Architekturtour organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Architekturtour braucht mehr Vorbereitung als nur eine interessante Route. Du koordinierst Teilnehmende, Führungen, Reservierungen und mehrere Stationen so, dass die Gruppe pünktlich und ohne unnötige Wege durch den Tag kommt. Plane außerdem Ruhepunkte, eine barrierearme Alternative und klare Informationen für alle. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenidee bis zum Treffpunkt, den Unterlagen und der Ausstattung vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Route und Thema festlegen
2 Personen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerdaten prüfen
Architekturführer reservieren
Startort reservieren
Restaurant reservieren
Museumsbesuch reservieren
Route auf Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Alternative Route festlegen
Ruhepunkte entlang der Route festlegen
2 Personen
Treffpunkt festlegen
Programm an Teilnehmer senden
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Anzahl durchgeben
Einkaufen gehen
2 Personen
Routenkarten ausdrucken
Programmhefte zusammenstellen
2 Personen
Namensaufkleber vorbereiten
Getränke kühlen
2 Personen
Willkommenskisch aufstellen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
Museumtickets prüfen
Restaurantdetails bestätigen
Guide empfangen und briefen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Programm vorstellen
Gruppenfoto machen
Ersten Streckenabschnitt begleiten
2 Personen
Getränke ausgeben
2 Personen
Zweiten Streckenabschnitt betreuen
2 Personen
Museumsbesuch begleiten
2 Personen
Gruppe zum Restaurant begleiten
2 Personen
Abendessen entgegennehmen und prüfen
2 Personen
Diätmahlzeiten austeilen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abschluss-Architekturquiz begleiten
Dankeswort sprechen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Wegweiser sammeln
2 Personen
Willkommenstisch abbauen
2 Personen
Müll einsammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
2 Personen
Materialien trocknen und verstauen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Gids und Locations bedanken
Fundsachen zurückschicken
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappTischeAnz. 2
- KlappstühleAnz. 6
- TischwäscheAnz. 2
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- PowerbankAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 2
- SteckdosenleisteAnz. 2
- TelefonladegeräteAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- SchälchenAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 3
Dekoration
- NamenskartenständerAnz. 4
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
- TischdekorationAnz. 4
Papierwaren
- RoutenpläneAnz. 40
- ProgrammhefteAnz. 40
- NamensaufkleberAnz. 45
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
- QuizformulareAnz. 40
- UmschlägeAnz. 10
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Set
- WarnwestenAnz. 4
- RegenschirmeAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- Wiederverwendbare MüllsackbeutelAnz. 10
- SpülbeckenAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- GeschirrtücherAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route und Thema mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Prüfe dabei Gehzeiten, Öffnungszeiten, Pausen und ob Startort, Museum und Restaurant sinnvoll aufeinander folgen.
- Reserviere Architekturführer, Startort, Restaurant und Museumsbesuch, sobald die Route steht. Gib die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 7 Tage vorher an, sofern der jeweilige Anbieter keine andere Frist nennt.
- Verschicke das Programm mindestens 10 Tage vor der Tour. Frage bei der Anmeldung nach Ernährungswünschen und prüfe Teilnehmerdaten spätestens 3 Tage vor dem Termin noch einmal.
- Plane neben der Hauptroute eine Alternative und mindestens einen Ruhepunkt pro 60 bis 90 Minuten. Prüfe Steigungen, Treppen und problematische Wege nicht erst am Veranstaltungstag.
- Bereite Routenpläne, Programmhefte, Namensaufkleber und Anmeldematerial am Vortag vor. Kühle Getränke, lade Lautsprecher und Telefonladegeräte auf und teste Wegweiser, Beleuchtung sowie Stromzubehör vor dem Eintreffen der Gruppe.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Architekturtour organisieren?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Thema, Route und Teilnehmerliste. Führungen, Museen und Restaurants solltest du direkt nach der Routenfestlegung reservieren, besonders bei Gruppen ab 15 Personen.
- Wie viele Personen passen in eine Architekturtour?
- Die passende Gruppengröße hängt von Führung, Museum und Gehstrecke ab. Teile eine größere Gruppe gegebenenfalls in Gruppen von etwa 10 bis 15 Personen und plane pro Gruppe eine verantwortliche Ansprechperson ein.
- Was muss ich bei einer Architekturtour bei schlechtem Wetter beachten?
- Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und noch einmal am Morgen der Tour. Lege spätestens 48 Stunden vorher eine Alternative mit überdachten Stationen, einem angepassten Treffpunkt oder einer verkürzten Route fest.
- Wann muss die endgültige Teilnehmerzahl gemeldet werden?
- Melde die verbindliche Zahl in der Regel 7 Tage vor der Tour an Führer, Restaurant und Museum. Kontrolliere die Anmeldungen zusätzlich 1 bis 2 Tage vorher, damit Namensaufkleber, Programmhefte und Getränke ausreichen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!