Eine Autoshow Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Autoshow müssen Fahrzeuge, Besucher und Verkehrswege gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Datum, Ort und Kapazität, bevor du Einladungen verschickst oder Werbung startest. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Anmeldeformular und die Aufteilung der Fahrzeuge. Kurz vor dem Termin entscheidest du über Parkflächen, Sicherheitswege, Strom, Beleuchtung und die Besucherführung. So vermeidest du, dass am Veranstaltungstag Autos an der falschen Stelle stehen oder wichtige Infrastruktur fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Lokalkapazität prüfen
3
Veranstaltungsversicherung regeln
4
Benötigte Genehmigung prüfen
5
Genehmigung beantragen
6
Autoteilnehmer einladen
2 Personen
7
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
8
Online-Anmeldeformular öffnen
9
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
10
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Autoinformationen sammeln
2 Personen
14
Teilnehmeraufteilung erstellen
2 Personen
15
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
16
Parkplatz reservieren
17
Abholung von Abfall anmelden
18
Reservierung für Tische und Stühle anlegen
19
Reservierung der Toiletten prüfen
20
Verkehrsroute ausarbeiten
2 Personen
21
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
22
Kontaktdaten der Teilnehmer bestätigen
2 Personen
23
Teilnehmeranweisungen versenden
2 Personen
24
Parkschilder entwerfen
25
Besucherplan erstellen
26
Namensschilder für Teilnehmer erstellen
2 Personen
27
Infotafeln drucken
2 Personen
28
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
29
Bedarf erfassen
2 Personen
30
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
31
Einkaufen gehen
3 Personen
32
Materialien abholen
3 Personen
33
Anmeldeliste für Autos drucken
34
Catering vorbereiten
4 Personen
35
Standortkontrolle durchführen
2 Personen
36
Gelände absperren
4 Personen
37
Parkroute markieren
4 Personen
38
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
39
Registrierungstresen aufbauen
3 Personen
40
Autostellplätze markieren
4 Personen
41
Informationsschilder aufstellen
3 Personen
42
Dekoration aufhängen
3 Personen
43
Beleuchtung anschließen
2 Personen
44
Stromanschlüsse sichern
2 Personen
45
Autos empfangen
5 Personen
46
Autos in die Parkplätze einweisen
5 Personen
47
Autoinformationen anbringen
3 Personen
48
Getränke kalt stellen
3 Personen
49
Snacks vorbereiten
4 Personen

Event

50
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
51
Besucher empfangen
3 Personen
52
Armbänder verteilen
2 Personen
53
Parkeinweisung organisieren
4 Personen
54
Infostand besetzen
2 Personen
55
Zur Route der Autos begleiten
2 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Getränke servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Toiletten kontrollieren
2 Personen
62
Toilettenartikel auffüllen
63
Autos und Besucher fotografieren
2 Personen
64
Publikumsabstimmung austeilen
2 Personen
65
Publikumsstimmen sammeln
2 Personen
66
Preisverleihung betreuen
3 Personen
67
Abfahrtsroute öffnen
3 Personen
68
Abfahrende Autos begleiten
4 Personen
69
Besucherausgang begleiten
2 Personen
70
Registrierungstheke schließen
2 Personen
71
Autos sicher abfahren lassen
4 Personen

Nachbereitung

72
Essensreste kühlen
2 Personen
73
Geschirr sammeln
3 Personen
74
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
75
Dekoration entfernen
3 Personen
76
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
77
Parkschilder entfernen
3 Personen
78
Abfall sammeln
4 Personen
79
Gelände reinigen
4 Personen
80
Geschirr abwaschen
3 Personen
81
Geräte reinigen
2 Personen
82
Materialien prüfen
2 Personen
83
Wiederverwendbare Materialien verstauen
3 Personen
84
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
85
Abfall entsorgen
2 Personen
86
Fundgegenstände registrieren
87
Teilnehmerfotos auswählen
2 Personen
88
Dankesnachricht versenden
89
Fotos mit Teilnehmenden teilen
90
Rechnungen und Kaution prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
Registrierungstheke
BarhockerAnz. 6
AbsperrgitterAnz. 24
KegelAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 30

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Handmegafon
FunkgeräteAnz. 6
FotokameraAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

Start- und ZielbannerAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
PreistrophäenAnz. 3
Fotowand
FotowandständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 80

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
ThermosflaschenAnz. 4
LebensmittelbehälterAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Registrierung

NamensschilderAnz. 50
ArmbänderAnz. 200
StifteAnz. 12
KugelschreiberAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
StimmzettelAnz. 200
Kasse oder Geldkassette
Bargeld-Wechselgeld

Reinigung

BesenAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
MülleimerAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
PutzlappenAnz. 24

Kommunikation

ParkschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 12
ProgrammhefteAnz. 200
PläneAnz. 200
TischdisplaysAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Klre zuerst, wie viele Fahrzeuge das Gelände aufnehmen kann und wie viel Platz jedes Auto inklusive Rangierweg braucht. Erstelle den Parkplan erst, wenn die Anmeldungen mit Fahrzeugdaten vorliegen.
Beantrage erforderliche Genehmigungen nicht erst kurz vor der Show. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein und prüfe zusätzlich Versicherung, Verkehrsroute und Abfallabholung.
Schließe die Fahrzeuganmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Bestätige danach Kontaktdaten, Ankunftszeiten und Stellplätze und sende jedem Teilnehmer klare Einfahrtsanweisungen.
Plane Besucher- und Fahrzeugwege getrennt. Absperrgitter, Kegel und gut sichtbare Parkschilder verhindern, dass Besucher durch Rangierbereiche laufen oder Ausfahrten blockieren.
Teste Strom und Kommunikation spätestens am Vortag. Verlängerungskabel müssen mit Kabelmatten gesichert werden; Funkgeräte, Megafon, Powerbanks und Beleuchtung sollten vollständig geladen und einsatzbereit sein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man eine Autoshow anmelden?: Starte die Planung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen und Versicherung sollten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin geklärt sein, damit Änderungen am Gelände noch möglich sind.
Wie viele Autos passen auf ein Autoshow-Gelände?: Rechne pro Fahrzeug nicht nur mit der Stellfläche, sondern zusätzlich mit Rangier- und Sicherheitsabstand. Je nach Fahrzeuggröße sind etwa 20 bis 30 Quadratmeter pro Auto ein brauchbarer Planungswert; die örtliche Kapazität entscheidet endgültig.
Wann sollte man die Teilnehmer einer Autoshow einladen?: Versende die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Veranstaltung und öffne gleichzeitig das Online-Anmeldeformular. Schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vorher, damit Parkeinteilung und Teilnehmeranweisungen rechtzeitig fertig werden.
Was braucht man für die Besucherführung bei einer Autoshow?: Plane mindestens einen klar markierten Eingang, einen Registrierungsbereich und getrennte Wege für Fahrzeuge und Besucher. Für die Beschilderung solltest du sie spätestens 3 bis 5 Tage vorher aufstellen oder prüfen; Absperrgitter, Verkehrs- und normale Kegel helfen an unübersichtlichen Stellen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.