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Spielemesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Spielemesse braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Location stehen vor Einladungen, Werbung und Anmeldeformular. Plane Aussteller, Turniere und Helfer getrennt, damit am Messetag nicht alles an einer Person hängt. Zwei bis vier Wochen vorher sollten Lageplan, Programm, Namensschilder und Ernährungswünsche feststehen. Für den Aufbau brauchst du außerdem einen festen Zeitplan für Tische, Empfang, Demo- und Turnierbereiche sowie die technische Ausstattung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Messetermin festlegen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Aussteller einteilen

    2 Personen

  • Spieleturniere planen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferungen abstimmen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Spiele kontrollieren

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Demo- und Turniertische einrichten

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Spielregeln und Preise bereitlegen

    2 Personen

  • Technik und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Briefing für das Team am Empfang geben

    3 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Demos betreuen

    4 Personen

  • Turniere betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Spiele und Materialien sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfallcontainer leeren

    2 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Standbetreiber über den Ablauf informieren

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 60
  • Empfangstresen
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 24
  • PräsentationspaneeleAnz. 8

Ausstattung

  • KassenboxenAnz. 3
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • LaptopsAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3

Spielmaterial

  • DemospieleAnz. 30
  • TurnierspieleAnz. 6
  • WürfelAnz. 30
  • SpielkartenAnz. 20
  • WertungsblöckeAnz. 12
  • SpielchipsAnz. 10
  • PreiseAnz. 12

Geschirr

  • GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • TablettsAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • MessebannerAnz. 4
  • NamensschildhalterAnz. 40
  • LanyardsAnz. 40
  • AnmeldeformulareAnz. 300
  • ProgrammhefteAnz. 300
  • WegweiserAnz. 12
  • TischnummernAnz. 24
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandrollenAnz. 8
  • SchereAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 10
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • BesensetsAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Messetermin und Location mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Standbetreiber brauchen Vorlauf für Zusage, Anreise und eigene Spiele.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor der Messe und bearbeite Anmeldungen mindestens zweimal pro Woche. So erkennst du früh, wie viele Tische und Ausstellerplätze gebraucht werden.
  • Plane Turniere mit Startzeit, Spieltitel, Tischbereich und verantwortlicher Person. Rechne pro Turnier zusätzlich 15 Minuten für Anmeldung, Erklärung und verspätete Teilnehmende ein.
  • Erstelle den Lageplan 2 bis 3 Wochen vorher und drucke das Programm mindestens 7 Tage vor Beginn. Markiere Empfang, Demo- und Turniertische sowie Wege für Lieferungen.
  • Prüfe Spiele, Karten, Würfel, Chips und Wertungsblöcke am Vortag. Stelle Getränke kalt und teste Kartenlesegeräte, Laptops, Funkgeräte sowie Verlängerungskabel vor dem Öffnen der Location.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Spielemesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Ausstelleransprache. Anmeldungen, Werbung und Turnierplanung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Helfer braucht eine Spielemesse?
Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für Aussteller und Aufbau sowie je eine verantwortliche Person pro gleichzeitig laufendem Turnier ein. Bei mehreren Bereichen sollten Helfer in Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden eingeteilt werden.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Spielemesse online gehen?
Veröffentliche es etwa 6 Wochen vor der Messe. Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher, damit Aussteller, Lageplan, Namensschilder und Programm rechtzeitig feststehen.
Was muss am Tag der Spielemesse zuerst aufgebaut werden?
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Stelle zuerst Empfangstheke, Tische, Stühle und Stromversorgung auf; danach folgen Ausstellerflächen sowie Demo- und Turniertische.

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