Checklist para organizar una feria al aire libre

Organizar una feria al aire libre exige coordinar el lugar, los permisos, los expositores y la infraestructura antes de anunciarla. Esta checklist reúne 76 tareas y 56 materiales para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha hasta preparar el montaje. Reserva con tiempo la electricidad, los aseos, la recogida de residuos y el catering: son servicios que suelen agotarse primero. También encontrarás lo necesario para puestos, pagos, iluminación, bebidas y un plan alternativo si llueve.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Reservar el lugar
Solicitar permisos
Reservar el suministro eléctrico
Reservar instalaciones de aseo
Reservar recogida de residuos
Comprobar el seguro
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Comprobar las confirmaciones de los proveedores
Pedir el catering
2 personas
Pedir bebidas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Publicar el plano
Enviar la información de aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Tener listo un plan alternativo por lluvia
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Reconfirmar a los expositores
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar los baños
Montar las carpas
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Desenrollar los cables de corriente
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colocar carteles y señalización
2 personas
Señalizar la ruta de aparcamiento
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir el catering
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpio el recinto
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Enfriar los restos del catering
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el material del stand
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la iluminación y los cables
2 personas
Retirar los paneles y las vallas
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Comprobar facturas impagadas
Enviar seguimiento a los expositores
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Paredes para standscant. 24
Mesascant. 24
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 10
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 8
Vallas de separacióncant. 20
Bases para sombrillascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Jarrascant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Linternas de manocant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Megáfonos de manocant. 2
Vaporizador de ropa

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Focos LED de montajecant. 8
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Mostradores de feriacant. 6
Mantelescant. 24
Carteles con número de standcant. 24
Carteles direccionalescant. 20
Cartel de bienvenida
Carteles informativoscant. 6
Ganchos adhesivoscant. 100
Bridascant. 200

Registro

Mostradores de registrocant. 2
Tarjetas de nombrecant. 250
Cordonescant. 250
Rotuladorescant. 20
Portapapelescant. 6
Pulserascant. 300
Cajas de cajacant. 2

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Alfombrillas de cable de gomacant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Papelelerascant. 16
Puestos de desinfectante de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el horario y el lugar, y solicita los permisos antes de invitar a expositores o publicar la promoción. Así tendrás margen para corregir restricciones de aforo, ruido o uso del espacio.
Confirma a cada expositor por escrito y asigna los números de stand antes de publicar el plano. Incluye horario de llegada, medidas del puesto, acceso para descarga, aparcamiento y necesidades eléctricas.
Reserva con antelación aseos, recogida de residuos, suministro eléctrico, catering y bebidas. Para el servicio, reúne vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos, jarras y bandejas; las neveras portátiles ayudan a mantener las bebidas frías durante toda la jornada.
Revisa la instalación eléctrica antes del montaje: cuenta cables alargadores, enrollacables, regletas y baterías, y mantén las conexiones protegidas de la lluvia. Ten linternas y walkie-talkies disponibles para resolver incidencias sin abandonar el puesto de coordinación.
Consulta el pronóstico varios días antes y prepara una alternativa concreta para la lluvia, no solo una lona de repuesto. Define qué puestos irán bajo carpas, dónde se colocarán las vallas y cómo comunicarás los cambios a visitantes y expositores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria al aire libre?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, tramitar permisos, contratar aseos, electricidad y residuos, y confirmar a los expositores antes de publicar el plano.
¿Qué hay que reservar primero para una feria al aire libre?: Reserva primero el espacio y comprueba los permisos necesarios. A continuación, bloquea electricidad, aseos, recogida de residuos y seguros; intenta cerrarlos al menos 6 semanas antes, porque tienen disponibilidad limitada.
¿Cuándo se debe enviar el plano de los puestos?: Envía el plano y los números de stand entre 2 y 3 semanas antes. Acompáñalos con los horarios de montaje, las indicaciones de aparcamiento y la información sobre electricidad y descarga.
¿Qué hacer si llueve el día de la feria?: Define el plan alternativo al menos 7 días antes y revisa el pronóstico 48 horas antes. Decide entonces si mantienes el evento, redistribuyes los puestos bajo carpas o comunicas un cambio de horario o ubicación.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.