Spellenbeurs organiseren: een praktische checklist
Een spellenbeurs staat of valt met een goede indeling en duidelijke afspraken met standhouders. Leg eerst de locatie en datum vast, regel daarna de aanmeldingen, het programma en de materialen. Plan speltoernooien apart van de demotafels, zodat bezoekers kunnen spelen zonder doorgangen te blokkeren. Op de beursdag heb je vooral tijd nodig voor ontvangst, opbouw, techniek en het controleren van spellen. Met deze checklist werk je stap voor stap van voorbereiding naar opening.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Beursdatum vastleggen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders indelen
2 personen
Speltoernooien plannen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveringen afspreken
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Spellen controleren
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders laten opbouwen
4 personen
Demo- en toernooitafels inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Spelregels en prijzen klaarleggen
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Briefing balieteam geven
3 personen
Event
Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Demo's begeleiden
4 personen
Toernooien begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Nazorg
Standhouders laten afbouwen
4 personen
Spellen en materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Verlichting uitschakelen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Standhouders informeren over afhandeling
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 60
- Ontvangstbalie
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 24
- Presentatiepanelenaantal 8
Apparatuur
- Kassaboxenaantal 3
- Pinapparatenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- Laptopsaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
Spelmateriaal
- Demospellenaantal 30
- Toernooispellenaantal 6
- Dobbelstenenaantal 30
- Speelkaartenaantal 20
- Scoreblokkenaantal 12
- Spelfichesaantal 10
- Prijzenaantal 12
Servies
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Dienbladenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
Decoratie
- Beursbannersaantal 4
- Naambadgehoudersaantal 40
- Lanyardsaantal 40
- Inschrijfformulierenaantal 300
- Programmafoldersaantal 300
- Pijlbordenaantal 12
- Tafelnummersaantal 24
- Stiftenaantal 12
- Plakbandrollenaantal 8
- Schaaraantal 6
Verlichting
- LED-lampenaantal 10
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag standhouders uiterlijk 4 weken vooraf hoeveel ruimte, tafels en stroompunten zij nodig hebben. Zo kun je de plattegrond maken zonder achteraf tafels of verlengsnoeren te verplaatsen.
- Plan speltoernooien met vaste starttijden en reserveer per tafel scoreblokken, spelfiches en prijzen. Zet minstens 15 minuten tussen twee rondes voor uitleg, opruimen en het wisselen van spelers.
- Maak de plattegrond minimaal 1 week voor de beurs en houd brede looproutes vrij rond de ontvangstbalie, demospellen en toernooitafels. Nummer de stands en zet die nummers ook op het programma en de naambadges.
- Test laptops, pinapparaten, kassaboxen en stekkerdozen vóór de opbouw. Neem per werkzone minstens één verlengsnoer en een reserve stekkerdoos mee; stroomproblemen vallen meestal pas op zodra standhouders tegelijk opbouwen.
- Zet dranken pas kort voor de opening koud en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en controleer glazen, koffiekopjes, borden en bestek voordat de ontvangstbalie opent.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een spellenbeurs organiseren?
- Leg de locatie en beursdatum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader standhouders vanaf 8 weken voor de beurs en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken vooraf, zodat je de indeling en het programma nog kunt maken.
- Hoeveel tafels heb ik nodig voor een spellenbeurs?
- Tel per stand het afgesproken aantal tafels op en reserveer daarnaast aparte tafels voor demo’s, toernooien en de ontvangstbalie. Houd minimaal 10% extra capaciteit aan voor een last-minute wijziging of een tafel die breder uitvalt dan opgegeven.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig op een spellenbeurs?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger bij de ontvangstbalie, 1 persoon voor de vloer en 1 coördinator voor standhouders en toernooien per 50 bezoekers tegelijk. Voeg tijdens de opbouw 2 extra mensen toe voor tafels, stoelen, stroom en materialen.
- Wanneer moet ik de plattegrond en het programma van een spellenbeurs maken?
- Maak de eerste plattegrond ongeveer 3 weken vooraf, zodra de meeste standhouders zijn aangemeld. Werk de definitieve versie uiterlijk 1 week vooraf af en druk programma’s, naambadges en standnummers minimaal 2 dagen voor de beurs.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!