Abend zur Kreislaufwirtschaft organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Veranstaltungsort zuerst und kläre dabei Stromanschlüsse, Bestuhlung, Projektionsfläche sowie Zugang und Parkmöglichkeiten. So weißt du früh, ob Beamer, Leinwand und zusätzliche Verlängerungskabel gebraucht werden.
• Öffne das Anmeldeformular spätestens zwei bis drei Wochen vorher und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Eine Erinnerung sieben Tage vor dem Abend reduziert Rückfragen und vergessene Anmeldungen.
• Fordere Präsentationen und Referenteninformationen spätestens drei Tage vor der Veranstaltung an. Teste jede Datei anschließend auf dem vorgesehenen Laptop und prüfe Ton, Mikrofone und Bildübertragung.
• Sortiere Workshopmaterial und Geschirr am Vortag nach Einsatzort. Stelle für Kaffee und Tee eigene Kannen, Becher und Besteck bereit, damit der Einlass nicht durch Nachsortieren ins Stocken gerät.
• Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Richte Abgabestelle, Wegweiser und Mülltrennung vor dem Eintreffen der Gäste ein und stelle Getränke rechtzeitig kalt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Abend zur Kreislaufwirtschaft organisieren?

Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit der Location, dem Programm und den Referenten. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Anmeldung laufen.

Wann sollte die Anmeldung für den Abend geöffnet werden?

Öffne das Anmeldeformular idealerweise zwei bis drei Wochen vor der Veranstaltung. Verschicke sieben Tage vorher eine Erinnerung und prüfe danach die aktuelle Teilnehmerzahl sowie Ernährungswünsche.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor dem Einlass?

Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Bühnenbereich, Workshop-Tische und Technik ein. Für einen ersten Aufbau mit unbekannter Location sind zwei Stunden sicherer.

Wann müssen Präsentationen und Technik getestet werden?

Sammle die Präsentationen spätestens drei Tage vorher und teste sie am Vortag auf dem Veranstaltungs-Laptop. Am Veranstaltungstag genügt dann eine kurze Kontrolle von Beamer, Mikrofonen und Lautsprecher.

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