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Autoshow organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Autoshow steht und fällt mit einer klaren Trennung zwischen Fahrzeugen, Besuchern und Verkehrswegen. Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Kapazität, Genehmigungen und Versicherung. Danach folgen Teilnehmeranmeldung, Parkeinteilung, Sicherheitsplan und Besucherkommunikation. In den letzten 7 Tagen prüfst du Kontaktdaten, Technik, Beschilderung, Toiletten, Müllabholung und die Ausstattung für Registrierung und Bewirtung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Lokalkapazität prüfen

  • Veranstaltungsversicherung regeln

  • Benötigte Genehmigung prüfen

  • Genehmigung beantragen

  • Autoteilnehmer einladen

    2 Personen

  • Besuchereinladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldeformular öffnen

  • Werbung in sozialen Medien posten

    2 Personen

  • Promotionsplakate verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Autoinformationen sammeln

    2 Personen

  • Teilnehmeraufteilung erstellen

    2 Personen

  • Parkeinteilung erstellen

    2 Personen

  • Parkplatz reservieren

  • Abholung von Abfall anmelden

  • Reservierung für Tische und Stühle anlegen

  • Reservierung der Toiletten prüfen

  • Verkehrsroute ausarbeiten

    2 Personen

  • Sicherheitsplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Kontaktdaten der Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Teilnehmeranweisungen versenden

    2 Personen

  • Parkschilder entwerfen

  • Besucherplan erstellen

  • Namensschilder für Teilnehmer erstellen

    2 Personen

  • Infotafeln drucken

    2 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Bedarf erfassen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    3 Personen

  • Anmeldeliste für Autos drucken

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Standortkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Gelände absperren

    4 Personen

  • Parkroute markieren

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    3 Personen

  • Autostellplätze markieren

    4 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse sichern

    2 Personen

  • Autos empfangen

    5 Personen

  • Autos in die Parkplätze einweisen

    5 Personen

  • Autoinformationen anbringen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Parkeinweisung organisieren

    4 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Zur Route der Autos begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Toilettenartikel auffüllen

  • Autos und Besucher fotografieren

    2 Personen

  • Publikumsabstimmung austeilen

    2 Personen

  • Publikumsstimmen sammeln

    2 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    3 Personen

  • Abfahrtsroute öffnen

    3 Personen

  • Abfahrende Autos begleiten

    4 Personen

  • Besucherausgang begleiten

    2 Personen

  • Registrierungstheke schließen

    2 Personen

  • Autos sicher abfahren lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Essensreste kühlen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung abkoppeln

    2 Personen

  • Parkschilder entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Wiederverwendbare Materialien verstauen

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmerfotos auswählen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

  • Rechnungen und Kaution prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • Registrierungstheke
  • BarhockerAnz. 6
  • AbsperrgitterAnz. 24
  • KegelAnz. 40
  • VerkehrskegelAnz. 30

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • Handmegafon
  • FunkgeräteAnz. 6
  • FotokameraAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

  • Start- und ZielbannerAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallongewichteAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 12
  • PreistrophäenAnz. 3
  • Fotowand
  • FotowandständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaffeelöffelAnz. 80

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24
  • ThermosflaschenAnz. 4
  • LebensmittelbehälterAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 12

Sicherheit

  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 6

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 50
  • ArmbänderAnz. 200
  • StifteAnz. 12
  • KugelschreiberAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StimmzettelAnz. 200
  • Kasse oder Geldkassette
  • Bargeld-Wechselgeld

Reinigung

  • BesenAnz. 4
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • MülleimerAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 24

Kommunikation

  • ParkschilderAnz. 12
  • WegweiserAnz. 20
  • InfotafelnAnz. 12
  • ProgrammhefteAnz. 200
  • PläneAnz. 200
  • TischdisplaysAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Genehmigungen nicht erst nach der Werbung: Kläre zuerst Veranstaltungsort, Kapazität und benötigte Erlaubnisse und reiche Anträge möglichst 8 Wochen vor dem Termin ein.
  • Schließe die Fahrzeuganmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Erfasse neben Name und Kontaktdaten auch Fahrzeugdaten, damit Aufteilung, Stellplätze und Teilnehmerhinweise rechtzeitig erstellt werden können.
  • Trenne Besucher- und Fahrzeugverkehr mit Absperrgittern, Verkehrs- und normalen Kegeln. Verschicke Park- und Anfahrtsanweisungen mindestens 5 Tage vor der Autoshow und stelle die Beschilderung am Aufbauabend bereit.
  • Plane die Registrierung für die erste Stunde mit einer besetzten Theke, Funkgeräten und einem Handmegafon. Lege außerdem Powerbanks und Verlängerungskabel bereit, damit Anmeldung und Kommunikation nicht an leeren Akkus scheitern.
  • Prüfe 2 Tage vorher Zelte, Tische, Stühle, Kühlboxen, Kaffeemaschinen und Beleuchtung. Gerade Kabelmatten, Ballongewichte, Toilettenreservierung und die bestätigte Müllabholung werden bei Autoshow-Aufbauten häufig zu spät kontrolliert.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Autoshow organisieren?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Versicherung, Parkplatzreservierung und Teilnehmerwerbung brauchen meist mehr Vorlauf als die reine Ausstattung.
Welche Genehmigungen brauche ich für eine Autoshow?
Das hängt von Ort, Besucherzahl, Verkehrsführung und öffentlicher Fläche ab. Kläre die zuständige Stelle mindestens 8 Wochen vorher und beantrage erforderliche Genehmigungen, bevor du öffentlich wirbst.
Wann sollte ich die Teilnehmer einer Autoshow einladen?
Versende die ersten Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Stellplätze, Teilnehmeraufteilung und Anweisungen fertig werden.
Was muss ich eine Woche vor der Autoshow prüfen?
Bestätige 7 Tage vorher die Kontaktdaten, Parkplatzaufteilung, Verkehrsroute, Sicherheitsplan, Toiletten und Müllabholung. Kontrolliere zusätzlich, ob Tische, Stühle, Zelte, Absperrungen und Stromzubehör vollständig reserviert sind.

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