Zo organiseer je een outdoorbeurs zonder last-minute problemen

Begin een outdoorbeurs niet met de standindeling, maar met de locatie, datum en voorzieningen die buiten nodig zijn. Regel daarna vergunningen, stroom, toiletten, afvalinzameling en verzekering voordat je exposanten uitnodigt. Zodra de deelnemerslijst groeit, leg je de plattegrond, standnummers, parkeerinformatie en aanlevertijden vast. Plan daarnaast een alternatief voor slecht weer: partytenten, afzethekken, verlichting en kabels moeten op tijd beschikbaar zijn. De laatste week draait vooral om bevestigingen, bezoekersinformatie, catering en een controle van alle materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Stroomvoorziening reserveren
5
Toiletvoorzieningen reserveren
6
Afvalinzameling reserveren
7
Verzekering controleren
8
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
9
Exposanten uitnodigen
2 personen
10
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Exposanteninformatie versturen
2 personen
14
Standindeling maken
2 personen
15
Standnummers toewijzen
2 personen
16
Leveranciersbevestigingen controleren
17
Catering bestellen
2 personen
18
Dranken bestellen
19
Promotie online plaatsen
2 personen
20
Plattegrond publiceren
21
Parkeerinformatie versturen
22
Weersverwachting controleren
23
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Registratietafel voorbereiden
2 personen
27
Exposanten herbevestigen
2 personen
28
Terrein inspecteren
2 personen
29
Stroompunten controleren
2 personen
30
Toiletten controleren
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Standwanden plaatsen
4 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Stroomkabels uitrollen
2 personen
35
Verlichting installeren
2 personen
36
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Parkeerroute markeren
2 personen
38
Registratiebalie inrichten
2 personen
39
Exposanten ontvangen
3 personen
40
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
41
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
3 personen
44
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
45
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Bezoekers registreren
3 personen
48
Informatiebalie bemannen
2 personen
49
Exposanten ondersteunen
2 personen
50
Catering serveren
4 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Terrein schoonhouden
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Verlichting controleren
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
60
Exposanten laten afbouwen
3 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Cateringresten koelen
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Standmateriaal afbreken
4 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Verlichting en kabels verwijderen
2 personen
68
Borden en hekken verwijderen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Terrein schoonmaken
3 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Locatie opleveren
2 personen
74
Onbetaalde rekeningen controleren
75
Exposanten naberichten sturen
76
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Standwandenaantal 24
Tafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Parasolvoetenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Schenkkanenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
Handlampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Handmegafonenaantal 2
Kleedstoomapparaat

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 12
Ledbouwlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Beursbaliesaantal 6
Tafelkledenaantal 24
Standnummerbordenaantal 24
Pijlbordenaantal 20
Welkomstbord
Infobordenaantal 6
Kleefhaakjesaantal 100
Kabelbindersaantal 200

Registratie

Registratiebaliesaantal 2
Naamkaartjesaantal 250
Halskoordenaantal 250
Stiftenaantal 20
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 300
Kassaboxenaantal 2

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Rubberen kabelmattenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 16
Handdesinfectiestationsaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer stroom, toiletten en afvalinzameling tegelijk met de locatie. Buitenlocaties hebben deze voorzieningen niet altijd standaard; controleer ook hoeveel verlengkabels, kabelhaspels en stekkerdozen nodig zijn voor de stands.
Maak de standindeling pas definitief nadat je de exposantenlijst hebt gecontroleerd. Geef iedere deelnemer een standnummer en stuur de plattegrond, laad- en lostijden en parkeerinformatie uiterlijk één week vooraf.
Regel een weerplan met een concrete omslaggrens, bijvoorbeeld 48 uur voor opening. Controleer dan of partytenten, standwanden, afzethekken, parasolvoeten en verlichting beschikbaar zijn en veilig kunnen worden geplaatst.
Vraag dieetwensen en cateringbehoeften bij de aanmelding uit, niet bij binnenkomst. Bestel dranken en herbruikbare bekers op basis van het verwachte bezoekersaantal en houd koelboxen, schenkkanen en koffieapparaten apart van de standmaterialen.
Doe de laatste controle de dag vóór de beurs: leveranciersbevestigingen, pinapparaten, portofoons, handlampen, batterijen en materialen. Leg kabels vast en markeer looppaden; buiten vallen losse kabels en slecht verlichte hoeken sneller op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een outdoorbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de locatie, vergunningen, stroom, toiletten en afvalinzameling eerst; nodig exposanten pas uit zodra datum en basisvoorzieningen vaststaan.
Wanneer moet ik een vergunning voor een outdoorbeurs aanvragen?: Controleer de lokale eisen direct na het vastleggen van de locatie en dien een aanvraag minimaal 8 tot 12 weken vóór de beurs in als dat lokaal wordt gevraagd. Houd rekening met extra tijd voor een aangepaste situatietekening of veiligheidsplan.
Hoe maak ik een standindeling voor een outdoorbeurs?: Maak de eerste indeling zodra je ongeveer 70 procent van de exposanten hebt bevestigd. Reserveer looppaden en voorzieningen eerst, wijs daarna standnummers toe en stuur de definitieve plattegrond uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer moet ik het weerplan voor een outdoorbeurs controleren?: Maak het plan tijdens de voorbereiding en neem uiterlijk 48 uur voor opening een definitieve beslissing. Controleer dan wind, neerslag, tenten, bevestigingen, verlichting en de bereikbaarheid van alle stands.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.