Outdoor-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Outdoor-Messe steht und fällt mit Strom, Wetterschutz und einem klaren Ablauf für Aussteller und Besucher. Beginne mehrere Monate vorher mit Termin, Location, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Danach folgen Einladungen, Standaufteilung, Catering, Toiletten, Abfallentsorgung und Besucherinformationen. Kurz vor dem Termin prüfst du Lieferanten, Wetterlage, Kabel, Beleuchtung und alle Materialien vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen beantragen
Stromversorgung reservieren
Toiletteneinrichtungen reservieren
Abfallentsorgung reservieren
Versicherung prüfen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerinformationen versenden
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
2 Personen
Lieferantenbestätigungen prüfen
Catering bestellen
2 Personen
Getränke bestellen
Werbung online stellen
2 Personen
Lageplan veröffentlichen
Parkinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Alternativen Wetterplan bereithalten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
Aussteller erneut bestätigen
2 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromkabel ausrollen
2 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Parkroute markieren
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Catering ausgeben
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Gelände sauber halten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Aussteller den Abbau durchführen lassen
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Cateringreste kühlen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Standmaterial abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Beleuchtung und Kabel entfernen
2 Personen
Schilder und Absperrungen entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Unbezahlte Rechnungen prüfen
Nachrichten an Aussteller senden
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
StandwändeAnz. 24
TischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 10
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 8
AbsperrgitterAnz. 20
SchirmständerAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
KaraffenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
HandlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
HandmegafoneAnz. 2
Kleiderdampfer

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-BaustrahlerAnz. 8
BatterienAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
MesseständeAnz. 6
TischdeckenAnz. 24
StandnummernschilderAnz. 24
WegweiserAnz. 20
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 6
KlebehakenAnz. 100
KabelbinderAnz. 200

Registrierung

RegistrierungsschalterAnz. 2
NamensschilderAnz. 250
LanyardsAnz. 250
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 300
KassenboxenAnz. 2

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
GummikabelmattenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 4
MülleimerAnz. 16
HanddesinfektionsstationenAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Stromversorgung, Toiletten und Abfallentsorgung nicht erst in der letzten Woche. Plane diese Leistungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Messetag und kläre, wer vor Ort Ansprechpartner ist.
Erstelle die Standaufteilung spätestens 3 Wochen vorher. Vergib Standnummern, verschicke einen Lageplan und sende Ausstellern gleichzeitig Anlieferzeiten, Parkinformationen und Aufbauhinweise.
Plane die Stromanschlüsse nach Bereichen statt nur nach Gesamtleistung. Verlängerungskabel und Kabeltrommeln müssen so liegen, dass keine Stolperstellen entstehen; sichere Übergänge zusätzlich mit Absperrgittern.
Lege einen Wetterplan mindestens 48 Stunden vor Beginn fest. Prüfe Partyzelte, Standwände, Schirmständer, LED-Baustrahler und Handlampen und bestimme, wer bei Regen, Wind oder früher Dunkelheit entscheidet.
Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und bestätige Catering und Getränke spätestens 7 Tage vor der Messe. Stelle Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Mehrwegbecher, Teller und Besteck nach Ausgabeort zusammen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Outdoor-Messe planen?: Starte idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Genehmigungen, Location, Strom, Toiletten und Aussteller benötigen oft mehrere Wochen Vorlauf; die verbindliche Lieferantenbestätigung sollte spätestens 14 Tage vor dem Termin vorliegen.
Welche Genehmigungen brauche ich für eine Outdoor-Messe?: Das hängt von Fläche, Gemeinde, Besucherzahl und Programm ab. Kläre mindestens 8 bis 12 Wochen vorher bei der zuständigen Stelle, ob eine Veranstaltungs-, Nutzungs-, Ausschank- oder Verkehrsgenehmigung erforderlich ist, und prüfe die Versicherung.
Wann sollte ich Aussteller zu einer Outdoor-Messe einladen?: Versende die erste Einladung etwa 8 bis 12 Wochen vorher. Schließe die Ausstellerliste rund 4 Wochen vor dem Termin, damit Standnummern, Lageplan, Anlieferung und Sonderwünsche noch rechtzeitig abgestimmt werden können.
Was mache ich bei schlechtem Wetter auf einer Outdoor-Messe?: Lege spätestens 48 Stunden vorher eine konkrete Alternative fest. Prüfe Zelte, Beleuchtung und Untergrund, kommuniziere die Entscheidung an Aussteller und Besucher und bestimme eine Person, die am Veranstaltungstag die Wetterlage überwacht.

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