Kinderfestival organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Kinderfestival braucht mehr als Spiele und bunte Dekoration. Du musst Gelände, Genehmigungen, Helfer, Programm, Verpflegung und Technik so koordinieren, dass am Veranstaltungstag niemand suchen oder improvisieren muss. Plane zuerst Termin, Ort und Ablauf, danach Anmeldungen, Lieferanten und Material. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Regenalternative und Einsatzpläne. Die Checkliste bündelt 89 Aufgaben und 86 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Ort und Gelände einteilen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Haftung prüfen
Lieferanten und Miete festhalten
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Aktivitätsprogramm ausarbeiten
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm online veröffentlichen
Reservierungen bestätigen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Kontaktliste ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Alternatives Regenprogramm bereitstellen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Preise für Spiele einkaufen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Preise sortieren
2 Personen
Bastelarbeiten vorbereiten
3 Personen
Schnitzeljagd-Karten ausdrucken
Musik-Playlist zusammenstellen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Allergenkarten erstellen
Kasse und Wechselgeld bereitlegen
2 Personen
Telefone und Funkgeräte aufladen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Zelte und Sonnenschirme aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Strom und Verlängerungskabel verlegen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Kuschelecke einrichten
2 Personen
Spielstationen einrichten
4 Personen
Basteltische einrichten
3 Personen
Schminktisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Getränkebar einrichten
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Weg- und Sicherheitsschilder aufstellen
2 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Aktivitätenplan aufhängen
2 Personen
Snacks und Obst bereitstellen
4 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Erste-Hilfe- und Kontaktdaten prüfen
2 Personen
Letzte Geländerunde gehen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Kinder registrieren
3 Personen
Eröffnungsprogramm begleiten
2 Personen
Bastelaktivitäten begleiten
4 Personen
Spiele begleiten
5 Personen
Schminken übernehmen
3 Personen
Hüpfburg beaufsichtigen
2 Personen
Schnitzeljagd ausstecken
2 Personen
Schnitzeljagd begleiten
3 Personen
Musikprogramm organisieren
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Wasserstellen kontrollieren
Kinderdisco betreuen
3 Personen
Preisverleihung betreuen
2 Personen
Abschluss ankündigen
Besucher sicher abreisen lassen
4 Personen

Nachbereitung

Speisereste beseitigen
3 Personen
Geschirr und Materialien einsammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Zelte und Sonnenschirme abbauen
6 Personen
Spielmaterialien sortieren
3 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Geliehene Gegenstände beschriften
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Rechnungen und Belege sammeln
Fotos und Materialien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
PicknickdeckeAnz. 8
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KinderbecherAnz. 80
TellerAnz. 120
SchälchenAnz. 80
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 3
GirlandenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
ThemenfigurenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 10

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
LautsprecherständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherständerAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KühlelementeAnz. 20

Sportmaterial

SoftbälleAnz. 20
ReifenAnz. 12
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 12
SackhüpfsäckeAnz. 12
BlechwurfsatzAnz. 2
Ringwurf-SetAnz. 2
Fallschirmtuch

Bastelmaterial

Kinder-MalschürzenAnz. 30
Schürzen für BetreuerAnz. 6
TischaufstellerAnz. 10
FarbschalenAnz. 20
PinselAnz. 60
ScherenAnz. 30
HeißklebepistolenAnz. 4
BuntstifteAnz. 30
FilzstifteAnz. 30
ZeichenpapierAnz. 500
BastelboxenAnz. 12
SchminksetsAnz. 4
SpiegelAnz. 4
GlitzerAnz. 12
PinselAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 150
ArmbänderAnz. 150

Registrierung

AnmeldeformulareAnz. 150
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
Kasse
Geldkassette

Spielmaterial

Schnitzeljagd-KartenAnz. 120
StempelsetsAnz. 6
StempelkissenAnz. 6
Glücksrad
SeifenblasenmaschinenAnz. 4
Preisetisch

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 3
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Gelände früh fest: Plane feste Bereiche für Aktivitäten, Essen, Sitzplätze und Wege ein. So erkennst du rechtzeitig, ob Zelte, Klapptische, Stühle oder Wegweiser fehlen.
Prüfe Genehmigungen und Haftung nicht erst kurz vor dem Termin. Kläre diese Punkte mehrere Wochen vorher und halte Lieferanten, Mietmaterial und Ansprechpartner in einer Kontaktliste fest.
Plane Helfer nach Zeitfenstern statt nur nach Aufgaben. Erstelle spätestens eine Woche vorher einen Einsatzplan und drucke Drehbuch und Kontaktliste zusätzlich aus, falls am Veranstaltungstag das Handy ausfällt.
Bereite Aktivitäten vollständig vor: Sortiere Spielpreise, stelle Bastelmaterial zusammen und drucke Schnitzeljagd-Karten mindestens zwei bis drei Tage vorher. Kontrolliere dabei jede Station auf Vollständigkeit.
Plane für Wetterwechsel mit konkreten Ersatzräumen oder einem Regenprogramm. Prüfe die Vorhersage am Vortag und am Veranstaltungsmorgen; teste außerdem Lautsprecher, Mikrofon, Mischpult und Verlängerungskabel vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Kinderfestival organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Programm. Ein bis zwei Wochen vor dem Festival sollten Anmeldungen, Helferplan, Lieferanten und Material feststehen.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Kinderfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aktivitätsbereich und zusätzlich Helfer für Empfang, Essen, Aufsicht und Technik ein. Teile die Schichten spätestens sieben Tage vorher ein, damit Ausfälle aufgefangen werden können.
Was brauche ich für ein Kinderfestival bei Regen?: Lege mindestens eine vollständige Alternative für die wichtigsten Programmpunkte fest und reserviere dafür geeignete überdachte Bereiche. Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und entscheide, ob Zelte, Sitzplätze und Technik angepasst werden müssen.
Wann sollte ich Einladungen und Anmeldungen verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von ungefähr zwei Wochen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, Reservierungen und besondere Hinweise für die Betreuung.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.