Hochzeitsmesse organisieren: Schritt für Schritt zum Ablauf

Bei einer Hochzeitsmesse laufen zwei Planungen parallel: Du gewinnst Aussteller und organisierst den Besuchertag. Beginne mit Datum, Programm und Location, bevor du Tische, Stühle oder Messestände festlegst. Danach folgen Lieferanten, Werbung und Anmeldungen; erst dann lassen sich Standflächen, Besucherplan und Catering verlässlich planen. Die letzten Tage gehören dem Briefing, dem Techniktest und der Zugangskontrolle – dort entstehen sonst die häufigsten Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Lieferanten kontaktieren
2 Personen
3
Lieferanten anmelden
4
Standaufteilung ausarbeiten
2 Personen
5
Ortstermin durchführen
2 Personen
6
Location-Reservierung bestätigen
7
Tischreservierung bestätigen
8
Stuhlreservierung bestätigen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Online-Werbung veröffentlichen
11
Poster verteilen
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Lieferantendaten prüfen
15
Parkinformationen veröffentlichen
16
Besucherplan erstellen
17
Namensschilder für Lieferanten machen
18
Programmhefte gestalten
19
Programmhefte drucken
20
Lieferantenbriefing versenden
21
Cateringbestellung aufgeben
22
Technik vor Ort testen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
25
Schlüssel und Zutritt kontrollieren
26
Lieferanten empfangen
2 Personen
27
Standplätze markieren
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
31
Lieferantenstände einrichten
6 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Wegweiser aufstellen
2 Personen
34
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
35
Musikanlage anschließen
2 Personen
36
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
3 Personen
40
Registrierungsliste bereitlegen

Event

41
Besucherempfang besetzen
2 Personen
42
Besucher begrüßen
2 Personen
43
Programmhefte verteilen
44
Lieferanten einweisen
2 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Buffet auffüllen
2 Personen
49
Diätoptionen separat kennzeichnen
50
Präsentation ankündigen
51
Präsentationsraum betreuen
2 Personen
52
Mikrofone bedienen
53
Lieferantenpausen unterstützen
54
Fotowettbewerbstisch betreuen
55
Besucherfragen beantworten
2 Personen
56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
57
Mülleimer leeren
58
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

59
Lieferanten den Abbau durchführen lassen
4 Personen
60
Dekoration entfernen
3 Personen
61
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
62
Geschirr abwaschen
2 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Böden reinigen
2 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Fundsachen sammeln
68
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
69
Materialien zurückbringen
3 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
72
Lieferantenrechnungen sammeln
73
Dankeschön an Besucher senden
74
Fotos mit Lieferanten teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 20
TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
KlappischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 80
DesserttellerAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierplattenAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 100
ServiettenAnz. 250

Dekoration

BallonsAnz. 120
BallonbögenAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 12
TischdekorationenAnz. 24
LäuferAnz. 2
Fotowand
Dekorative KerzenAnz. 48
KerzenhalterAnz. 24
BänderAnz. 10
KonfettibecherAnz. 8
Willkommensschild
Logo der Hochzeitsmesse
Ständer für Willkommensschild

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadekabelAnz. 8
Kassenschale
Kartenterminal
Barcode-Scanner
Drucker
ErsatzbatterienAnz. 24
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterielampenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierbesteckAnz. 12
LebensmittelboxenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
TeekannenAnz. 4
MilchkännchenAnz. 4

Catering

Einkäufe
KühlplattenAnz. 12
WasserspenderAnz. 2
KaffeefilterAnz. 100
TeefilterAnz. 100
ZuckerschälchenAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
KühlgitterAnz. 4
Etiketten für ErnährungsoptionenAnz. 40
Kaffeebohnenmühle

Reinigung

Staubsauger
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
AbfallbehälterAnz. 10
ToilettenbürstenAnz. 4

Registrierung

RegistrierungsformulareAnz. 250
StifteAnz. 30
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
ArmbänderAnz. 250
KlemmbretterAnz. 6
KartenhalterAnz. 20

Drucksachen

ProgrammhefteAnz. 250
PläneAnz. 250
Lieferanten-AusweiseAnz. 80
WegweiserAnz. 20
WerbeflyerAnz. 500
NotizblöckeAnz. 120
VisitenkartenhalterAnz. 20

Sonstiges

GewebeklebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
ScherenAnz. 8
CuttermesserAnz. 4
MessbänderAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
ErsatzschilderAnz. 12
MünzschälchenAnz. 4

Tipps

Lege Datum und Programm fest, bevor du Lieferanten anschreibst. Für die Standaufteilung brauchst du anschließend belastbare Zusagen und die Information, wie viel Platz jeder Aussteller benötigt.
Bestätige die Location-Reservierung schriftlich und kläre spätestens 4 Wochen vorher Schlüssel, Zufahrt und Aufbauzeiten. Ohne diese Angaben können Materialien, Messestände und Mobiliar nicht zuverlässig angeliefert werden.
Veröffentliche Parkinformationen zusammen mit der Einladung und der Online-Werbung. Ergänze Anmeldungen um Ernährungswünsche, damit die Cateringbestellung nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
Plane nach den Lieferantenzusagen einen festen Rundgang vor Ort ein. Prüfe dabei Standflächen, Besucherwege, Garderobenständer, Absperrpfosten sowie den Platz für Beamer und Projektionsleinwand.
Sende das Lieferantenbriefing spätestens 7 Tage vor der Messe und teste die Technik vor Ort spätestens am Vortag. Namensschilder, Programmhefte und Dekoration werden sonst schnell zu Aufgaben für den Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeitsmesse organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Datum, Location und die ersten Lieferanten sollten in den ersten 4 Wochen feststehen, damit Werbung und Anmeldungen rechtzeitig starten.
Wann sollte man die Lieferanten für eine Hochzeitsmesse anmelden?: Hole verbindliche Zusagen spätestens 8 Wochen vor dem Termin ein. Danach kannst du die Standaufteilung ausarbeiten, Lieferantendaten prüfen und das Briefing vorbereiten.
Wann verschickt man Einladungen für eine Hochzeitsmesse?: Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und veröffentliche die Online-Werbung im selben Zeitraum. Parkinformationen und Anmeldemöglichkeiten sollten von Anfang an enthalten sein.
Was muss man am Tag vor der Hochzeitsmesse prüfen?: Kontrolliere am Vortag Technik, Schlüssel und Zutritt sowie die Anlieferung von Mobiliar und Materialien. Lege außerdem Programmhefte, Namensschilder und den Besucherplan bereit, damit der Einlass nicht mit Aufbauarbeiten kollidiert.

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