Auktionsgrillfest organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Auktionsregeln spätestens eine Woche vorher fest und teile Gästen mit, wie Gebote, Bezahlung und die Abholung der ersteigerten Artikel funktionieren.
• Registriere jeden Auktionsartikel mit Losnummer und Kurzbeschreibung. Bereite zusätzlich eine Preisliste sowie nummerierte Gebotsschilder vor, damit während der Auktion nichts gesucht werden muss.
• Erfasse Ernährungswünsche und Anmeldungen spätestens drei Tage vor dem Fest. Portioniere Fleisch und Gemüse erst nach diesem Abgleich, damit die Mengen zur tatsächlichen Gästezahl passen.
• Kühle Getränke am Vortag und kontrolliere am Veranstaltungstag zusätzlich Gasflaschen, Verlängerungskabel, Lautsprecher und Mikrofon. Diese Dinge werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
• Plane den Aufbau mit mindestens zwei Stunden Vorlauf: zuerst Partyzelte und Tische, dann Sitzplätze, Buffet, Grill und den Auktionstisch. Prüfe vorher die Wettervorhersage und den Zustand des Geländes.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Auktionsgrillfest planen?

Beginne etwa vier Wochen vorher mit Termin, Ort, Einladungen und dem Sammeln der Auktionsartikel. Eine Woche vor dem Fest sollten Regeln, Reihenfolge, Loskarten und Gebotsschilder fertig sein.

Wann sollte ich die Gästezahl für ein Auktionsgrillfest festlegen?

Setze eine Anmeldefrist etwa sieben Tage vor dem Termin und bestätige die endgültige Zahl spätestens drei Tage vorher. Dann kannst du Ernährungswünsche berücksichtigen und Fleisch, Gemüse, Geschirr und Getränke passend vorbereiten.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Auktionsgrillfests?

Rechne mit mindestens zwei Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Buffet und Grill. Für Auktionstisch, Kasse, Empfangsbuch, Losständer und Technik solltest du zusätzlich 30 Minuten für einen Funktionstest einplanen.

Was muss am Tag vor dem Auktionsgrillfest erledigt sein?

Am Vortag sollten haltbare Lebensmittel eingekauft, Getränke gekühlt, Auktionsartikel beschriftet und Fleisch sowie Gemüse vorbereitet sein. Kontrolliere außerdem die Auktionstisch-Materialien und stelle sicher, dass Zahlungsart und Preisliste feststehen.

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