Eine Jubiläumsmesse Schritt für Schritt organisieren

Eine Jubiläumsmesse wird übersichtlich, wenn du zuerst den Rahmen festlegst und danach Aussteller, Räume und Programm verbindlich machst. Beginne mit Datum, Veranstaltungsort und Messeplan, bevor du Einladungen verschickst. Anschließend folgen Anmeldungen, Catering, Technik und die Informationen für Aussteller und Gäste. Plane außerdem feste Fristen für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und Präsentationen ein – diese Angaben fehlen sonst oft noch wenige Tage vor der Messe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
3
Messeplan erstellen
2 Personen
4
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Anmeldeformular pflegen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Catering reservieren
10
Getränke und Geschirr reservieren
11
Fotograf buchen
12
Musikprogramm festlegen
2 Personen
13
Standbetreiber bestätigen
14
Präsentationen einplanen
2 Personen
15
Quiz und Aktivitäten vorbereiten
2 Personen
16
Werbung online stellen
17
Programm an Gäste senden
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Standnummern erstellen
20
Beschilderung entwerfen
21
Preise für Quiz einkaufen
22
Technik testen
2 Personen
23
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
24
Diätübersicht teilen
25
Informationen für Aussteller senden
26
Freiwillige einteilen
2 Personen
27
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
28
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
29
Frische Produkte bestellen
30
Dekoration sortieren
2 Personen
31
Namenskarten sortieren
2 Personen
32
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
33
Frisches Catering abholen
2 Personen
34
Location öffnen
2 Personen
35
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
37
Standwände und Theken aufstellen
4 Personen
38
Standnummern aufhängen
2 Personen
39
Beschilderung anbringen
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Infotisch einrichten
2 Personen
42
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
43
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
44
Getränke kalt stellen
2 Personen
45
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
46
Technik und Präsentationen testen
2 Personen
47
Aussteller empfangen
3 Personen
48
Standbetreiber zu den Ständen weisen
2 Personen

Event

49
Eröffnungsmusik starten
50
Gäste registrieren
3 Personen
51
Namensschilder verteilen
2 Personen
52
Gäste orientieren
2 Personen
53
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Präsentationen ankündigen
59
Präsentationen betreuen
2 Personen
60
Quizrunden moderieren
2 Personen
61
Quizpreise überreichen
2 Personen
62
Buffet auffüllen
3 Personen
63
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
64
Fotomoment begleiten
2 Personen
65
Abendprogramm betreuen
2 Personen
66
Letzte Runde ankündigen
67
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen
68
Musik abschalten

Nachbereitung

69
Catering sicher aufräumen
3 Personen
70
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Räume reinigen
4 Personen
76
Toiletten reinigen
2 Personen
77
Fundsachen sammeln
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
80
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
81
Lieferantenrechnungen sammeln
82
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
83
Fotos mit Beteiligten teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
MessethekenAnz. 12
StandwändeAnz. 24
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 18
LoungebänkeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
KuchenplattenAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Catering

GetränkespenderAnz. 4
KaffeethermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
BuffetwärmerAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
KorkenzieherAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 3
FlipchartsAnz. 3
Aktenvernichter

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 3
WimpelkettenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
FotowändeAnz. 2
TischdekorationenAnz. 18
LichtvorhängeAnz. 4
VasenAnz. 20

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenhandschuheAnz. 12

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10
AbfalltrennbehälterAnz. 4

Registrierung

NamensschilderAnz. 150
BadgehalterAnz. 150
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
InformationsbroschürenAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 150
NamensschilderAnz. 30

Präsentation

PräsentationsklickerAnz. 2
WhiteboardsAnz. 3
WhiteboardmarkerAnz. 12
QuizformulareAnz. 150
AntworttafelnAnz. 30
PokalpreiseAnz. 6
GeschenkgutscheineAnz. 6

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Räume zuerst fest. Erstelle den Messeplan, bevor du Standbetreiber ansprichst, damit du Standgrößen, Wege und benötigte Messetheken, Standwände und Tische konkret nennen kannst.
Setze für Aussteller eine Anmeldefrist von mindestens 4 Wochen vor der Messe. Bestätige danach die Stände, vergib Standnummern und verschicke Lageplan, Aufbauzeiten und technische Hinweise in einer gemeinsamen Information.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und teile die Diätübersicht spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung mit dem Catering. So lassen sich Buffet, Geschirr, Getränkespender und Kaffeethermoskannen passend vorbereiten.
Plane Präsentationen, Musik, Quiz und Aktivitäten mit festen Uhrzeiten. Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptops, Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und halte ein Ersatzmikrofon oder eine Ausweichlösung bereit.
Verschicke das vollständige Programm und die Anreiseinformationen spätestens 5 Tage vorher. Bereite Namensschilder, Beschilderung und die endgültige Gästeliste am Vortag vor, statt diese Aufgaben erst beim Aufbau zu erledigen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsmesse organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Location und Programm. Aussteller, Catering und Technik sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe angefragt oder reserviert sein.
Wann sollte man die Aussteller für eine Jubiläumsmesse ansprechen?: Sprich Standbetreiber an, sobald Messeplan und Räume feststehen, möglichst 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Setze eine verbindliche Rückmeldefrist von etwa 4 Wochen und bestätige die Standnummern danach gesammelt.
Wann muss das Catering für eine Jubiläumsmesse gebucht werden?: Reserviere Catering, Getränke und Geschirr mindestens 4 Wochen vorher. Die endgültige Gästezahl und die erfassten Ernährungswünsche solltest du 7 Tage vor der Veranstaltung nachreichen.
Wie lange vorher sollte man die Technik für eine Jubiläumsmesse testen?: Führe einen vollständigen Techniktest mindestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe dabei Präsentationen, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone am tatsächlichen Standort.

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