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Checklist para organizar un desfile de farolillos

Un desfile de farolillos necesita más coordinación que una simple actividad con luces. Antes de invitar a la gente, hay que cerrar la fecha, la ruta, los permisos y los puntos de salida y llegada. Después se organizan las inscripciones, los voluntarios, el sonido, la señalización y los farolillos con luces LED. Esta checklist reúne 73 tareas y 50 artículos para que sepas qué preparar primero y qué revisar justo antes del desfile.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Fijar fecha y ruta

    2 personas

  • Solicitar permiso

  • Comprobar la ruta

    2 personas

  • Reservar la ubicación de salida y llegada

  • Reservar equipo de música y sonido

  • Organizar a los controladores de tráfico

    2 personas

  • Diseñar invitaciones

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Distribuir el mapa de la ruta

    2 personas

  • Gestionar inscripciones

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Asignar voluntarios

    2 personas

  • Encargar farolillos

  • Encargar luces LED

  • Hacer la lista de la compra

    2 personas

  • Reservar mesas y sillas

  • Reservar vallas de señalización

  • Probar los walkie-talkies

    2 personas

  • Hacer carteles de ruta

    2 personas

  • Hacer carteles informativos

    2 personas

  • Comprobar los farolillos

    2 personas

  • Probar las luces LED

    2 personas

  • Informar a los voluntarios

    2 personas

  • Comprobar el pronóstico del tiempo

  • Hacer la compra

    2 personas

  • Recoger los materiales

    2 personas

  • Enfriar bebidas

    2 personas

  • Desembalar los farolillos

    2 personas

  • Limpiar la zona de salida

    3 personas

  • Montar mesas

    3 personas

  • Colocar las sillas

    3 personas

  • Montar las carpas

    4 personas

  • Montar la mesa de registro

    2 personas

  • Organizar la entrega de farolillos

    2 personas

  • Colgar la decoración

    3 personas

  • Colocar señales de ruta

    3 personas

  • Colocar vallas de delimitación

    3 personas

  • Conectar el equipo de sonido

    2 personas

  • Probar el sistema de sonido

    2 personas

  • Preparar café y té

    2 personas

  • Preparar los aperitivos

    3 personas

Evento

  • Registrar a los participantes

    3 personas

  • Repartir farolillos

    4 personas

  • Colocar las luces LED

    4 personas

  • Dar instrucciones de seguridad

    2 personas

  • Dar la señal de inicio

  • Acompañar el desfile

    8 personas

  • Asegurar los cruces

    6 personas

  • Acompañar al grupo de retaguardia

    2 personas

  • Servir las bebidas

    3 personas

  • Servir aperitivos

    3 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Vaciar los contenedores de basura

    2 personas

  • Recibir a los participantes

    3 personas

  • Registrar objetos perdidos

  • Recoger los farolillos

    3 personas

  • Anunciar el cierre

  • Acompañar a los participantes a la salida

    3 personas

Seguimiento

  • Apagar el equipo de sonido

    2 personas

  • Recoger mesas y sillas

    4 personas

  • Desmontar las carpas

    4 personas

  • Retirar las vallas de delimitación

    3 personas

  • Retirar las señales de ruta

    3 personas

  • Limpiar la zona de salida

    4 personas

  • Recoger la basura

    4 personas

  • Lavar la vajilla

    2 personas

  • Limpiar el lugar

    3 personas

  • Refrigerar la comida sobrante

    2 personas

  • Guardar los materiales de forma segura

    2 personas

  • Devolver el material alquilado

    2 personas

  • Devolver los objetos perdidos

  • Clasificar los materiales de los farolillos

    2 personas

  • Desechar los restos

    2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Carpas de fiestacant. 2
  • Mesascant. 8
  • Sillascant. 40
  • Mesas plegablescant. 2
  • Vallas de separacióncant. 12
  • Manteles individualescant. 8

Iluminación

  • Luces LED para farolilloscant. 150
  • Guirnaldas de luces LEDcant. 6
  • Pilas AAcant. 40

Decoración

  • Farolillos de papelcant. 150
  • Palos de los farolescant. 150
  • Guirnaldascant. 8
  • Globoscant. 100
  • Carteles de rutacant. 20
  • Paneles informativoscant. 4

Equipo

  • Equipo de sonido
  • Micrófonocant. 2
  • Cables alargadorescant. 6
  • Regletascant. 4
  • Walkie-talkiescant. 8
  • Baterías externascant. 4
  • Megáfono
  • Neveras portátilescant. 4

Vajilla

  • Vasos reutilizablescant. 200
  • Tazas de cafécant. 80
  • Vasos de técant. 80
  • Platoscant. 100
  • Cubiertoscant. 100
  • Jarracant. 4
  • Termoscant. 6

Cocina

  • Tablas de cortarcant. 3
  • Cuchillos de pancant. 3
  • Cucharonescant. 6
  • Pinzascant. 4
  • Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

  • Papeleracant. 8
  • Escoba y recogedorcant. 3
  • Fregonascant. 2
  • Cubos de limpiezacant. 3
  • Dispensadores de desinfectante de manoscant. 4

Seguridad

  • Botiquines de primeros auxilioscant. 2
  • Chalecos reflectantescant. 12
  • Linternascant. 8
  • Bandas reflectantescant. 12
  • Pulseras para niñoscant. 200

Registro

  • Formularios de inscripcióncant. 200
  • Juego de bolígrafoscant. 12
  • Portapapelescant. 6
  • Pegatinas con nombrecant. 200

Catering

  • Compras

Consejos

  • Empieza por la fecha, la ruta y el permiso: intenta dejar cerrados estos tres puntos al menos 6 semanas antes. Comprueba también dónde se instalarán las mesas, las sillas, las vallas y las carpas en la salida y la llegada.
  • No dejes la iluminación para el último día. Prueba cada farolillo con su luz LED y ten pilas AA y baterías externas preparadas; una revisión completa 48 horas antes permite sustituir lo que falle.
  • Asigna a los voluntarios por funciones concretas, no solo por zonas. Necesitarás responsables para la salida, la llegada, los cruces, las inscripciones, la señalización y la comunicación por walkie-talkie.
  • Envía el mapa de la ruta junto con la invitación y pregunta por las preferencias dietéticas durante la inscripción. Cierra el número de participantes al menos 7 días antes para ajustar vasos, platos, cubiertos y bebidas.
  • Revisa la previsión meteorológica 72 horas antes y vuelve a comprobarla el mismo día. Prepara carteles de ruta, paneles informativos y un megáfono para poder dar instrucciones aunque el grupo se separe o haya ruido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un desfile de farolillos?
Solicítalo en cuanto tengas definida la fecha y la ruta, preferiblemente entre 6 y 8 semanas antes. Algunas administraciones necesitan más tiempo si se ocupan calles o se requiere controlar el tráfico.
¿Cuándo hay que encargar los farolillos y las luces LED?
Encárgalos al menos 4 semanas antes del desfile. Reserva un margen de 7 días para comprobar cantidades, probar las luces y reemplazar farolillos o pilas defectuosos.
¿Cuándo se deben asignar los voluntarios?
Haz la asignación definitiva entre 10 y 14 días antes y confirma la disponibilidad 3 días antes. Cada voluntario debe conocer su puesto, la ruta y el canal de comunicación que utilizará.
¿Qué se revisa el día anterior al desfile de farolillos?
Comprueba la ruta, las vallas, los carteles, el equipo de sonido, los walkie-talkies y todas las luces. Deja preparados los farolillos, las pilas, las mesas y los materiales de inscripción para empezar al menos 2 horas antes de la salida.

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