Zo organiseer je een Driekoningenoptocht

Begin minstens enkele maanden vooraf met de datum, route en benodigde vergunningen. Daarna regel je verkeersmaatregelen, optochtbegeleiders en de ontvangstlocatie, zodat de praktische randvoorwaarden vaststaan voordat je deelnemers uitnodigt. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en controleer hoeveel kronen, kostuums en lantaarns beschikbaar zijn. In de laatste week draait alles om routecommunicatie, weerscontrole, leveringen en een kort alternatief binnenprogramma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
3 personen
2
Vergunningen en meldingen indienen
2 personen
3
Locatie voor ontvangst reserveren
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
5
Optochtbegeleiders werven
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Scholen en verenigingen informeren
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Route publiceren
12
Weersverwachting controleren
13
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
14
Kostuums inventariseren
2 personen
15
Kostuums herstellen
2 personen
16
Kronen controleren
2 personen
17
Lantaarns testen
2 personen
18
Muziek afspeellijst maken
19
Muziekrechten controleren
20
Cateringmenu vastleggen
2 personen
21
Leveringen bevestigen
22
Routeborden maken
2 personen
23
Programma afdrukken
2 personen
24
Deelnemerslijst afdrukken
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Koelwaren opslaan
2 personen
28
Groenten en fruit wassen
2 personen
29
Soep voorbereiden
3 personen
30
Brood en beleg voorbereiden
3 personen
31
Kerststallen en decoratie klaarzetten
2 personen
32
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Routeborden plaatsen
4 personen
37
Afzethekken plaatsen
4 personen
38
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
39
Muziek en microfoon testen
2 personen
40
Cateringbuffet inrichten
4 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
Kostuums uitdelen
3 personen

Event

44
Deelnemers registreren
3 personen
45
Lantaarns uitdelen
3 personen
46
Kronen uitdelen
2 personen
47
Welkomstdrank serveren
3 personen
48
Koningendans begeleiden
3 personen
49
Optocht instrueren
3 personen
50
Vooroptocht begeleiden
4 personen
51
Verkeersovergangen beveiligen
8 personen
52
Muziek tijdens optocht verzorgen
2 personen
53
Deelnemers op route begeleiden
6 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
56
Fotomoment begeleiden
2 personen
57
Optocht afsluiten
3 personen
58
Soep en brood serveren
5 personen
59
Driekoningentaart aansnijden
2 personen
60
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
61
Kinderen begeleiden bij activiteiten
4 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Laatste ronde serveren
3 personen
64
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

65
Catering opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Routeborden ophalen
4 personen
70
Afzethekken verwijderen
4 personen
71
Partytenten afbreken
4 personen
72
Meubilair terugplaatsen
4 personen
73
Afval verzamelen
4 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Kostuums wassen en opbergen
2 personen
77
Lantaarns en kronen opbergen
2 personen
78
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
79
Houdbare voorraad terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Soepopscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Soepkommen voor serverenaantal 12

Decoratie

Kronenaantal 30
Kostuumsaantal 30
Mantelsaantal 12
Stafstokkenaantal 3
Kerststallenaantal 2
Sterdecoratiesaantal 8
Gouden stoffenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Decoratieve sterrenaantal 12
Kleefhaakjesaantal 40

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 60
LED-lichtsnoerenaantal 8
Batterijlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 48

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Keuken

Soepketelsaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Snijhandschoenenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 16
Zaklampenaantal 8
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Routepijlenaantal 20
Spanbandenaantal 12
Brandblussersaantal 2

Registratie

Inschrijftafelsaantal 2
Klembordenaantal 4
Pennensetsaantal 6
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Contantgeldkistje
Programmabordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afvalzakhoudersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en route eerst vast en dien vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk in. Zonder definitieve route kun je deelnemers, scholen en verenigingen geen duidelijke informatie sturen.
Open het aanmeldformulier zodra de route en ontvangstlocatie geregeld zijn. Vraag direct naar dieetwensen en sluit de inschrijving bijvoorbeeld één week voor de optocht, zodat catering en deelnemerslijst op tijd kunnen worden afgerond.
Controleer kostuums, mantels, kronen en lantaarns niet pas op de dag zelf. Plan een inventarisatie en herstelronde uiterlijk twee weken vooraf; test lantaarns en maak ontbrekende materialen daarna concreet.
Publiceer de route en het programma uiterlijk enkele dagen voor de optocht en druk daarnaast een deelnemerslijst en routeborden af. Zo kunnen begeleiders ook zonder telefoon controleren wie meeloopt en waar zij moeten staan.
Maak voor de ontvangst een indeling met tafels, stoelen, garderoberekken en buffetten en bevestig alle leveringen opnieuw in de laatste week. Controleer tegelijk de muziekafspeellijst en muziekrechten en zet een binnenprogramma klaar zodra de weersverwachting onzeker wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Driekoningenoptocht organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, vergunningen en verkeersmaatregelen. Reserveer de ontvangstlocatie en werf begeleiders voordat je uitnodigingen verstuurt.
Wanneer moet je een vergunning voor een Driekoningenoptocht aanvragen?: Dien de vergunning of melding in zodra datum en route vaststaan, idealiter 8 tot 12 weken voor de optocht. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer die direct bij de aanvraag.
Hoeveel optochtbegeleiders heb je nodig?: Plan minimaal één begeleider per groep of herkenbaar deel van de optocht en wijs daarnaast een coördinator aan. Tel de route en het aantal deelnemers uiterlijk één week vooraf opnieuw na, zodat kruispunten en achteraan lopende deelnemers niet onbeheerd blijven.
Wanneer controleer je het weer voor een Driekoningenoptocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Houd vanaf dat moment een alternatief binnenprogramma achter de hand en informeer deelnemers direct als route of ontvangst verandert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.