Organiser un défilé de lanternes : la checklist complète

Un défilé de lanternes se prépare d’abord sur le parcours, puis autour du départ et de l’arrivée. Il faut obtenir l’autorisation, sécuriser les traversées et prévoir un responsable par groupe de bénévoles. Les lanternes, bâtons, piles et éclairages LED doivent être vérifiés avant la distribution. Cette checklist de 73 tâches et 50 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans laisser les panneaux, les talkies-walkies ou la météo au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver la musique et le système de sonorisation
Organiser les agents de circulation
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer le plan du parcours
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander des lanternes
Commander des guirlandes LED
Faire la liste des courses
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Réserver des barrières de séparation
Tester les talkies-walkies
2 personnes
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Vérifier les lampions
2 personnes
Tester les lumières LED
2 personnes
Informer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Déballer les lanternes
2 personnes
Nettoyer la zone de départ
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le point de distribution des lampions
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les lanternes
4 personnes
Installer les lumières LED
4 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Donner le signal de départ
Encadrer le défilé
8 personnes
Sécuriser les croisements
6 personnes
Encadrer la fin de course
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Récupérer les lanternes
3 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les barrières de sécurité
3 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
Nettoyer la zone de départ
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Stocker les matériaux en toute sécurité
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rapporter les objets trouvés
Trier le matériel pour lanternes
2 personnes
Jeter les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 150
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Piles AAqté 40

Décoration

Lampions en papierqté 150
Bâtons de lampionqté 150
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux d'informationqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4
Mégaphone
Glacièresqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafeqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pincesqté 4
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 8
Bandes réfléchissantesqté 12
Bracelets pour enfantsqté 200

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 200
Sets de stylosqté 12
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 200

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis demande l’autorisation suffisamment tôt pour pouvoir modifier le parcours si nécessaire. Vérifie chaque traversée et prévois les agents de circulation avant d’envoyer les invitations.
Prépare le plan du parcours en deux formats : un document à distribuer aux participants et des panneaux visibles sur place. Installe les panneaux d’orientation et d’information avant l’arrivée du premier groupe.
Teste les talkies-walkies, le microphone et le système de sonorisation avant le défilé. Prévois aussi des batteries externes et un mégaphone pour les zones où le son porte mal.
Compte les lanternes, les bâtons et les piles AA avant la distribution, puis teste les lumières LED une par une. Une vérification la veille évite de découvrir des lampions inutilisables au départ.
Répartis les bénévoles par mission et donne à chacun une heure de présence précise. Vérifie la météo au moins 48 heures avant, puis refais un point le matin même pour décider des ajustements nécessaires.

Questions fréquentes

Quand demander l’autorisation pour un défilé de lanternes ?: Fais la demande dès que la date et l’itinéraire sont définis, idéalement plusieurs semaines avant le défilé. Le délai exact dépend de la commune et du parcours, surtout si la circulation doit être encadrée.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un défilé de lanternes ?: Prévois au minimum 4 à 6 semaines pour coordonner l’autorisation, le parcours, les réservations et les bénévoles. Ajoute une semaine de marge pour les commandes de lanternes et les éventuels changements liés à la météo.
Quand distribuer le plan du parcours aux participants ?: Envoie le plan avec les invitations ou au plus tard 7 jours avant le défilé. Affiche aussi les indications sur place et garde quelques exemplaires disponibles au départ et à l’arrivée.
Que vérifier la veille d’un défilé de lanternes ?: Contrôle les lanternes, les bâtons, les piles AA, les guirlandes LED, la sonorisation et les talkies-walkies. Vérifie également la météo, la présence des bénévoles et l’installation prévue du départ et de l’arrivée.

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