Einen Abend zur Kreislaufwirtschaft sinnvoll organisieren
Bei einem Abend zur Kreislaufwirtschaft greifen Vortrag, Workshop und praktische Organisation ineinander. Beginne deshalb nicht mit dem Einkauf, sondern mit Raum, Programm und Referenten. Danach folgen Anmeldung, Verpflegung und die Sammlung aller Präsentationen und Ernährungswünsche. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten für Technik, Workshopmaterial, Mehrweggeschirr und die Abgabestelle für Gegenstände. Der Ablaufplan führt dich Schritt für Schritt durch diese Reihenfolge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Programm festlegen
2 Personen
- 3
Referenten bestätigen
- 4
Workshopmaterial zusammenstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Erinnerung senden
- 10
Referenteninformationen teilen
- 11
Präsentationen sammeln
- 12
Route und Parken überprüfen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 15
Materialien sortieren
2 Personen
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Tische aufstellen
4 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
- 20
Projektor anschließen
2 Personen
- 21
Präsentationen testen
2 Personen
- 22
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
- 23
Abgabestelle für Gegenstände einrichten
2 Personen
- 24
Mülltrennung bereitstellen
2 Personen
- 25
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 26
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Event
- 27
Besucher registrieren
3 Personen
- 28
Besucher begrüßen
2 Personen
- 29
Programm vorstellen
- 30
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Workshops betreuen
4 Personen
- 34
Buffet aufbauen
3 Personen
- 35
Buffet servieren
3 Personen
- 36
Geschirr sammeln
2 Personen
- 37
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
- 38
Tausch-Tisch betreuen
2 Personen
- 39
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
- 40
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 42
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 43
Abfall trennen
3 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 45
Küche reinigen
2 Personen
- 46
Saal reinigen
3 Personen
- 47
Geräte ausschalten
2 Personen
- 48
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 49
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 50
Gefundene Gegenstände registrieren
- 51
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 5
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 70
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare GläserAnz. 80
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 60
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierplattenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbarer Lautsprecher
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 2
Dekoration
- Wiederverwendbare NamensschilderAnz. 70
- NamenskartenständerAnz. 10
- WegweiserAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 4
- KreidestifteAnz. 8
Workshopmaterial
- SchreibmaterialAnz. 60
- NotizbücherAnz. 60
- FlipchartblätterAnz. 30
- MarkerAnz. 24
- ScherenAnz. 12
- MaßbandAnz. 4
- SchraubendreherAnz. 8
- ZangenAnz. 8
- NähsetsAnz. 6
- HeißklebepistolenAnz. 4
- KlebestifteAnz. 20
- KabelbinderAnz. 100
- ReparaturmaterialienAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 3
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige Referenten frühzeitig und sammle ihre Präsentationen spätestens einige Tage vor dem Termin, damit du den Projektor und den Laptop testen kannst.
- Öffne das Anmeldeformular früh genug und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung. Sende eine Erinnerung kurz vor dem Abend und teile den Referenten Informationen zu Route, Parken und Zeitplan.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Tische, Stühle, Bühnenbereich und Workshop-Tische müssen vor dem Eintreffen der Gäste stehen. Rechne zusätzlich Zeit für Beamer, Leinwand, Mikrofone und Verlängerungskabel ein.
- Richte die Abfalltrennung sichtbar neben der Abgabestelle für Gegenstände ein. Bei einem Thema wie Kreislaufwirtschaft fällt besonders schnell auf, wenn Mehrweg-Teller, Gläser und Kaffeebecher zwar vorhanden sind, aber keine klare Rückgabe vorgesehen ist.
- Bereite Kaffee und Tee nicht erst zum Beginn vor. Stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen rechtzeitig bereit, kühle Getränke vorher und sortiere Workshopmaterial so, dass jede Gruppe ohne Nachfragen starten kann.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Abend zur Kreislaufwirtschaft planen?
- Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vorher mit der Reservierung der Location und der Programmplanung. So bleibt Zeit, Referenten zu bestätigen, Einladungen zu verschicken und Anmeldungen samt Ernährungswünschen zu bearbeiten.
- Wann sollte ich die Präsentationen der Referenten einsammeln?
- Fordere die Präsentationen spätestens drei bis fünf Tage vor dem Abend an. Teste sie anschließend gesammelt auf Laptop, Beamer und Projektionsleinwand, statt erst beim Aufbau nach inkompatiblen Dateien zu suchen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor der Veranstaltung?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Darin sollten Tische und Stühle, Bühnenbereich, Workshop-Tische, Abgabestelle, Mülltrennung sowie der Techniktest enthalten sein.
- Was muss ich bei einem Workshop zur Kreislaufwirtschaft vorbereiten?
- Sortiere das Workshopmaterial vor Beginn nach Tischen oder Gruppen und lege es vollständig bereit. Prüfe spätestens am Vortag, ob alle Materialien vorhanden sind, damit die Workshopzeit nicht durch Suchen oder Nachkaufen verloren geht.
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