Organiser un salon outdoor sans oublier l’essentiel

Un salon en plein air se prépare d’abord comme une opération logistique, puis comme un événement pour les visiteurs. Commencez par verrouiller la date, les horaires et le lieu avant d’inviter les exposants. En parallèle, réservez les autorisations, l’électricité, les sanitaires et l’enlèvement des déchets. Les dernières semaines servent à attribuer les stands, transmettre les informations pratiques et prévoir une solution météo réaliste.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Demander les autorisations
4
Réserver l’alimentation électrique
5
Réserver les sanitaires
6
Réserver l’enlèvement des déchets
7
Vérifier l’assurance
8
Établir la liste des exposants
2 personnes
9
Inviter les exposants
2 personnes
10
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
14
Préparer le plan du stand
2 personnes
15
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
16
Vérifier les confirmations des fournisseurs
17
Commander le catering
2 personnes
18
Commander des boissons
19
Publier la promotion en ligne
2 personnes
20
Publier le plan du site
21
Envoyer les infos de parking
22
Vérifier les prévisions météo
23
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Préparer la table d'inscription
2 personnes
27
Reconfirmer les exposants
2 personnes
28
Inspecter le site
2 personnes
29
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
30
Vérifier les toilettes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les parois des stands
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Dérouler les câbles électriques
2 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
37
Balisage du parking
2 personnes
38
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
45
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
48
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
49
Aider les exposants
2 personnes
50
Servir le service traiteur
4 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Maintenir le site propre
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Vérifier l'éclairage
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes
60
Démonter les stands des exposants
3 personnes
61
Rassembler les objets trouvés

Suivi

62
Refroidir les restes du traiteur
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter le matériel de stand
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Retirer l’éclairage et les câbles
2 personnes
68
Retirer les panneaux et les barrières
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le site
3 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Remettre le lieu en état
2 personnes
74
Vérifier les factures impayées
75
Envoyer un message de suivi aux exposants
76
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Panneaux de standqté 24
Tablesqté 24
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 10
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Pieds de parasolqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 6
Multiprisesqté 12
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphones manuelsqté 2
Défroisseur pour costumes

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Projecteurs LEDqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Comptoirs du salonqté 6
Nappesqté 24
Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux indicateursqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux d’informationqté 6
Crochets adhésifsqté 100
Serre-câblesqté 200

Inscription

Bureaux d’inscriptionqté 2
Badges nominatifsqté 250
Lanièresqté 250
Marqueursqté 20
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 300
Caissesqté 2

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Tapis de câbles en caoutchoucqté 12
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Poubellesqté 16
Stations de désinfectant pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les prestataires techniques dès que le lieu est confirmé : l’électricité, les sanitaires et l’enlèvement des déchets sont souvent oubliés jusqu’aux dernières semaines. Vérifiez leurs confirmations au plus tard 14 jours avant l’ouverture.
Ne communiquez pas seulement la date aux exposants. Envoyez-leur le numéro du stand, le plan du site, les horaires d’installation, les possibilités de stationnement et les besoins électriques au moins 10 jours avant le salon.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au fil de l’eau, puis transmettez un récapitulatif au traiteur 7 jours avant l’événement. Prévoyez aussi des gobelets réutilisables, des tasses, des assiettes et des couverts en fonction du nombre attendu.
Dessinez le plan des stands avant de commander ou de rassembler le mobilier. Comptez les tentes, panneaux, tables, chaises et portants, puis ajoutez les barrières de sécurité et les pieds de parasol là où la circulation ou le vent le demandent.
Consultez les prévisions météo 72 heures avant l’ouverture et activez votre plan de secours si nécessaire. Gardez sur place des rallonges, multiprises, lampes de poche, piles et talkies-walkies pour gérer rapidement les imprévus.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon en plein air ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Le lieu, les autorisations et les prestataires techniques doivent être confirmés avant de lancer les invitations aux exposants et aux visiteurs.
Quand faut-il inviter les exposants pour un salon outdoor ?: Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant l’événement, puis demandez une confirmation définitive environ 3 semaines avant. Transmettez le plan et le numéro de stand au plus tard 10 jours avant l’ouverture.
Que prévoir en cas de pluie pour un salon en plein air ?: Préparez un plan de secours au moins 7 jours avant et prenez la décision opérationnelle 72 heures avant, selon les prévisions. Définissez à l’avance les zones couvertes, le déplacement des stands et la personne qui informe les exposants.
Combien de temps avant faut-il installer un salon outdoor ?: Prévoyez au minimum une demi-journée pour installer les tentes, panneaux, tables, éclairages et branchements. Ajoutez 2 heures pour contrôler les stands, la signalétique, les sanitaires, les paiements et les accès avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.