Eine Bio-Messe Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Bio-Messe greifen Aussteller, Vorträge, Besucherregistrierung und Catering ineinander. Beginne deshalb mit Termin und Ort, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Ausstellerkommunikation, Standplan, Programm und die praktische Ausstattung für Kaffee, Garderobe und Technik. Plane die letzten zwei Wochen vor allem für Rückfragen, Namensschilder, Drucksachen und den Transport zum Veranstaltungsort ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
2
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
3
Aussteller einladen
2 Personen
4
Anmeldeformular veröffentlichen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Messeinformationen online stellen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Vortragsprogramm erstellen
2 Personen
10
Referenten bestätigen
11
Reservierungen für die Location vornehmen
12
Catering reservieren
13
Genehmigungen und Meldungen prüfen
14
Messeplan erstellen
2 Personen
15
Standnummern zuweisen
16
Standinformationen versenden
17
Freiwillige einplanen
2 Personen
18
Besucherregistrierung vorbereiten
19
Namensschilder erstellen
2 Personen
20
Vortragswerbung verteilen
21
Drucksachen anfertigen lassen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Catering vorbereiten
3 Personen
25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
28
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
29
Standwände aufstellen
4 Personen
30
Standnummern aufhängen
2 Personen
31
Informationsstand einrichten
2 Personen
32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
33
Vortragsraum einrichten
3 Personen
34
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
35
Beschallungsanlage testen
2 Personen
36
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
37
Dekoration und Beschilderung aufhängen
3 Personen
38
Aussteller empfangen
3 Personen
39
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
40
Ausstellungsmaterial verteilen
2 Personen
41
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
42
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
45
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

46
Türen öffnen
2 Personen
47
Besucher registrieren
3 Personen
48
Programm vorstellen
49
Besucher informieren
2 Personen
50
Aussteller unterstützen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet nachfüllen
2 Personen
55
Geschirr abholen
2 Personen
56
Abfall trennen
2 Personen
57
Vortrag über biologische Landwirtschaft begleiten
2 Personen
58
Vortrag über nachhaltige Ernährung begleiten
2 Personen
59
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
60
Mikrofon weitergeben
61
Fotomomente festhalten
62
Erste Hilfe bei kleineren Vorfällen
2 Personen
63
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
64
Aussteller auschecken
2 Personen
65
Türen schließen
2 Personen

Nachbereitung

66
Speisen und Getränke entsorgen
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
69
Standmaterialien abbauen
4 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Location reinigen
4 Personen
73
Toiletten reinigen
2 Personen
74
Geräte einpacken
2 Personen
75
Materialien zurückgeben
3 Personen
76
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
77
Fundgegenstände registrieren
78
Dankesnachricht an Aussteller senden
79
Besucherinformationen nachverfolgen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessestandtischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 80
Informationsstand
VortragstischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8
StandwändeAnz. 16
KleiderbügelAnz. 80

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 100

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
BatterienAnz. 24

Dekoration

Biologische MessebannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 28
KreidetafelnAnz. 10
PflanzenAnz. 24
WimpelkettenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
KannenAnz. 8
ServierbesteckAnz. 16
KühlplattenAnz. 8
LebensmittelbehälterAnz. 16
KüchenwaagenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 6
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HanddesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 250
AusstellerbadgesAnz. 50
BadgehalterAnz. 300
ArmbänderAnz. 250
RegistrierungsformulareAnz. 300
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 10
Kassette für Bargeld
KartenterminalAnz. 2

Drucksachen

ProgrammhefteAnz. 300
PläneAnz. 300
VortragskartenAnz. 250
AusstellerkartenAnz. 50
BewertungskartenAnz. 200
A4-InfotafelnAnz. 40

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
WarnwestenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4
NitrilhandschuheAnz. 4
WarnschilderAnz. 6

Werkzeug

AkkuschrauberAnz. 2
HämmerAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
MessbänderAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8
SchließkettenAnz. 6
TransportwagenAnz. 3

Tipps

Lege Termin und Ort zuerst fest und prüfe vor der Einladung, ob Genehmigungen, Meldungen und die nötige Infrastruktur geklärt sind. Für eine Messe mit Vorträgen brauchst du außerdem frühzeitig Projektor, Leinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Ausstellerinformationen, Standgrößen und Fristen feststehen. Gib Ausstellern mindestens 14 Tage für die Rückmeldung und erfasse Ernährungswünsche getrennt vom Anmeldeformular.
Erstelle den Messeplan, sobald die Ausstellerliste weitgehend feststeht, und verschicke Standnummern und Aufbauinformationen spätestens 7 Tage vor Beginn. So lassen sich fehlende Tische, Standwände oder Stromanschlüsse noch korrigieren.
Plane das Vortragsprogramm nicht nur nach Referenten, sondern auch nach Technik und Raumwechseln. Rechne pro Vortrag mindestens 15 Minuten für Einlass, Fragen oder den Wechsel von Mikrofon und Präsentation ein.
Kontrolliere Einkauf und Transport 2 bis 3 Tage vor der Messe: wiederverwendbare Gläser, Kaffeetassen, Teller, Besteck, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlboxen und Verlängerungskabel werden häufig erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Bio-Messe organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin. In dieser Zeit lassen sich Ort, Aussteller, Anmeldungen, Vorträge, Genehmigungen und Catering noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte man Aussteller zu einer Bio-Messe einladen?: Verschicke die Einladungen etwa 8 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 14 Tagen. Die endgültige Standverteilung solltest du spätestens 7 Tage vor der Messe versenden.
Wie viele Sitzplätze braucht eine Bio-Messe mit Vorträgen?: Plane für einen Vortrag etwa 80 bis 100 Prozent der erwarteten gleichzeitigen Zuhörer als Sitzplätze ein. Bei 40 erwarteten Gästen sind also ungefähr 32 bis 40 Klappstühle sinnvoll, ergänzt um freie Wege zum Ausgang.
Wann sollte das Catering für eine Bio-Messe bestellt werden?: Reserviere das Catering mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und bestätige die Personenzahl spätestens 7 Tage vorher. Ernährungswünsche sollten bereits bei der Anmeldung erfasst und gesammelt an den Anbieter weitergegeben werden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.