Cómo organizar una feria al aire libre paso a paso

Una feria al aire libre se organiza primero sobre el papel y después en el recinto. Empieza fijando fecha, horario y lugar; los permisos, el suministro eléctrico, los aseos, los residuos y el seguro pueden tardar varias semanas. Después confirma a los expositores, distribuye los puestos y comunica horarios, aparcamiento y normas. En la última semana, revisa proveedores, previsión meteorológica, materiales y el plan alternativo por lluvia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Solicitar permisos
4
Reservar el suministro eléctrico
5
Reservar instalaciones de aseo
6
Reservar recogida de residuos
7
Comprobar el seguro
8
Preparar la lista de expositores
2 personas
9
Invitar a los expositores
2 personas
10
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Enviar información a los expositores
2 personas
14
Hacer el plano de puestos
2 personas
15
Asignar números de stand
2 personas
16
Comprobar las confirmaciones de los proveedores
17
Pedir el catering
2 personas
18
Pedir bebidas
19
Publicar la promoción en línea
2 personas
20
Publicar el plano
21
Enviar la información de aparcamiento
22
Comprobar el pronóstico del tiempo
23
Tener listo un plan alternativo por lluvia
2 personas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Reunir los materiales
3 personas
26
Preparar la mesa de registro
2 personas
27
Reconfirmar a los expositores
2 personas
28
Inspeccionar el recinto
2 personas
29
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
30
Comprobar los baños
31
Montar las carpas
4 personas
32
Instalar los paneles del stand
4 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Desenrollar los cables de corriente
2 personas
35
Instalar la iluminación
2 personas
36
Colocar carteles y señalización
2 personas
37
Señalizar la ruta de aparcamiento
2 personas
38
Montar el mostrador de registro
2 personas
39
Recibir a los expositores
3 personas
40
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
41
Preparar el buffet de catering
3 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Preparar aperitivos
3 personas
44
Probar la caja y el datáfono
2 personas
45
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

46
Recibir a los visitantes
4 personas
47
Registrar a los visitantes
3 personas
48
Atender el mostrador de información
2 personas
49
Apoyar a los expositores
2 personas
50
Servir el catering
4 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer el bufé
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Mantener limpio el recinto
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Comprobar la iluminación
58
Informar a los últimos visitantes
2 personas
59
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
60
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
61
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

62
Enfriar los restos del catering
2 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Desmontar el material del stand
4 personas
66
Desmontar las carpas
4 personas
67
Retirar la iluminación y los cables
2 personas
68
Retirar los paneles y las vallas
3 personas
69
Recoger la basura
3 personas
70
Limpiar el recinto
3 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Entregar la ubicación
2 personas
74
Comprobar facturas impagadas
75
Enviar seguimiento a los expositores
76
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Paredes para standscant. 24
Mesascant. 24
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 10
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 8
Vallas de separacióncant. 20
Bases para sombrillascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Jarrascant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Linternas de manocant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Megáfonos de manocant. 2
Vaporizador de ropa

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Focos LED de montajecant. 8
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Mostradores de feriacant. 6
Mantelescant. 24
Carteles con número de standcant. 24
Carteles direccionalescant. 20
Cartel de bienvenida
Carteles informativoscant. 6
Ganchos adhesivoscant. 100
Bridascant. 200

Registro

Mostradores de registrocant. 2
Tarjetas de nombrecant. 250
Cordonescant. 250
Rotuladorescant. 20
Portapapelescant. 6
Pulserascant. 300
Cajas de cajacant. 2

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Alfombrillas de cable de gomacant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Papelelerascant. 16
Puestos de desinfectante de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos y servicios antes de invitar a los expositores. Reserva con varias semanas de margen el suministro eléctrico, los aseos y la recogida de residuos; sin estas confirmaciones, el plano y el número de puestos pueden cambiar.
Haz el plano después de reunir la lista de expositores y asigna un número a cada stand. Deja pasillos suficientemente amplios para el público y marca en el plano dónde estarán las carpas, las mesas, las vallas y los puntos de electricidad.
Pide a los expositores sus necesidades y preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones. Envía la información definitiva al menos 7 días antes, incluyendo horario de llegada, número de stand, aparcamiento y qué deben llevar.
Calcula la parte operativa por franjas horarias: prepara bebidas frías para el primer tramo, café y té para las pausas, y suficientes vasos reutilizables, platos y cubiertos para evitar lavar durante la mayor afluencia. Comprueba también datáfonos, baterías y cables antes de abrir.
No esperes al día anterior para decidir qué ocurre si llueve. Consulta el pronóstico 48 horas antes, confirma qué carpas, paredes o zonas cubiertas puedes utilizar y comunica el procedimiento a visitantes y expositores con una fecha límite clara.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria al aire libre?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite solicitar permisos, reservar electricidad, aseos y recogida de residuos, confirmar expositores y preparar la promoción sin improvisar.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de expositores?: Procura cerrarla al menos 3 semanas antes de la feria. Así tendrás tiempo para asignar números de stand, dibujar el plano, recoger necesidades y enviar a cada expositor las instrucciones definitivas.
¿Cuándo se debe enviar la información a los visitantes?: Envía el horario, el plano y la información de aparcamiento entre 7 y 10 días antes. Reenvía un recordatorio 24 o 48 horas antes, especialmente si hay cambios por el tiempo.
¿Qué hago si llueve el día de la feria?: Define el plan alternativo como máximo 48 horas antes, cuando la previsión sea más fiable. Decide si se mantienen las carpas, se redistribuyen los puestos o se aplaza, y comunica la decisión a expositores y visitantes el mismo día que la tomes.

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