreten Uhrzeiten und Aufgaben ein. Für Aufbau, Marktstände, Ausschank, Kasse und Abbau brauchst du einen Arbeitsplan, der spätestens 48 Stunden vorher an alle verteilt wird.
  • Lege Preise, Zahlungsart und Bargeld vor dem ersten Gast fest. Prüfe außerdem die Wettervorhersage 24 bis 48 Stunden vorher und entscheide dann, ob dein alternatives Wetterszenario aktiviert wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen abendlichen Weihnachtsmarkt planen?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen, Strom und Reservierungen für Stände und Zelte. Einladungen und Anmeldungen können danach folgen.
Wie viele Helfer brauche ich für einen abendlichen Weihnachtsmarkt?
Plane mindestens eine Person für die Koordination und je einen festen Ansprechpartner für Kasse, Ausschank, Marktstände und Technik ein. Für Aufbau und Abbau solltest du zusätzlich 2 bis 4 Personen gleichzeitig einteilen.
Wann soll ich Essen und Getränke für den Weihnachtsmarkt einkaufen?
Bestätige Lieferungen 2 bis 3 Tage vorher und hole frische oder gekühlte Produkte am Veranstaltungstag ab. Kühlprodukte müssen direkt nach der Abholung gekühlt werden; warme Speisen sollten vor Beginn in den Warmhaltebehältern sein.
Was brauche ich für die Beleuchtung eines Weihnachtsmarkts?
Plane Lichterketten, LED-Laternen oder LED-Kerzen, Verlängerungskabel und Kabelmatten ein. Teste die gesamte Beleuchtung mindestens 3 Tage vorher und sichere alle Kabel so, dass keine Stolperstellen entstehen.

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