Eine Automeile Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Automeile entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern eine klare Reihenfolge: zuerst Gelände, Genehmigungen und Verkehr, danach Aussteller, Stände und Versorgung. Plane Anmeldefristen so, dass du Standnummern, Parkflächen und Stromanschlüsse noch rechtzeitig abstimmen kannst. Am Veranstaltungstag brauchen Verkäufer feste Ankunftszeiten und Besucher verständliche Wege. Besonders oft werden Abfallentsorgung, Kartenzahlung und ein Schlechtwetterplan zu spät geregelt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gelände festlegen
2 Personen
2
Benötigte Genehmigungen beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
5
Lieferantenbedingungen festlegen
2 Personen
6
Verkaufspreise für Stände festlegen
2 Personen
7
Anmeldeformular für Verkäufer erstellen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Aussteller bestätigen
2 Personen
12
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
13
Stände und Tische reservieren
14
Stromversorgung reservieren
15
Abfallentsorgung reservieren
16
Zahlungsmöglichkeiten organisieren
2 Personen
17
Besucherplan erstellen
18
Verkäuferliste und Standnummern erstellen
2 Personen
19
Park- und Laufwege kontrollieren
2 Personen
20
Werbung online stellen
21
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
22
Verkäuferanweisungen versenden
23
Ankunftszeiten der Verkäufer bestätigen
2 Personen
24
Wettervorhersage prüfen
25
Wetterplan mit Verkäufern teilen
26
Vorräte und Einkäufe kontrollieren
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Bargeld und Wechselgeld bereitlegen
2 Personen
29
Informationsmappe zusammenstellen
30
Standnummern drucken
31
Gelände freimachen
4 Personen
32
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
33
Parkplätze absperren
4 Personen
34
Stände aufbauen
6 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
37
Cateringpunkt aufbauen
3 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Dekoration aufhängen
3 Personen
40
Informationsstand einrichten
2 Personen
41
Zutrittskontrolle einrichten
2 Personen

Event

42
Verkäufer empfangen
4 Personen
43
Standplätze zuweisen
3 Personen
44
Verkäufern beim Ausladen helfen
4 Personen
45
Fahrzeuge zu den Parkplätzen begleiten
4 Personen
46
Eingang öffnen
2 Personen
47
Besucher begrüßen
3 Personen
48
Informationen bereitstellen
2 Personen
49
Verkehrsströme leiten
4 Personen
50
Parkplätze zuweisen
3 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Standbetreiber auf Sicherheit ansprechen
2 Personen
57
Verkehrsschilder anpassen
2 Personen
58
Cateringvorräte auffüllen
2 Personen
59
Verlorene Gegenstände erfassen
60
Die Schlussrunde an den Ständen entlang gehen
3 Personen
61
Schließung ankündigen
62
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
63
Beim Ausladen der Verkäufer unterstützen
4 Personen

Nachbereitung

64
Stände abbauen
6 Personen
65
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
66
Verkehrsmaterialien entfernen
4 Personen
67
Müll auf dem Gelände beseitigen
5 Personen
68
Cateringstation reinigen
3 Personen
69
Geschirr abwaschen
2 Personen
70
Gelände fegen
3 Personen
71
Beschädigungen prüfen
2 Personen
72
Fundsachen sicher aufbewahren
73
Rückgabematerialien sortieren
2 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Restbestände lagern
2 Personen
76
Abfall abtransportieren lassen
77
Standkautionen abwickeln
2 Personen
78
Gelände sauber übergeben
3 Personen
79
Zahlungsabwicklung bearbeiten
2 Personen
80
Lieferantenrechnungen prüfen
81
Genehmigungsunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 40
TischeAnz. 12
StühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
KlappischeAnz. 4
Theke
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
KartenlesegeräteAnz. 3
HandmegafoneAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Verkehrsmaterial

VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
ParkschilderAnz. 18
WegweiserAnz. 12
VerkehrswestenAnz. 12
Reflektierende KegelAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpenAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
StandnummernAnz. 40
MenükartenAnz. 4
PfeilaufkleberAnz. 30
PlakathalterAnz. 12

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
KlemmbretterAnz. 8
NotizblöckeAnz. 10
KugelschreiberAnz. 30
DruckpapierAnz. 500
InformationsbroschürenAnz. 400
BesucherpläneAnz. 400
NamensaufkleberAnz. 100

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 12
Rollstuhlrampe

Reinigung

BesenAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Gelände und Verkehrsführung zuerst fest. Zeichne Parkplätze, Einfahrt, Laufwege und Absperrungen in einen Plan ein und kontrolliere ihn mindestens einmal vor Ort.
Beantrage Genehmigungen und prüfe die Versicherung frühzeitig. Setze dafür eine interne Frist von mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Automeile, damit Auflagen noch eingearbeitet werden können.
Schließe die Ausstelleranmeldung mit einem festen Termin ab. Bestätige danach jeden Stand mit Standnummer, Aufbauzeit, Zahlungsweise und Angaben zu Strom- oder Tischbedarf.
Plane die Infrastruktur nach der Ausstellerzahl, nicht nach Gefühl. Reserviere Marktstände, Tische, Stromversorgung, Kühlschränke und Abfallbehälter und lege fest, wer am Veranstaltungstag Nachschub und Entsorgung kontrolliert.
Schicke Verkäuferanweisungen spätestens 7 Tage vorher und prüfe die Wettervorhersage erneut 48 Stunden vor Beginn. Teile dann den Wetterplan, geänderte Ankunftszeiten und die Zufahrt nochmals gesammelt mit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man eine Automeile organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Gelände, Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsplan. Für viele Aussteller, umfangreiche Sperrungen oder zusätzliche Auflagen sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sicherer.
Wann sollte die Anmeldung der Aussteller geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung. So bleiben mindestens 14 Tage für Bestätigungen, Standnummern, Parkeinteilung und die Reservierung von Tischen und Strom.
Wie plant man die Parkplätze und Laufwege bei einer Automeile?: Erstelle spätestens 2 Wochen vorher einen Plan mit Einfahrt, Ausfahrt, Ausstellerparkplätzen, Besucherwegen und Notfallzufahrt. Kontrolliere die Strecke anschließend zu Fuß und markiere Engstellen mit Kegeln, Absperrgittern und Wegweisern.
Wann sollte der Wetterplan für eine Automeile feststehen?: Lege einen grundsätzlichen Wetterplan spätestens 7 Tage vorher fest und prüfe ihn 48 Stunden vor Beginn erneut. Informiere Verkäufer sofort über Änderungen an Aufbauzeiten, Zeltflächen oder Zufahrten.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.