Cómo organizar un Desfile de Reyes Magos

Un Desfile de Reyes Magos empieza mucho antes de preparar las coronas y los disfraces. Primero fija la fecha y la ruta, tramita los permisos y asegura un lugar para la recepción; después organiza inscripciones, acompañantes, vestuario, música y catering. La ruta debe publicarse con tiempo y comunicarse también a escuelas y asociaciones. Reserva los últimos días para comprobar el tiempo, probar los faroles y preparar un plan interior si llueve.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
3 personas
2
Presentar permisos y notificaciones
2 personas
3
Reservar un lugar para la recepción
4
Solicitar medidas de tráfico
2 personas
5
Reclutar acompañantes del desfile
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Informar a escuelas y asociaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Publicar la ruta
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Preparar un programa interior alternativo
2 personas
14
Inventariar los disfraces
2 personas
15
Reparar disfraces
2 personas
16
Comprobar las coronas
2 personas
17
Probar los faroles
2 personas
18
Crear lista de reproducción
19
Comprobar los derechos de música
20
Fijar el menú de catering
2 personas
21
Confirmar entregas
22
Crear señales de ruta
2 personas
23
Imprimir el programa
2 personas
24
Imprimir la lista de participantes
25
Reunir los materiales
3 personas
26
Hacer la compra
3 personas
27
Almacenar los productos refrigerados
2 personas
28
Lavar frutas y verduras
2 personas
29
Preparar sopa
3 personas
30
Preparar el pan y los acompañamientos
3 personas
31
Montar los belenes y la decoración
2 personas
32
Montar mesas y sillas
3 personas
33
Montar las carpas
4 personas
34
Colgar la iluminación
3 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar señales de ruta
4 personas
37
Colocar vallas de delimitación
4 personas
38
Conectar el equipo de sonido
2 personas
39
Probar la música y el micrófono
2 personas
40
Montar el buffet de catering
4 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Repartir los disfraces
3 personas

Evento

44
Registrar a los participantes
3 personas
45
Repartir farolillos
3 personas
46
Repartir coronas
2 personas
47
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
48
Coordinar el baile de la reina
3 personas
49
Instruir al desfile
3 personas
50
Acompañar el desfile
4 personas
51
Asegurar los cruces de tráfico
8 personas
52
Poner música durante el desfile
2 personas
53
Acompañar a los participantes por la ruta
6 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
56
Coordinar el momento de fotos
2 personas
57
Cerrar el desfile
3 personas
58
Servir sopa y pan
5 personas
59
Cortar el Roscón de Reyes
2 personas
60
Gestionar el programa musical
2 personas
61
Acompañar a los niños en las actividades
4 personas
62
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
63
Servir la última ronda
3 personas
64
Acompañar a los invitados a la salida
3 personas

Seguimiento

65
Recoger el catering
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Apagar el equipo de sonido
2 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Recoger los carteles de ruta
4 personas
70
Retirar las vallas de delimitación
4 personas
71
Desmontar las carpas
4 personas
72
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
73
Recoger la basura
4 personas
74
Limpiar el lugar
4 personas
75
Devolver el material prestado
2 personas
76
Lavar y guardar los disfraces
2 personas
77
Guardar faroles y coronas
2 personas
78
Guardar la comida sobrante
2 personas
79
Devolver el stock no perecedero

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 120
Percheroscant. 2
Mantelescant. 12
Mesas altascant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharones para sopacant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 8
Tazones de sopa para servircant. 12

Decoración

Coronascant. 30
Disfracescant. 30
Capascant. 12
Bastones del personalcant. 3
Belenescant. 2
Decoraciones de estrellascant. 8
Telas doradascant. 6
Guirnaldascant. 10
Estrellas decorativascant. 12
Ganchos adhesivoscant. 40

Iluminación

Faroles LEDcant. 60
Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de bateríacant. 12
Baterías de repuestocant. 48

Equipo

Altavoz con bateríacant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Cocina

Ollas para sopacant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cucharonescant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20
Guantes de cortecant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 16
Linternascant. 8
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 20
Flechas de rutacant. 20
Correas de amarrecant. 12
Extintorescant. 2

Registro

Mesas de inscripcióncant. 2
Portapapelescant. 4
Juego de bolígrafoscant. 6
Pegatinas con nombrecant. 150
Pulserascant. 150
Cajita para efectivo
Carteles del programacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 4
Paños de limpiezacant. 24
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha y la ruta: presenta los permisos y las notificaciones antes de abrir las inscripciones, y solicita las medidas de tráfico con antelación suficiente para que puedan revisarse.
Abre el formulario de inscripción cuando la ruta y la recepción estén confirmadas. Pide las preferencias dietéticas desde el principio y cierra el registro varios días antes para ajustar el menú y las cantidades.
No dejes el vestuario para la víspera: haz un inventario de disfraces, capas y coronas, repara lo que falte y prueba todos los faroles al menos una semana antes.
Publica la ruta y el programa en cuanto estén cerrados, e imprime el programa y la lista de participantes para el equipo. Prepara también señales visibles para los cruces y los puntos de reunión.
Confirma la entrega del catering y monta la recepción pensando en el flujo: mesas de buffet, mesas plegables, sillas, percheros y vajilla reutilizable deben estar listos antes de que llegue la comitiva.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Desfile de Reyes Magos?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite fijar la ruta, presentar permisos, reservar la recepción, reclutar acompañantes y comunicar el desfile a escuelas y asociaciones.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para el desfile?: Ábrelas cuando la ruta, el lugar de recepción y las condiciones de participación estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el formulario al menos 7 días antes para revisar participantes y dietas.
¿Qué hacer si llueve el día del Desfile de Reyes Magos?: Prepara un programa interior alternativo antes de publicar la convocatoria, idealmente 2 semanas antes. Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera para avisar a participantes y acompañantes.
¿Cuándo hay que preparar los disfraces y los faroles?: Haz el inventario y las reparaciones entre 2 y 3 semanas antes. Prueba coronas, disfraces y faroles como mínimo 7 días antes, dejando tiempo para sustituir o arreglar el material defectuoso.

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