Checklist pour organiser un salon outdoor

Un salon outdoor demande une préparation plus structurée qu’un simple événement en plein air. Il faut coordonner le lieu, les exposants, les visiteurs, les branchements, les sanitaires et la gestion des déchets avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations au montage des stands. Elle prévoit aussi les oublis fréquents : plan météo de secours, besoins alimentaires, confirmations des fournisseurs et informations de stationnement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver le lieu
Demander les autorisations
Réserver l’alimentation électrique
Réserver les sanitaires
Réserver l’enlèvement des déchets
Vérifier l’assurance
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Vérifier les confirmations des fournisseurs
Commander le catering
2 personnes
Commander des boissons
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Publier le plan du site
Envoyer les infos de parking
Vérifier les prévisions météo
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Reconfirmer les exposants
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les toilettes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dérouler les câbles électriques
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
Balisage du parking
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir le site propre
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Démonter les stands des exposants
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Refroidir les restes du traiteur
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter le matériel de stand
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
2 personnes
Retirer les panneaux et les barrières
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Vérifier les factures impayées
Envoyer un message de suivi aux exposants
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Panneaux de standqté 24
Tablesqté 24
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 10
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Pieds de parasolqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 6
Multiprisesqté 12
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphones manuelsqté 2
Défroisseur pour costumes

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Projecteurs LEDqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Comptoirs du salonqté 6
Nappesqté 24
Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux indicateursqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux d’informationqté 6
Crochets adhésifsqté 100
Serre-câblesqté 200

Inscription

Bureaux d’inscriptionqté 2
Badges nominatifsqté 250
Lanièresqté 250
Marqueursqté 20
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 300
Caissesqté 2

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Tapis de câbles en caoutchoucqté 12
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Poubellesqté 16
Stations de désinfectant pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires d’ouverture et le lieu, puis lancez immédiatement les demandes d’autorisation, d’assurance, d’électricité, de sanitaires et d’enlèvement des déchets. Certaines confirmations peuvent prendre plusieurs semaines.
Figez la liste des exposants avant de préparer le plan des stands. Attribuez un numéro à chaque emplacement et demandez les besoins alimentaires, électriques ou logistiques au moins 2 semaines avant l’ouverture.
Envoyez aux visiteurs les horaires, le plan du site et les informations de parking avant l’événement. Une relance 3 à 5 jours avant limite les questions de dernière minute et les arrivées au mauvais endroit.
Ne vous contentez pas de consulter la météo la veille : définissez aussi un plan de secours pour les tentes, les stands et la circulation. Vérifiez les prévisions une dernière fois le matin du montage.
Contrôlez le matériel avant son chargement : tables, chaises, panneaux de stand, rallonges, multiprises, terminaux de paiement, éclairage et gobelets réutilisables. Prévoyez une vérification finale des fournisseurs 24 à 48 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon outdoor ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le lieu, l’électricité, les sanitaires et les prestataires doivent être confirmés avant d’inviter largement les exposants et les visiteurs.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoyez un premier dossier au moins 3 semaines avant l’événement, avec les horaires, le numéro de stand, le plan du site et les consignes d’installation. Faites une relance 3 à 5 jours avant pour confirmer les besoins et les horaires d’arrivée.
Combien de temps avant vérifier la météo pour un salon outdoor ?: Consultez les prévisions à 7 jours pour ajuster l’organisation, puis à 48 heures et le matin du montage. Le plan météo de secours doit être prêt au plus tard 3 jours avant l’ouverture.
Que faut-il prévoir pour l’électricité d’un salon outdoor ?: Réservez l’alimentation électrique avant de confirmer les équipements et vérifiez la puissance nécessaire pour les machines à café, bouilloires, éclairages et terminaux de paiement. Testez les rallonges, rallonges à enrouleur et multiprises avant le montage, idéalement 24 heures à l’avance.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.