Outdoor-Messe organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einer Outdoor-Messe entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbautag. Kläre zuerst Datum, Öffnungszeiten und Gelände, danach Genehmigungen, Strom, Toiletten, Abfall und Versicherung. Sobald die Aussteller feststehen, folgen Standaufteilung, Besucherkommunikation und Lieferantenbestätigungen. Plane außerdem früh einen Schlechtwetter-Ablauf ein: Zelte, Beleuchtung, Kabel und Wege werden bei Regen oder frühem Dunkelwerden schnell zum Engpass.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen beantragen
4
Stromversorgung reservieren
5
Toiletteneinrichtungen reservieren
6
Abfallentsorgung reservieren
7
Versicherung prüfen
8
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
9
Aussteller einladen
2 Personen
10
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Ausstellerinformationen versenden
2 Personen
14
Standaufteilung erstellen
2 Personen
15
Standnummern zuweisen
2 Personen
16
Lieferantenbestätigungen prüfen
17
Catering bestellen
2 Personen
18
Getränke bestellen
19
Werbung online stellen
2 Personen
20
Lageplan veröffentlichen
21
Parkinformationen versenden
22
Wettervorhersage prüfen
23
Alternativen Wetterplan bereithalten
2 Personen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
26
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
27
Aussteller erneut bestätigen
2 Personen
28
Gelände inspizieren
2 Personen
29
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
30
Toiletten kontrollieren
31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
32
Standwände aufstellen
4 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Stromkabel ausrollen
2 Personen
35
Beleuchtung installieren
2 Personen
36
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
37
Parkroute markieren
2 Personen
38
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
39
Aussteller empfangen
3 Personen
40
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
41
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Snacks vorbereiten
3 Personen
44
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
45
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Besucher registrieren
3 Personen
48
Infostand besetzen
2 Personen
49
Aussteller unterstützen
2 Personen
50
Catering ausgeben
4 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet auffüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Gelände sauber halten
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
57
Beleuchtung kontrollieren
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Besucher verabschieden
3 Personen
60
Aussteller den Abbau durchführen lassen
3 Personen
61
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

62
Cateringreste kühlen
2 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Standmaterial abbauen
4 Personen
66
Partyzelte abbauen
4 Personen
67
Beleuchtung und Kabel entfernen
2 Personen
68
Schilder und Absperrungen entfernen
3 Personen
69
Abfall sammeln
3 Personen
70
Gelände reinigen
3 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
74
Unbezahlte Rechnungen prüfen
75
Nachrichten an Aussteller senden
76
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
StandwändeAnz. 24
TischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 10
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 8
AbsperrgitterAnz. 20
SchirmständerAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
KaraffenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
HandlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
HandmegafoneAnz. 2
Kleiderdampfer

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-BaustrahlerAnz. 8
BatterienAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
MesseständeAnz. 6
TischdeckenAnz. 24
StandnummernschilderAnz. 24
WegweiserAnz. 20
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 6
KlebehakenAnz. 100
KabelbinderAnz. 200

Registrierung

RegistrierungsschalterAnz. 2
NamensschilderAnz. 250
LanyardsAnz. 250
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 300
KassenboxenAnz. 2

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
GummikabelmattenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 4
MülleimerAnz. 16
HanddesinfektionsstationenAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Genehmigungen und Infrastruktur. Stromversorgung, Toiletten und Abfallentsorgung lassen sich kurzfristig oft nicht mehr passend zur Besucherzahl buchen.
Lege die Ausstelleraufteilung fest, bevor du Lageplan und Standnummern verschickst. Gib jedem Stand eine eindeutige Nummer und sende Anfahrts-, Aufbau- und Lieferzeiten in einer gemeinsamen Ausstellerinformation.
Plane Strom nach Bereichen statt nur nach Gesamtleistung. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenlesegeräte und Beleuchtung brauchen getrennte, abgesicherte Leitungen; Verlängerungskabel und Kabeltrommeln dürfen keine Laufwege kreuzen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 und nochmals 24 Stunden vor Beginn. Lege vorher fest, wann Partyzelte, Absperrgitter, Handlampen oder LED-Baustrahler eingesetzt werden und wer diese Entscheidung kommuniziert.
Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bestelle Catering und Getränke nach bestätigten Zahlen. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und halte wiederverwendbare Becher, Kühlboxen und Karaffen am Ausgabepunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man eine Outdoor-Messe organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Für Genehmigungen, Strom, Toiletten, Abfallentsorgung und Versicherungsfragen solltest du nicht bis zu den letzten 14 Tagen warten.
Wie plane ich Strom für eine Outdoor-Messe?: Erstelle mindestens 4 Wochen vorher eine Liste aller Geräte je Bereich, besonders Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenlesegeräte und Beleuchtung. Reserviere die Stromversorgung mit Reserve und verlege Kabel so, dass keine Besucherwege entstehen.
Was braucht eine Outdoor-Messe bei schlechtem Wetter?: Lege spätestens 7 Tage vorher einen Alternativplan fest und prüfe ihn 48 Stunden vor dem Termin. Berücksichtige Partyzelte, Absperrgitter, Handlampen, LED-Baustrahler sowie sichere, trockene Wege und einen klaren Kommunikationsweg für Aussteller und Besucher.
Wann soll ich Lageplan und Parkinformationen verschicken?: Versende Lageplan, Standnummern und Parkinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe. Aktualisiere die Hinweise sofort, wenn sich Zufahrt, Standaufteilung oder Aufbauzeiten ändern.

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