Outdoorbeurs organiseren: complete checklist

Een outdoorbeurs organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en exposanten regelen. Je moet vroeg capaciteit vastleggen voor stroom, toiletten, afval en catering, terwijl de standindeling en bezoekersinformatie pas later definitief worden. Deze checklist helpt je de 76 taken in een logische volgorde af te werken. Let vooral op voorzieningen die je niet eenvoudig op het laatste moment toevoegt: partytenten, kabelhaspels, toiletvoorzieningen en een alternatief plan bij slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Stroomvoorziening reserveren
Toiletvoorzieningen reserveren
Afvalinzameling reserveren
Verzekering controleren
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanteninformatie versturen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Standnummers toewijzen
2 personen
Leveranciersbevestigingen controleren
Catering bestellen
2 personen
Dranken bestellen
Promotie online plaatsen
2 personen
Plattegrond publiceren
Parkeerinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Exposanten herbevestigen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Toiletten controleren
Partytenten opbouwen
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomkabels uitrollen
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Parkeerroute markeren
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Catering serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Terrein schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Exposanten laten afbouwen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Cateringresten koelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Standmateriaal afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting en kabels verwijderen
2 personen
Borden en hekken verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Onbetaalde rekeningen controleren
Exposanten naberichten sturen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Standwandenaantal 24
Tafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Parasolvoetenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Schenkkanenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
Handlampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Handmegafonenaantal 2
Kleedstoomapparaat

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 12
Ledbouwlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Beursbaliesaantal 6
Tafelkledenaantal 24
Standnummerbordenaantal 24
Pijlbordenaantal 20
Welkomstbord
Infobordenaantal 6
Kleefhaakjesaantal 100
Kabelbindersaantal 200

Registratie

Registratiebaliesaantal 2
Naamkaartjesaantal 250
Halskoordenaantal 250
Stiftenaantal 20
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 300
Kassaboxenaantal 2

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Rubberen kabelmattenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 16
Handdesinfectiestationsaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg stroomvoorziening, toiletten en afvalinzameling tegelijk met de locatie vast, bij voorkeur minstens 8 weken voor de beurs. Controleer daarna of verlengkabels, kabelhaspels en stekkerdozen de stands daadwerkelijk kunnen bereiken.
Maak de exposantenlijst en standindeling uiterlijk 3 weken vooraf definitief. Wijs standnummers toe en stuur exposanten één document met opbouwtijden, parkeerinformatie, plattegrond en informatie over tafels, standwanden en stoelen.
Plan catering en dranken op basis van het verwachte aantal bezoekers én exposanten. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en regel herbruikbare bekers, koelboxen, schenkkanen en extra koffievoorzieningen.
Controleer de weersverwachting 5 dagen vooraf en bepaal uiterlijk 48 uur voor opening welke onderdelen van het alternatieve weerplan nodig zijn. Partytenten, afzethekken, parasolvoeten, handlampen en ledbouwlampen moet je dan al beschikbaar hebben.
Stuur parkeerinformatie en de plattegrond uiterlijk 1 week voor de outdoorbeurs naar bezoekers en exposanten. Houd op de dag zelf portofoons of een handmegafon klaar, zodat wijzigingen en veiligheidsmeldingen niet alleen via de stands hoeven te worden doorgegeven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een outdoorbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Leg stroom, toiletten, afval en catering uiterlijk 8 weken voor de beurs vast.
Wanneer maak je de standindeling van een outdoorbeurs?: Maak een eerste indeling zodra de exposantenlijst voldoende compleet is, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Wijs de definitieve standnummers uiterlijk 3 weken voor opening toe.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een outdoorbeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas daarna aan op de verwachte verblijfsduur. Neem extra water mee bij warm weer en zorg dat gekoelde voorraad in koelboxen past.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een outdoorbeurs?: Controleer de weersverwachting 5 dagen vooraf en neem uiterlijk 48 uur voor opening een besluit over je weerplan. Regel vooraf partytenten, stevige parasolvoeten, afzethekken, verlichting en voldoende stroom voor een veilige opstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.