Checklist pour organiser un salon du jeu
Un salon du jeu demande de coordonner les exposants, les inscriptions, les tournois et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par réserver le lieu et fixer la date, puis avance vers la promotion, la répartition des espaces et la logistique. Les dernières heures servent surtout à vérifier les jeux, préparer les badges, refroidir les boissons et installer les tables de démonstration. Cette checklist rassemble les étapes à suivre jusqu’à l’ouverture des portes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date du salon
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les exposants
2 personnes
Planifier les tournois de jeux
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les livraisons
Planifier les bénévoles
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les jeux
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Faire monter les exposants
4 personnes
Installer les tables de démo et de tournoi
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Préparer les règles du jeu et les prix
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Faire le briefing de l'équipe du comptoir
3 personnes
Événement
Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Accompagner les démonstrations
4 personnes
Animer les tournois
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Faire démonter les stands
4 personnes
Rassembler les jeux et le matériel
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Éteindre l’éclairage
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Informer les exposants du déroulement
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 60
- Accueil
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 24
- Panneaux de présentationqté 8
Équipement
- Caissesqté 3
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 10
- Ordinateurs portablesqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 3
Matériel de jeu
- Jeux de démonstrationqté 30
- Jeux de tournoiqté 6
- Désqté 30
- Cartes à jouerqté 20
- Feuilles de scoreqté 12
- Jetons de jeuqté 10
- Prixqté 12
Vaisselle
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Plateauxqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Bannières du salonqté 4
- Supports de badges nominatifsqté 40
- Lanyardsqté 40
- Formulaires d'inscriptionqté 300
- Brochures du programmeqté 300
- Panneaux indicateursqté 12
- Numéros de tableqté 24
- Marqueursqté 12
- Rouleaux de ruban adhésifqté 8
- Ciseauxqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Sets de balaiqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et fixe la date suffisamment tôt pour laisser plusieurs semaines aux exposants et aux visiteurs de s’inscrire. Confirme aussi les horaires d’accès nécessaires au montage.
- Ne te limite pas à publier le formulaire d’inscription : prévois un suivi des réponses et relance les exposants qui n’ont pas indiqué leurs besoins alimentaires ou techniques.
- Prépare le plan de salle avant l’arrivée des exposants. Réserve des zones distinctes pour l’accueil, les démonstrations et les tournois afin d’éviter de déplacer les tables le jour J.
- Teste les jeux de démonstration et de tournoi avant l’ouverture, puis regroupe les dés, cartes, jetons et feuilles de score par activité. Il sera ainsi plus rapide de remplacer un élément manquant.
- Prépare les moyens de paiement, les rallonges et les multiprises avant le montage. Garde aussi les talkies-walkies chargés et désigne un responsable pour l’accueil des exposants.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon du jeu ?
- Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, contacter les exposants et lancer les inscriptions ; garde les 2 dernières semaines pour le plan, les tournois et la logistique.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon du jeu ?
- Prévois au minimum 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, l’accueil et les espaces de jeu. Ajoute du temps si les exposants doivent monter eux-mêmes leur matériel ou si plusieurs tournois commencent dès l’ouverture.
- Que faut-il préparer la veille d’un salon du jeu ?
- La veille, vérifie les jeux, imprime le programme, prépare les badges et mets les boissons au frais. Regroupe également les feuilles de score, les prix et le matériel de chaque tournoi pour éviter de chercher ces éléments le matin.
- Combien de bénévoles faut-il pour un salon du jeu ?
- Prévois au moins une personne à l’accueil pendant toute la durée de l’événement, puis une personne supplémentaire pour environ 20 à 30 exposants ou participants aux tournois. Répartis les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures pour maintenir l’accueil et la logistique.
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