Organiser un défilé de l’Épiphanie, étape par étape

Un défilé de l’Épiphanie se prépare dans un ordre précis : parcours et date d’abord, autorisations et circulation ensuite, puis inscriptions, encadrement et accueil. Le point de rassemblement doit être prêt pour les costumes, les couronnes et les lanternes avant le départ. Prévoyez aussi un programme intérieur si la météo compromet la parade. Ce plan regroupe les 79 tâches et le matériel nécessaires, de la première déclaration au rangement final.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
2
Déposer les autorisations et déclarations
2 personnes
3
Réserver le lieu pour l’accueil
4
Demander des mesures de circulation
2 personnes
5
Recruter des accompagnateurs de parade
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Informer les écoles et les associations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Publier l’itinéraire
12
Vérifier les prévisions météo
13
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
14
Inventorier les costumes
2 personnes
15
Réparer les costumes
2 personnes
16
Vérifier les couronnes
2 personnes
17
Tester les lanternes
2 personnes
18
Créer la playlist musicale
19
Vérifier les droits musicaux
20
Valider le menu du traiteur
2 personnes
21
Confirmer les livraisons
22
Créer les panneaux de direction
2 personnes
23
Imprimer le programme
2 personnes
24
Imprimer la liste des participants
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Stocker les produits frais
2 personnes
28
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
29
Préparer la soupe
3 personnes
30
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
31
Installer les crèches et la décoration
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
3 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
37
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
38
Raccorder le matériel audio
2 personnes
39
Tester la musique et le micro
2 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Distribuer les costumes
3 personnes

Événement

44
Enregistrer les participants
3 personnes
45
Distribuer les lanternes
3 personnes
46
Distribuer les couronnes
2 personnes
47
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
48
Animer la danse du roi
3 personnes
49
Briefer le défilé
3 personnes
50
Encadrer la tête du cortège
4 personnes
51
Sécuriser les traversées de circulation
8 personnes
52
Assurer la musique pendant le défilé
2 personnes
53
Accompagner les participants sur le parcours
6 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
56
Animer le moment photo
2 personnes
57
Clore le cortège
3 personnes
58
Servir la soupe et le pain
5 personnes
59
Couper la galette des rois
2 personnes
60
Assurer le programme musical
2 personnes
61
Accompagner les enfants dans les activités
4 personnes
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Servir le dernier tour
3 personnes
64
Accompagner les invités vers la sortie
3 personnes

Suivi

65
Ranger le service traiteur
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
70
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
71
Démonter les tentes de fête
4 personnes
72
Remettre le mobilier en place
4 personnes
73
Rassembler les déchets
4 personnes
74
Nettoyer le lieu
4 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Laver et ranger les costumes
2 personnes
77
Ranger les lanternes et les couronnes
2 personnes
78
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
79
Rapporter les stocks non périssables

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 100
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 12
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louches à soupeqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8
Pots à soupe pour le serviceqté 12

Décoration

Couronnesqté 30
Costumesqté 30
Manteauxqté 12
Bâtons de staffqté 3
Crèches de Noëlqté 2
Décorations étoiléesqté 8
Tissus dorésqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Étoiles décorativesqté 12
Crochets adhésifsqté 40

Éclairage

Lanternes LEDqté 60
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes à batterieqté 12
Piles de rechangeqté 48

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Cuisine

Marmites à soupeqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Gants de coupeqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 16
Lampes de pocheqté 8
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Flèches de directionqté 20
Sangles d'arrimageqté 12
Extincteursqté 2

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 4
Sets de stylosqté 6
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 150
Caisse à espèces
Panneaux du programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Supports de sacs poubelleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et l’itinéraire, puis déposez les autorisations avant d’annoncer le défilé. Les mesures de circulation et les accompagnateurs doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Ouvrez les inscriptions seulement quand le parcours, les horaires et le lieu d’accueil sont fixés. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Faites l’inventaire des costumes, manteaux, couronnes et lanternes au moins 7 jours avant le défilé. Ce délai laisse le temps de réparer une tenue ou de remplacer une couronne manquante.
Ne publiez pas uniquement l’heure de départ : indiquez aussi le point d’accueil, l’itinéraire et l’heure de retour. Imprimez une liste des participants et un programme pour l’équipe sur place.
Traitez la météo comme une décision opérationnelle : vérifiez les prévisions à J-3 et la veille, puis préparez le programme intérieur de rechange. Confirmez également les livraisons et rassemblez le matériel avant le jour J.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un défilé de l’Épiphanie ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les mesures de circulation, le lieu d’accueil et le recrutement des accompagnateurs peuvent prendre plusieurs semaines.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant le défilé, une fois l’itinéraire et les horaires confirmés. Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant pour traiter les besoins alimentaires et établir la liste des participants.
Que prévoir en cas de pluie pour un défilé de l’Épiphanie ?: Décidez d’un programme intérieur au plus tard la veille, après vérification des prévisions météo. Informez les participants dès que la décision est prise et adaptez l’accueil, le repas et la signalétique au lieu de repli.
Quand vérifier les costumes et les lanternes ?: Faites un premier inventaire 7 jours avant, puis un contrôle final la veille. Testez chaque lanterne, réparez les costumes abîmés et regroupez les couronnes par participant avant l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.