Kinderfestival organisieren: So planst du den Tag

Ein Kinderfestival braucht mehr als Spiele und Dekoration. Lege zuerst Datum, Programm und Gelände fest, kläre Genehmigungen und Haftung und plane danach Helfer, Lieferanten und Material. Für den Veranstaltungstag helfen ein genauer Ablauf, eine Kontaktliste und klar eingeteilte Verantwortliche. Besonders häufig fehlen ein belastbares Regenprogramm, ausreichend Kinderbecher und eine rechtzeitige Bestätigung der Anmeldungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Ort und Gelände einteilen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Haftung prüfen
5
Lieferanten und Miete festhalten
2 Personen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Aktivitätsprogramm ausarbeiten
2 Personen
8
Einladungen gestalten
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Programm online veröffentlichen
13
Reservierungen bestätigen
14
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
15
Drehbuch ausdrucken
16
Kontaktliste ausdrucken
17
Wettervorhersage prüfen
18
Alternatives Regenprogramm bereitstellen
2 Personen
19
Materialien inventarisieren
2 Personen
20
Preise für Spiele einkaufen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Preise sortieren
2 Personen
23
Bastelarbeiten vorbereiten
3 Personen
24
Schnitzeljagd-Karten ausdrucken
25
Musik-Playlist zusammenstellen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
4 Personen
28
Allergenkarten erstellen
29
Kasse und Wechselgeld bereitlegen
2 Personen
30
Telefone und Funkgeräte aufladen
31
Gelände kontrollieren
3 Personen
32
Zelte und Sonnenschirme aufbauen
6 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
34
Strom und Verlängerungskabel verlegen
2 Personen
35
Musikanlage anschließen
2 Personen
36
Kuschelecke einrichten
2 Personen
37
Spielstationen einrichten
4 Personen
38
Basteltische einrichten
3 Personen
39
Schminktisch einrichten
2 Personen
40
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
41
Getränkebar einrichten
3 Personen
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Weg- und Sicherheitsschilder aufstellen
2 Personen
44
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
45
Aktivitätenplan aufhängen
2 Personen
46
Snacks und Obst bereitstellen
4 Personen
47
Freiwillige einweisen
3 Personen
48
Erste-Hilfe- und Kontaktdaten prüfen
2 Personen
49
Letzte Geländerunde gehen
3 Personen

Event

50
Besucher empfangen
4 Personen
51
Kinder registrieren
3 Personen
52
Eröffnungsprogramm begleiten
2 Personen
53
Bastelaktivitäten begleiten
4 Personen
54
Spiele begleiten
5 Personen
55
Schminken übernehmen
3 Personen
56
Hüpfburg beaufsichtigen
2 Personen
57
Schnitzeljagd ausstecken
2 Personen
58
Schnitzeljagd begleiten
3 Personen
59
Musikprogramm organisieren
2 Personen
60
Snacks servieren
4 Personen
61
Getränke servieren
3 Personen
62
Getränke nachfüllen
2 Personen
63
Buffet auffüllen
3 Personen
64
Mülleimer leeren
2 Personen
65
Toiletten kontrollieren
2 Personen
66
Verlorene Gegenstände erfassen
67
Wasserstellen kontrollieren
68
Kinderdisco betreuen
3 Personen
69
Preisverleihung betreuen
2 Personen
70
Abschluss ankündigen
71
Besucher sicher abreisen lassen
4 Personen

Nachbereitung

72
Speisereste beseitigen
3 Personen
73
Geschirr und Materialien einsammeln
4 Personen
74
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
75
Zelte und Sonnenschirme abbauen
6 Personen
76
Spielmaterialien sortieren
3 Personen
77
Anlage ausschalten
2 Personen
78
Abfall sammeln
4 Personen
79
Gelände reinigen
4 Personen
80
Geschirr abwaschen
3 Personen
81
Kühlboxen leeren
2 Personen
82
Geliehene Gegenstände beschriften
2 Personen
83
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
84
Materialien zurückbringen
2 Personen
85
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
86
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
87
Fundsachen bearbeiten
88
Rechnungen und Belege sammeln
89
Fotos und Materialien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
PicknickdeckeAnz. 8
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KinderbecherAnz. 80
TellerAnz. 120
SchälchenAnz. 80
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 3
GirlandenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
ThemenfigurenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 10

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
LautsprecherständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherständerAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KühlelementeAnz. 20

Sportmaterial

SoftbälleAnz. 20
ReifenAnz. 12
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 12
SackhüpfsäckeAnz. 12
BlechwurfsatzAnz. 2
Ringwurf-SetAnz. 2
Fallschirmtuch

Bastelmaterial

Kinder-MalschürzenAnz. 30
Schürzen für BetreuerAnz. 6
TischaufstellerAnz. 10
FarbschalenAnz. 20
PinselAnz. 60
ScherenAnz. 30
HeißklebepistolenAnz. 4
BuntstifteAnz. 30
FilzstifteAnz. 30
ZeichenpapierAnz. 500
BastelboxenAnz. 12
SchminksetsAnz. 4
SpiegelAnz. 4
GlitzerAnz. 12
PinselAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 150
ArmbänderAnz. 150

Registrierung

AnmeldeformulareAnz. 150
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
Kasse
Geldkassette

Spielmaterial

Schnitzeljagd-KartenAnz. 120
StempelsetsAnz. 6
StempelkissenAnz. 6
Glücksrad
SeifenblasenmaschinenAnz. 4
Preisetisch

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 3
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Datum, Gelände und Programm, bevor du Einladungen verschickst. Teile das Gelände anschließend in Bereiche für Aktivitäten, Essen, Sitzplätze und Wege ein und prüfe früh, ob Genehmigungen nötig sind.
Plane pro Programmpunkt mindestens eine verantwortliche Person plus eine Reserve ein. Erstelle die Helfereinteilung spätestens eine Woche vorher und drucke Ablaufplan sowie Kontaktliste zusätzlich aus.
Begrenze die Anmeldefrist auf einen klaren Termin, etwa 7 bis 10 Tage vor dem Festival. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und bestätige Reservierungen, damit Essen und Sitzplätze nicht erst am Veranstaltungstag geschätzt werden müssen.
Bereite das Regenprogramm vollständig vor, nicht nur als Idee. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und stelle Bastelarbeiten, Schnitzeljagd-Karten oder alternative Spiele so bereit, dass sie ohne lange Umbaupause starten können.
Inventarisiere Material mindestens 3 Tage vorher und teste die Technik am Aufbauort. Für Musik und Ansagen gehören aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Ständer und Verlängerungskabel zusammen an einen geprüften Stromanschluss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kinderfestival organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Genehmigungen. Helfer, Lieferanten und Mietmaterial solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin festhalten.
Wie viele Helfer braucht ein Kinderfestival?: Plane pro betreutem Aktivitätsbereich mindestens eine verantwortliche Person und eine Reserve für Pausen oder Ausfälle ein. Bei mehreren Stationen sollte die endgültige Einteilung spätestens eine Woche vorher stehen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Kinderfestival verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Festival und setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch einige Tage für Essen, Material und Sitzplätze.
Was braucht man bei Regen für ein Kinderfestival?: Lege spätestens 3 Tage vorher ein vollständiges alternatives Programm fest und entscheide am Vortag anhand der Wettervorhersage. Bastelmaterial, Spielkarten und Hinweise für die Helfer müssen dann bereits einsatzbereit sein.

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