Checklist para organizar una feria de juegos sin olvidos
Una feria de juegos necesita coordinación mucho antes de abrir las puertas. Primero confirma el lugar y la fecha; después incorpora expositores, gestiona las inscripciones y cierra el programa de torneos. En los días previos tendrás que repartir puestos, preparar acreditaciones, coordinar voluntarios y revisar cada juego. El montaje también requiere tiempo: recepción, mesas de demostración, zonas de torneo, bebidas y materiales deben estar listos antes de recibir a los expositores.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha de la feria
Contactar con los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar puestos a los expositores
2 personas
Planificar torneos de juegos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Coordinar las entregas
Programar voluntarios
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar juegos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Coordinar el montaje de los expositores
4 personas
Montar las mesas de demo y torneo
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar la restauración
2 personas
Preparar las reglas y los premios del juego
2 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Dar la briefing al equipo de mostrador
3 personas
Evento
Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Guiar las demos
4 personas
Acompañar torneos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Reunir juegos y materiales
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Apagar la iluminación
Devolver los objetos prestados
2 personas
Informar a los expositores sobre el cierre
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 60
- Mostrador de recepción
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 24
- Paneles de presentacióncant. 8
Equipo
- Cajas de cajacant. 3
- Datáfonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Portátilescant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Teterascant. 3
Material de juego
- Juegos de demostracióncant. 30
- Juegos de torneocant. 6
- Dadoscant. 30
- Cartascant. 20
- Bloc de puntuacióncant. 12
- Fichas de juegocant. 10
- Premioscant. 12
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Bandejascant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Banners de la feriacant. 4
- Portanombrescant. 40
- Lanyardscant. 40
- Formularios de inscripcióncant. 300
- Folletos del programacant. 300
- Carteles direccionalescant. 12
- Números de mesacant. 24
- Rotuladorescant. 12
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 10
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el plano cuando termine el periodo de inscripción: asigna a cada expositor un puesto y reserva zonas separadas para demostraciones, torneos, recepción y circulación.
- Publica el formulario de inscripción con suficiente margen para saber cuántos expositores y participantes tendrás. Usa esas cifras para imprimir el programa, preparar acreditaciones y organizar los turnos de voluntariado.
- Programa los torneos antes de anunciar el programa definitivo. Deja franjas concretas para rondas, cambios de mesa y entrega de premios; así evitarás que una partida retrasada bloquee toda la feria.
- Revisa los juegos de demostración y de torneo unos días antes, incluidos dados, cartas, fichas y hojas de puntuación. Comprueba también portátiles, datáfonos, cables alargadores y regletas antes del montaje.
- No dejes las bebidas y el servicio para la apertura: enfría las bebidas con antelación y prepara termos, teteras, vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas antes de que lleguen los expositores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de juegos?
- Empieza a reservar el lugar y fijar la fecha con al menos 8 semanas de antelación. Abre las inscripciones y contacta con los expositores entre 4 y 6 semanas antes; deja la última semana para cerrar el plano, el programa y los turnos.
- ¿Cuándo hay que asignar los puestos a los expositores?
- Haz la asignación cuando cierres las inscripciones, normalmente entre 7 y 10 días antes de la feria. Envía a cada expositor su puesto, horario de llegada y normas de montaje para evitar cambios en la recepción.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de juegos?
- Reserva al menos 2 horas antes de la apertura para montar mesas, sillas, recepción y zonas de demostración y torneo. Convoca a los expositores con tiempo adicional si deben montar paneles, juegos o material propio.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de juegos?
- Como referencia, asigna 1 persona a recepción, 1 coordinador de torneos y 1 responsable por cada zona activa durante las horas de mayor afluencia. Para cuatro zonas simultáneas, prepara al menos 5 personas y turnos de descanso de 2 horas.
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