Handwerksmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Handwerksmesse braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Aussteller. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Veranstaltungsort fest, bevor du Anmeldungen öffnest und Einladungen verschickst. Danach folgen Ausstellerdaten, Workshops, Standplanung, Strom, Fluchtwege und Besucherinformationen. In den letzten Tagen zählen Namensschilder, Preisschilder, Wegweiser, Catering und ein vollständiger Einkauf. Die Checkliste führt dich in dieser Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Location bestätigen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Aussteller bestätigen
2 Personen
Standmaße erfragen
Workshopangebot sammeln
2 Personen
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
Catering reservieren
Kaffeeversorgung reservieren
Lageplan erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse erfassen
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
Parkinformationen erstellen
Programm erstellen
2 Personen
Ausstellerbrief versenden
Namensschilder drucken
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
Wegweiser drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien pro Stand sortieren
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Tischdecken auslegen
3 Personen
Standnummerierung aufhängen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen lotsen
2 Personen
Verkaufstische einrichten
6 Personen
Workshoptische aufstellen
3 Personen
Eingang und Kasse einrichten
2 Personen
Registrierungsliste bereitlegen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
Preisschilder kontrollieren
2 Personen

Event

Eröffnung ankündigen
Besucher registrieren
3 Personen
Eintritt kassieren
2 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Workshops ankündigen
Workshopteilnehmende empfangen
2 Personen
Workshop-Materialien verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Bestand prüfen
Programmänderungen kommunizieren
Letzten Workshop ankündigen
Schließung ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
Nicht verkaufte Materialien sammeln
3 Personen
Kasse und Zahlungsmittel abschließen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand verstauen
2 Personen
Aussteller über die Abwicklung informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 24
StühleAnz. 80
Kassatisch
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100
UmkleideschirmAnz. 2

Präsentation

StandwändeAnz. 20
RasterpaneeleAnz. 16
PräsentationsständerAnz. 12
BuchständerAnz. 10
DrehtellerAnz. 12
StandnummernhalterAnz. 24
PinnwändeAnz. 8
KlemmbretterAnz. 12
TischaufstellerAnz. 24
KunststoffbehälterAnz. 30
AufbewahrungsboxenAnz. 20
SpiegelAnz. 6
StandbeleuchtungAnz. 20

Textilien

TischdeckenAnz. 24
StuhlhussenAnz. 40
GarderobenkistenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 60
WassergläserAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
GebäckmesserAnz. 20
ServierplattenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ScherenAnz. 8
SchneidemesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KartenterminalsAnz. 2
Kasse
Geldkassette
LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 20
GewebeklebebandAnz. 6

Werkzeug

AkkuschrauberAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
HammerAnz. 2
MessbänderAnz. 3
KabelbinderAnz. 200

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
Dekorative KörbeAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
MenükartenständerAnz. 6
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 16
LichtstativeAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 100
RegistriermappenAnz. 4
StifteAnz. 30
ArmbänderAnz. 300

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Staubsauger

Catering

Einkäufe

Tipps

Frage die Aussteller früh nach Standmaßen, Strombedarf und Workshopangeboten. Ohne diese Angaben lassen sich Lageplan, Standnummern und Anschlüsse nicht zuverlässig festlegen.
Schließe die Ausstellerliste nicht erst kurz vor der Messe. Plane mindestens 14 Tage für Bestätigungen, Ernährungswünsche, Namensschilder und die Abstimmung des Ausstellerbriefs ein.
Erstelle den Lageplan erst, wenn Standmaße und Stromanschlüsse erfasst sind. Prüfe dabei Fluchtwege, Garderobe, Kasse, Workshopbereich und die Position der Wegweiser.
Reserviere Catering und Kaffeeversorgung getrennt und erfasse die erwartete Personenzahl spätestens 7 bis 10 Tage vorher. Berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
Prüfe die Einkaufsliste zwei bis drei Tage vor dem Aufbau. Neben Präsentationsständern und Standbeleuchtung werden häufig Kleinteile wie Klemmbretter, Tischaufsteller, Kleiderbügel, Servierzangen und Beschriftungen vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Handwerksmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Location und Ausstelleransprache. Für Anmeldungen, Workshops und die Standplanung solltest du mindestens 4 Wochen einplanen.
Wann sollte die Ausstellerliste für eine Handwerksmesse feststehen?: Schließe die Liste spätestens 14 Tage vor der Messe. So bleiben noch 7 bis 10 Tage für Bestätigungen, Standmaße, Strombedarf, Namensschilder und den Lageplan.
Wie viel Kaffee und Catering braucht man für eine Handwerksmesse?: Plane die Mengen nach der erwarteten Besucher- und Ausstellerzahl und bestätige sie 7 bis 10 Tage vorher. Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung, damit das Catering nicht erst am Messetag angepasst werden muss.
Was muss man am Tag vor der Handwerksmesse vorbereiten?: Drucke Wegweiser, Namens- und Preisschilder, prüfe die Einkaufsliste und sortiere Präsentationsmaterial, Geschirr und Textilien. Kontrolliere außerdem Lageplan, Fluchtwege, Stromanschlüsse und Workshop-Anmeldungen.

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