Auktionsabend organisieren: vom ersten Los bis zur Abholung

Ein Auktionsabend steht und fällt mit einer sauberen Vorbereitung der Lose und einem klaren Ablauf vor Ort. Lege zuerst Datum, Auktionator, Teilnahmebedingungen und Zahlungsart fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Losinventur, Mindestpreise, Katalog und die Organisation von Raum, Technik, Catering und Helfern. Plane am Veranstaltungstag getrennte Bereiche für Registrierung, Lospräsentation, Zahlung und Abholung ein, damit nach dem Zuschlag kein Suchchaos entsteht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Auktionsdatum und Uhrzeiten veröffentlichen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen öffnen
4
Auktionsbedingungen veröffentlichen
2 Personen
5
Auktionator festlegen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Ort und Saal bestätigen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Auktionslose inventarisieren
3 Personen
11
Lose nummerieren
3 Personen
12
Losbeschreibungen schreiben
2 Personen
13
Mindestpreise festlegen
2 Personen
14
Losfotos machen
2 Personen
15
Auktionskatalog gestalten
2 Personen
16
Auktionskatalog drucken
2 Personen
17
Zahlungsart festlegen
2 Personen
18
Kartenzahlungsgerät reservieren
19
Catering bestellen
2 Personen
20
Stühle und Tische reservieren
21
Technik testen
2 Personen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Lose zur Location bringen
3 Personen
25
Lose sicher verwahren
2 Personen
26
Anmeldelisten vorbereiten
2 Personen
27
Zahlungs- und Empfangsformulare erstellen
2 Personen
28
Losetiketten drucken
29
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Empfangstheke einrichten
2 Personen
32
Lose ausstellen
4 Personen
33
Los-Schilder aufstellen
2 Personen
34
Auktionstische aufstellen
2 Personen
35
Musikanlage anschließen
2 Personen
36
Mikrofon und Lautsprecher testen
2 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Snacks bereitstellen
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
2 Personen
41
Auktionsmaterialien bereitlegen
2 Personen
42
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

43
Empfangstresen besetzen
3 Personen
44
Besucher registrieren
3 Personen
45
Gebotsnummern ausgeben
2 Personen
46
Auktionskataloge ausgeben
2 Personen
47
Lose erläutern
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Auktionsregeln ankündigen
51
Lose versteigern
3 Personen
52
Gebote erfassen
2 Personen
53
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks nachfüllen
2 Personen
56
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
57
Zahlungen prüfen
2 Personen
58
Gewinner informieren
2 Personen
59
Lose zum Abholen bereitstellen
3 Personen
60
Lose ausgeben
3 Personen
61
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

62
Verbleibende Lose sicher aufbewahren
2 Personen
63
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
2 Personen
64
Nicht abgeholte Lose melden
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Saal reinigen
4 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
2 Personen
70
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Auktionsunterlagen archivieren
73
Einnahmen überweisen
2 Personen
74
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
75
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 140
Registrierungstheke
Los-TischeAnz. 6
AbholtischAnz. 2
HockerAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Kartenterminal
LaptopAnz. 2
Drucker
Präsentationsbildschirm

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
GläserAnz. 180
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 6

Auktionsmaterial

AuktionsnummernAnz. 150
Parzellen-SchilderAnz. 100
StandetikettenAnz. 120
AuktionskatalogeAnz. 150
GebotsformulareAnz. 200
EmpfangsbestätigungenAnz. 150
StiftesetsAnz. 30
KlemmbretterAnz. 12
Kisten für LoseAnz. 12
Bargeldkasse
NummernständerAnz. 150
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandtücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Auktionator und freiwilligen Helfern. Öffne die Anmeldung erst, wenn die Auktionsbedingungen und Zahlungsarten feststehen.
Inventarisiere jedes Los mit Nummer, Beschreibung, Foto und Mindestpreis. Prüfe die Liste mindestens 7 Tage vor dem Abend gegen die tatsächlich vorhandenen Lose.
Drucke den Auktionskatalog nicht erst am Veranstaltungstag. Plane ihn 3 bis 5 Tage vorher ein und halte eine digitale Version auf dem Laptop bereit, falls sich ein Los kurzfristig ändert.
Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Präsentationsbildschirm und Kartenterminal spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Verlängerungskabel und ein Ladegerät für das Kartenterminal bereit.
Bringe die Lose frühzeitig zur Location und verwahre sie bis zum Start sicher. Stelle Registrierungstheke, Los-Tische, Abholtisch und Zahlungsbereich getrennt auf, damit Gäste nach dem Zuschlag direkt weitergeleitet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Auktionsabend organisieren?: Starte 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Saal, Auktionator und Helfern. Die Lose, Mindestpreise und Katalogdaten sollten spätestens 2 Wochen vor dem Abend vollständig sein.
Wann müssen die Lose nummeriert und beschrieben sein?: Nummeriere und beschreibe die Lose mindestens 14 Tage vor der Auktion. So bleiben noch etwa 7 Tage für Fotos, Korrekturen und den Druck des Katalogs.
Wie viele Helfer braucht man für einen Auktionsabend?: Plane mindestens 4 Helfer ein: eine Person für die Registrierung, eine für die Losverwaltung, eine für Zahlungen und eine für die Abholung. Bei mehr als 50 Losen oder vielen Gästen solltest du zusätzliche Unterstützung einteilen.
Wann sollte man die Technik für die Auktion testen?: Teste Mikrofone, Lautsprecher, Bildschirm und Kartenterminal spätestens 24 Stunden vorher. Führe zusätzlich 30 Minuten vor Beginn einen kurzen Funktionstest im aufgebauten Saal durch.

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