Einen Informationsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Informationsmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Beginnen Sie mit Termin, Ort und Genehmigungen, bevor Sie Organisationen und Aussteller verbindlich anfragen. Danach folgen Anmeldung, Standaufteilung, Programm, Technik und Verpflegung. Planen Sie außerdem früh genug Barrierefreiheit, Brandschutz und freiwillige Helfer ein – diese Punkte werden häufig erst kurz vor der Veranstaltung bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeit festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Flyer verteilen
4 Personen
9
Social-Media-Beitrag posten
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
13
Standaufteilung erstellen
2 Personen
14
Programm und Lageplan erstellen
2 Personen
15
Freiwillige einplanen
2 Personen
16
Catering reservieren
17
Tische und Stühle reservieren
18
Müllentsorgung organisieren
19
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
20
Brandschutz prüfen
2 Personen
21
Beschilderung entwerfen
22
Infomaterial drucken
2 Personen
23
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
24
Liste der Standbetreiber drucken
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
4 Personen
28
Materialien bereitstellen
3 Personen
29
Standbetreiber erinnern

Event

30
Saal öffnen
2 Personen
31
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
32
Tische aufstellen
5 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Standwände aufstellen
4 Personen
35
Stand-Schilder aufhängen
3 Personen
36
Infostände einrichten
10 Personen
37
Empfangstheke einrichten
2 Personen
38
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
39
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
40
Beschilderung anbringen
3 Personen
41
Technik testen
2 Personen
42
Freiwillige einweisen
2 Personen
43
Aussteller empfangen
3 Personen
44
Besucher begrüßen
3 Personen
45
Anmeldungen erfassen
2 Personen
46
Programm vorstellen
2 Personen
47
Informationsmaterial ausgeben
4 Personen
48
Besucher zu den Ständen leiten
3 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet sauber halten
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
2 Personen
55
Letzte Besucher informieren
2 Personen
56
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
57
Catering aufräumen
4 Personen
58
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
59
Materialien sortieren
3 Personen

Nachbereitung

60
Saal reinigen
4 Personen
61
Abfall entsorgen
2 Personen
62
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
63
Materialien zurückbringen
3 Personen
64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
65
Reste aufräumen
2 Personen
66
Abrechnungen sammeln
67
Dankesnachricht versenden
68
Fotos mit Einwilligung archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 24
StühleAnz. 80
BiertischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
StandwändeAnz. 12
UmkleidebügelAnz. 100

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 2
Drucker
Mikrofon
LautsprecherAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TassenAnz. 40
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 10
SchälchenAnz. 16
ThermoskannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
KühlwannenAnz. 6
AufbewahrungsbehälterAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
PflanzenAnz. 12
TischdekorationAnz. 24
WegweiserAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 60
NamensschildclipsAnz. 60

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

MülleimerAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesenAnz. 2
BlechdosenwerfenAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Papierwaren

InformationsblätterAnz. 500
PläneAnz. 250
ProgrammhefteAnz. 250
AnmeldeformulareAnz. 200
UmfragenAnz. 150
NotizblöckeAnz. 40
StiftesetsAnz. 60
MarkerAnz. 24
KlebezettelAnz. 20
KlebebandAnz. 12
AbdeckbandAnz. 12
KlebestiftAnz. 8
ScherenAnz. 8
KlemmbretterAnz. 10
UmschlägeAnz. 100
A4-DruckpapierAnz. 5
StiftehalterAnz. 12
BuntstifteAnz. 12
MalvorlagenAnz. 100
StimmzettelAnz. 200
StimmzettelboxenAnz. 4

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 6
LadestationenAnz. 2
BesucherausweishüllenAnz. 100
ArmbänderAnz. 250
WegweiserAnz. 20

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
KabelmattenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Tipps

Legen Sie Termin und Veranstaltungsort zuerst fest und prüfen Sie sofort, welche Genehmigungen nötig sind. Ohne diese Grundlage können Sie Aussteller, Einladungen und Catering nicht zuverlässig bestätigen.
Fordern Sie von teilnehmenden Organisationen frühzeitig eine verbindliche Rückmeldung an. Erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche und bestätigen Sie die Standbetreiber, bevor Sie den Lageplan drucken.
Erstellen Sie einen Standplan mit ausreichend Platz für Standwände, Tische, Stühle und Besucherwege. Kennzeichnen Sie barrierefreie Wege und prüfen Sie, ob Fluchtwege und Brandschutzvorgaben frei bleiben.
Planen Sie die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Testen Sie Mikrofon, Lautsprecher, Laptops, Tablets, Drucker und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher. Legen Sie außerdem Namensschilder, Infomaterial und die Liste der Standbetreiber bereit.
Kalkulieren Sie die Verpflegung anhand der Anmeldungen und stellen Sie Kaffee, Wasser und Geschirr an einem festen Punkt bereit. Organisieren Sie Müllentsorgung und Helfer für Aufbau, Nachfüllen und Abbau, damit die Informationsstände durchgehend besetzt bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Informationsmarkt organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen sollten Termin, Saal, Genehmigungen und die Anfrage an teilnehmende Organisationen geklärt werden.
Wann sollte man die Einladungen für einen Informationsmarkt verschicken?: Verschicken Sie die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Flyer und Social-Media-Beiträge können anschließend wiederholt werden, damit Anmeldungen nicht erst in der letzten Woche eingehen.
Wie lange vorher muss der Standplan fertig sein?: Schließen Sie die Standaufteilung spätestens 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung ab. Dann bleiben noch einige Tage, um Änderungen mit Standbetreibern abzustimmen und Lageplan, Beschilderung sowie Namensschilder zu drucken.
Was muss man am Tag vor einem Informationsmarkt prüfen?: Prüfen Sie am Vortag Raumaufteilung, Sitzmöbel, Standwände, Beschilderung und die gesamte Technik. Testen Sie Mikrofon, Lautsprecher, Laptops, Tablets und Drucker und legen Sie Verbrauchsmaterial sowie Infomaterial griffbereit bereit.

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