Lampionumzug organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Lampionumzug braucht mehr Vorbereitung als Laternen und eine schöne Strecke. Kläre zuerst Datum, Route, Genehmigung sowie Start- und Zielort. Danach folgen Helfer, Verkehrsabsicherung, Musik, Einladungen und die Anmeldung der Teilnehmenden. Kurz vor dem Umzug prüfst du Laternen, LED-Lichter, Funkgeräte, Beschilderung und den Wetterbericht. Die Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch alle 73 Aufgaben und 50 benötigten Dinge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigung beantragen
Route prüfen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Musik und Tonanlage reservieren
Verkehrshelfer organisieren
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Routenkarte verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Laternen bestellen
LED-Lichter bestellen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Tische und Stühle reservieren
Absperrgitter reservieren
Funkgeräte testen
2 Personen
Wegweiser erstellen
2 Personen
Informationsschilder erstellen
2 Personen
Lampions kontrollieren
2 Personen
LED-Lichter testen
2 Personen
Freiwillige informieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Lampions auspacken
2 Personen
Startgelände reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Laternenausgabe einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Absperrgitter aufstellen
3 Personen
Soundsystem anschließen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Event
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Lampions verteilen
4 Personen
LED-Lichter anbringen
4 Personen
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
Startsignal geben
Umzug begleiten
8 Personen
Kreuzungen absichern
6 Personen
Nachhut begleiten
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Teilnehmer empfangen
3 Personen
Fundgegenstände registrieren
Lampions einsammeln
3 Personen
Abschluss ankündigen
Teilnehmer verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Soundsystem ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Absperrgitter entfernen
3 Personen
Routenschilder entfernen
3 Personen
Startgelände aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Materialien sicher lagern
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
Laternenmaterialien sortieren
2 Personen
Reste entsorgen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- KlappischeAnz. 2
- AbsperrgitterAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-Lampion-LichterAnz. 150
- LED-LichterkettenAnz. 6
- AA-BatterienAnz. 40
Dekoration
- PapierlaternenAnz. 150
- LaternenstäbeAnz. 150
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- WegweiserAnz. 20
- InfotafelnAnz. 4
Ausstattung
- Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 4
- Megafon
- KühlboxenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 200
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaraffeAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- ZangenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Besen und KehrblechAnz. 3
- WischmoppsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 3
- HanddesinfektionsspenderAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 8
- Reflektierende BänderAnz. 12
- KinderarmbänderAnz. 200
Registrierung
- AnmeldeformulareAnz. 200
- StiftesetsAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 6
- NamensaufkleberAnz. 200
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beantrage die Genehmigung frühzeitig und rechne mit mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf. Kläre dabei auch, ob für die Route Verkehrshelfer oder Absperrgitter vorgeschrieben sind.
- Plane die Strecke so, dass Start und Ziel eindeutig erreichbar sind und ein Ausweichpunkt bei schlechtem Wetter vorhanden ist. Verteile die Routenkarte spätestens 7 Tage vor dem Umzug.
- Teste LED-Lampion-Lichter, Lichterketten, Funkgeräte und die Beschallungsanlage am Vortag. Lege passende AA-Batterien, Powerbanks und Verlängerungskabel als Reserve bereit.
- Teile freiwillige Helfer spätestens 3 Tage vorher festen Aufgaben zu: Anmeldung, Zugspitze, Schlussgruppe, Verkehrsstellen und Zielbereich. Gib jeder Gruppe eine erreichbare Kontaktperson und teste die Funkgeräte gemeinsam.
- Kontrolliere die Papierlaternen und Laternenstäbe vor der Ausgabe und plane pro 10 Teilnehmende mindestens eine zusätzliche Laterne ein. Erfasse Ernährungswünsche vor dem Einkauf, damit Getränke und Verpflegung am Ziel ausreichen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Lampionumzug anmelden?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Genehmigung. Für beliebte Termine oder öffentliche Straßen kann mehr Vorlauf nötig sein, deshalb sollte die Route vorher feststehen.
- Wie viele Helfer braucht ein Lampionumzug?
- Plane mindestens 1 Helfer an der Spitze, 1 am Ende und je 1 an jeder gesicherten Verkehrsquerung ein. Bei größeren Gruppen sollte zusätzlich etwa 1 Helfer pro 20 bis 25 Teilnehmende eingeplant werden.
- Wann sollte man die Einladungen zum Lampionumzug verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und schließe die Anmeldungen 7 Tage vor dem Termin. So bleiben noch einige Tage für Ernährungswünsche, Einkauf und die Einteilung der Freiwilligen.
- Wie viele Batterien braucht man für LED-Laternen?
- Rechne mit einem vollständigen Batteriesatz pro LED-Licht plus mindestens 20 Prozent Reserve. Prüfe alle Lichter am Vortag und bewahre Ersatzbatterien trocken und griffbereit am Start- oder Zielort auf.
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