Bio-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Bio-Messe braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Ort, Aussteller, Anmeldung und Vortragsprogramm hängen voneinander ab. Plane zuerst die Ausstellerkommunikation und die Location, bevor du Standnummern, Messeplan und Drucksachen festlegst. Zwei bis vier Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Referenten und Catering weitgehend bestätigt sein. Am Veranstaltungstag müssen Besucherregistrierung, Namensschilder, Technik, Stände und Materialtransport in einem festen Ablauf zusammenpassen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Messeinformationen online stellen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Vortragsprogramm erstellen
2 Personen
Referenten bestätigen
Reservierungen für die Location vornehmen
Catering reservieren
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Messeplan erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
Standinformationen versenden
Freiwillige einplanen
2 Personen
Besucherregistrierung vorbereiten
Namensschilder erstellen
2 Personen
Vortragswerbung verteilen
Drucksachen anfertigen lassen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Vortragsraum einrichten
3 Personen
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Dekoration und Beschilderung aufhängen
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
Ausstellungsmaterial verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Türen öffnen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm vorstellen
Besucher informieren
2 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Geschirr abholen
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Vortrag über biologische Landwirtschaft begleiten
2 Personen
Vortrag über nachhaltige Ernährung begleiten
2 Personen
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
Mikrofon weitergeben
Fotomomente festhalten
Erste Hilfe bei kleineren Vorfällen
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Aussteller auschecken
2 Personen
Türen schließen
2 Personen

Nachbereitung

Speisen und Getränke entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Standmaterialien abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geräte einpacken
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht an Aussteller senden
Besucherinformationen nachverfolgen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessestandtischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 80
Informationsstand
VortragstischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8
StandwändeAnz. 16
KleiderbügelAnz. 80

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 100

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
BatterienAnz. 24

Dekoration

Biologische MessebannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 28
KreidetafelnAnz. 10
PflanzenAnz. 24
WimpelkettenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
KannenAnz. 8
ServierbesteckAnz. 16
KühlplattenAnz. 8
LebensmittelbehälterAnz. 16
KüchenwaagenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 6
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HanddesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 250
AusstellerbadgesAnz. 50
BadgehalterAnz. 300
ArmbänderAnz. 250
RegistrierungsformulareAnz. 300
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 10
Kassette für Bargeld
KartenterminalAnz. 2

Drucksachen

ProgrammhefteAnz. 300
PläneAnz. 300
VortragskartenAnz. 250
AusstellerkartenAnz. 50
BewertungskartenAnz. 200
A4-InfotafelnAnz. 40

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
WarnwestenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4
NitrilhandschuheAnz. 4
WarnschilderAnz. 6

Werkzeug

AkkuschrauberAnz. 2
HämmerAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
MessbänderAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8
SchließkettenAnz. 6
TransportwagenAnz. 3

Tipps

Lege den Messetermin und den Ort fest, bevor du Einladungen verschickst. Reserviere die Location und das Catering möglichst mehrere Wochen im Voraus, damit Ausstattung und Verpflegung zur erwarteten Besucherzahl passen.
Bearbeite Ausstelleranmeldungen laufend statt erst kurz vor der Messe. Erfasse Standbedarf, Ernährungswünsche und Kontaktdaten gesammelt, damit Standnummern und Standinformationen rechtzeitig verschickt werden können.
Bestätige Referenten und Vortragsprogramm spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin. Für jeden Vortrag solltest du außerdem Projektor, Projektionsleinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher einplanen.
Erstelle den Messeplan erst, wenn Ausstellerliste und Standflächen feststehen. Drucke Standnummern, Wegweiser, Namensschilder und andere Drucksachen mit einem Puffer von mindestens sieben Tagen.
Plane den Aufbau mit einer eigenen Materialliste und einem festen Zeitfenster. Messewand, Tische, Stühle, Informationsstand, Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen und Kühlboxen werden häufig erst beim Einladen vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Bio-Messe organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Aussteller-Einladungen, Anmeldeformular, Vortragsprogramm und Catering noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte ich Aussteller zu einer Bio-Messe einladen?: Verschicke die Einladungen etwa 8 Wochen vor dem Messetermin. Setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen, damit du Standnummern, Messeplan und Standinformationen rechtzeitig erstellen kannst.
Wie viele Namensschilder brauche ich für eine Bio-Messe?: Plane ein Namensschild pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 120 erwarteten Teilnehmenden solltest du also ungefähr 132 Schilder vorbereiten.
Wann muss das Catering für eine Bio-Messe bestätigt werden?: Bestätige das Catering spätestens 10 bis 14 Tage vor der Messe. Die endgültige Personenzahl und erfasste Ernährungswünsche solltest du 3 bis 5 Tage vorher an den Anbieter weitergeben.

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