LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Lampionoptocht organiseren: complete checklist

Een lampionoptocht vraagt vooral om een goede route, duidelijke veiligheidsafspraken en verlichting die het onderweg blijft doen. Leg datum, start- en eindlocatie en route eerst vast; regel daarna de vergunning, verkeersbegeleiders en materialen. Denk niet alleen aan papieren lampions en stokken, maar ook aan LED-lichtjes, reservebatterijen, portofoons en routebordjes. Met deze checklist werk je van voorbereiding naar uitvoering en houd je overzicht over deelnemers, vrijwilligers en de ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Vergunning aanvragen

  • Route controleren

    2 personen

  • Start- en eindlocatie reserveren

  • Muziek en geluidsset reserveren

  • Verkeersbegeleiders regelen

    2 personen

  • Uitnodigingen ontwerpen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Routekaart verspreiden

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Lampions bestellen

  • LED-lichtjes bestellen

  • Boodschappenlijst maken

    2 personen

  • Tafels en stoelen reserveren

  • Afzethekken reserveren

  • Portofoons testen

    2 personen

  • Routebordjes maken

    2 personen

  • Informatieborden maken

    2 personen

  • Lampions controleren

    2 personen

  • LED-lichtjes testen

    2 personen

  • Vrijwilligers informeren

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen ophalen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Lampions uitpakken

    2 personen

  • Startterrein schoonmaken

    3 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Lampionuitgifte inrichten

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Routebordjes plaatsen

    3 personen

  • Afzethekken plaatsen

    3 personen

  • Geluidsset aansluiten

    2 personen

  • Geluidsinstallatie testen

    2 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Hapjes klaarzetten

    3 personen

Event

  • Deelnemers registreren

    3 personen

  • Lampions uitdelen

    4 personen

  • LED-lichtjes plaatsen

    4 personen

  • Veiligheidsinstructies geven

    2 personen

  • Startsein geven

  • Optocht begeleiden

    8 personen

  • Kruispunten beveiligen

    6 personen

  • Achterhoede begeleiden

    2 personen

  • Dranken serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Deelnemers opvangen

    3 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Lampions innemen

    3 personen

  • Afsluiting aankondigen

  • Deelnemers uitgeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Geluidsset uitschakelen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Afzethekken verwijderen

    3 personen

  • Routebordjes verwijderen

    3 personen

  • Startterrein opruimen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Overgebleven eten koelen

    2 personen

  • Materialen veilig opslaan

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen terugbrengen

  • Lampionmaterialen sorteren

    2 personen

  • Restanten weggooien

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 40
  • Klaptafelsaantal 2
  • Afzethekkenaantal 12
  • Tafelkleedjesaantal 8

Verlichting

  • LED-lampionlichtjesaantal 150
  • LED-lichtsnoerenaantal 6
  • Batterijen AAaantal 40

Decoratie

  • Papieren lampionsaantal 150
  • Lampionstokkenaantal 150
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Ballonnenaantal 100
  • Routebordjesaantal 20
  • Informatiebordenaantal 4

Apparatuur

  • Geluidsinstallatie
  • Microfoonaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Portofoonsaantal 8
  • Powerbanksaantal 4
  • Megafon
  • Koelboxenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 200
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Theeglazenaantal 80
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Schenkkanaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6

Keuken

  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Tangenaantal 4
  • Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezem en blikaantal 3
  • Dweilmoppenaantal 2
  • Schoonmaakemmersaantal 3
  • Handdesinfectiehoudersaantal 4

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 2
  • Veiligheidshesjesaantal 12
  • Zaklampenaantal 8
  • Reflecterende bandenaantal 12
  • Kinderpolsbandjesaantal 200

Registratie

  • Inschrijfformulierenaantal 200
  • Pennensetsaantal 12
  • Klembordenaantal 6
  • Naamstickersaantal 200

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Regel de vergunning en verkeersbegeleiders ruim vóór het versturen van de uitnodigingen. Controleer de route daarna nog een keer op donkere stukken, kruisingen en plekken waar afzethekken nodig zijn.
  • Test alle LED-lampionlichtjes, lichtsnoeren en portofoons uiterlijk één dag vooraf. Leg per lampion extra AA-batterijen klaar; een lege batterij tijdens de optocht is lastig te vervangen.
  • Plan vrijwilligers in voor vaste posities: start, achterhoede, kruisingen en eindlocatie. Geef iedereen vooraf de routekaart, telefoonnummers en een portofoon of megafon waar dat nodig is.
  • Zet routebordjes en informatieborden vóór de deelnemers arriveren. Reserveer voor de ontvangst voldoende tafels, stoelen, partytenten en thermoskannen, zodat de wachtrij niet op de route ontstaat.
  • Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 3 uur voor vertrek. Bescherm geluidsinstallatie, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen tegen regen en bepaal vooraf waar je bij slecht weer materiaal droog houdt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lampionoptocht organiseren?
Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met datum, route, start- en eindlocatie en vergunning. Regel verkeersbegeleiders, muziek, afzethekken en lampions uiterlijk 3 tot 4 weken voor de optocht.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lampionoptocht?
Reken op minimaal 1 vrijwilliger per kruising of risicopunt, plus 2 mensen bij de start en 2 bij de achterhoede. Voor een kleine route kom je daardoor vaak uit op 8 tot 12 vrijwilligers; een langere route vraagt meer begeleiding.
Wanneer moet je de lampions en LED-lichtjes testen?
Controleer papieren lampions en lampionstokken 2 tot 3 dagen vooraf. Test LED-lichtjes, batterijen, lichtsnoeren en portofoons uiterlijk 24 uur voor vertrek en houd reservebatterijen bij de uitgifte klaar.
Hoeveel drank heb je nodig bij een lampionoptocht?
Voor de ontvangst reken je per persoon op 2 tot 3 drankjes in het eerste uur. Voor warme dranken kun je per volwassene ongeveer 2 koppen plannen; zet extra thermoskannen klaar als deelnemers langer blijven napraten.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!