Heilige-Drei-Könige-Umzug organisieren: der praktische Ablauf

Ein Heilige-Drei-Könige-Umzug steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst werden Datum, Route und Genehmigungen festgelegt, danach folgen Anmeldung, Helfer und Programm. Plane den Empfang von Anfang an mit, statt ihn erst nach dem Umzug zu organisieren. Kostüme, Kronen und Laternen brauchen eine eigene Prüfung, besonders wenn sie aus dem Vorjahr stammen. Kurz vor dem Termin entscheidest du außerdem über Wetter, Verkehr, Verpflegung und die Ausgabe der Unterlagen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
3 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen einreichen
2 Personen
3
Ort für den Empfang reservieren
4
Verkehrsmaßnahmen beantragen
2 Personen
5
Umzugsbegleiter rekrutieren
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Schulen und Vereine informieren
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Route veröffentlichen
12
Wettervorhersage prüfen
13
Alternative Indoor-Programm vorbereiten
2 Personen
14
Kostüme inventarisieren
2 Personen
15
Kostüme reparieren
2 Personen
16
Kronen überprüfen
2 Personen
17
Laternen testen
2 Personen
18
Musik-Playlist erstellen
19
Musikrechte prüfen
20
Cateringmenü festlegen
2 Personen
21
Lieferungen bestätigen
22
Wegweiser erstellen
2 Personen
23
Programm drucken
2 Personen
24
Teilnehmerliste ausdrucken
25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Kühlwaren lagern
2 Personen
28
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
29
Suppe vorbereiten
3 Personen
30
Brot und Aufstriche vorbereiten
3 Personen
31
Krippen und Dekoration bereitstellen
2 Personen
32
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
33
Partyzelte aufbauen
4 Personen
34
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Wegweiser aufstellen
4 Personen
37
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
38
Tontechnik anschließen
2 Personen
39
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
40
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Kostüme verteilen
3 Personen

Event

44
Teilnehmer registrieren
3 Personen
45
Laternen verteilen
3 Personen
46
Kronen verteilen
2 Personen
47
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
48
Königinnentanz begleiten
3 Personen
49
Umzug anweisen
3 Personen
50
Voranfahrt begleiten
4 Personen
51
Verkehrsübergänge sichern
8 Personen
52
Musik während des Umzugs bereitstellen
2 Personen
53
Teilnehmer entlang der Route begleiten
6 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Toilettenanlagen prüfen
2 Personen
56
Fotomoment begleiten
2 Personen
57
Umzug beenden
3 Personen
58
Suppe und Brot servieren
5 Personen
59
Dreikönigskuchen anschneiden
2 Personen
60
Musikprogramm organisieren
2 Personen
61
Kinder bei Aktivitäten begleiten
4 Personen
62
Mülleimer leeren
2 Personen
63
Letzte Runde servieren
3 Personen
64
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

65
Catering aufräumen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Tonanlage ausschalten
2 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Wegweiser abholen
4 Personen
70
Absperrgitter entfernen
4 Personen
71
Partyzelte abbauen
4 Personen
72
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
73
Abfall sammeln
4 Personen
74
Location reinigen
4 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Kostüme waschen und verstauen
2 Personen
77
Laternen und Kronen verstauen
2 Personen
78
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
79
Haltbaren Vorrat zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
StehtischeAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
SuppenkellenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
Suppenschalen zum ServierenAnz. 12

Dekoration

KronenAnz. 30
KostümeAnz. 30
MäntelAnz. 12
StäbeAnz. 3
KrippenAnz. 2
SternendekorationenAnz. 8
Goldene StoffeAnz. 6
WimpelkettenAnz. 10
DekosterneAnz. 12
KlebehakenAnz. 40

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 60
LED-LichterkettenAnz. 8
BatterielampenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 48

Ausstattung

AkkulautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Küche

SuppenkesselAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20
SchneidhandschuheAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 16
TaschenlampenAnz. 8
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 20
WegweiserAnz. 20
SpanngurteAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2

Registrierung

AnmeldetischeAnz. 2
KlemmbretterAnz. 4
StiftesetsAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
Kassette für Bargeld
ProgrammschilderAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandfegerAnz. 4
PutzlappenAnz. 24
MüllbeutelhalterAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Route zuerst fest und reiche Genehmigungen sowie Verkehrsanträge früh ein. Für eine belastbare Planung solltest du dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf einrechnen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Empfangsort, Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche erfasst werden können. Schließe sie etwa 10 bis 14 Tage vor dem Umzug, damit Catering und Teilnehmerliste stimmen.
Plane pro etwa 10 bis 15 Teilnehmende mindestens eine Umzugsbegleitung ein und verteile die Aufgaben vorab. Eine gedruckte Liste mit Telefonnummern verhindert, dass Helfer am Veranstaltungstag gesucht werden müssen.
Prüfe Kostüme, Mäntel, Kronen und Laternen mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Reparaturen, fehlende Größen und leere Batterien lassen sich kurz vor dem Start kaum zuverlässig ersetzen.
Bestätige Lieferungen, Musikrechte und das Empfangsprogramm spätestens 7 Tage vorher. Halte zusätzlich ein Indoor-Programm bereit und prüfe die Wettervorhersage erneut 24 Stunden vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Heilige-Drei-Könige-Umzug anmelden?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen und Verkehrsanträgen. Je nach Route und zuständiger Stelle können längere Fristen gelten, deshalb sollte die Anfrage nicht bis zum letzten Monat warten.
Wie viele Helfer braucht ein Heilige-Drei-Könige-Umzug?: Plane ungefähr eine Umzugsbegleitung für 10 bis 15 Teilnehmende ein. Zusätzlich brauchst du Helfer für Empfang, Garderobe, Anmeldung und Verpflegung; bei größeren Gruppen sollten diese Bereiche getrennt besetzt sein.
Wann soll die Anmeldung für den Umzug geschlossen werden?: Schließe das Anmeldeformular etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So bleiben rund 1 bis 2 Wochen, um Ernährungswünsche, Teilnehmerliste, Kostüme und Cateringmengen abzugleichen.
Was macht man bei schlechtem Wetter beim Heilige-Drei-Könige-Umzug?: Lege spätestens eine Woche vorher ein alternatives Indoor-Programm fest und prüfe die Vorhersage 24 Stunden vor dem Start erneut. Informiere Teilnehmende über die Entscheidung und passe Route, Empfang sowie Verpflegung rechtzeitig an.

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