Ein Gamekonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Gamekonzert müssen Konzertablauf, Spieltechnik und Publikumsorganisation gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum, Ort, Programm und Kapazität fest, bevor du Künstler, Technik und Catering verbindlich buchst. Danach folgen Genehmigungen, Verträge, Ticketverkauf und die technische Detailplanung. Am Veranstaltungstag entscheidet ein genauer Ablaufplan darüber, ob Soundcheck, Einlass, Spielwechsel und Umbauten ohne Verzögerung ineinandergreifen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Spielzeiten festlegen
3 Personen
3
Künstler und Techniker bestätigen
2 Personen
4
Genehmigungen und Meldungen prüfen
5
Versicherungen und Verträge prüfen
6
Publikumskapazität festlegen
2 Personen
7
Ticketpreis und Verkaufskanal festlegen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Werbung veröffentlichen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Künstlerinformationen sammeln
13
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
14
Catering reservieren
15
Ausrüstung reservieren
2 Personen
16
Sicherheitsdienst und Verkehrslotsen buchen
17
Geländeplan erstellen
2 Personen
18
Besucherlenkung ausarbeiten
2 Personen
19
Drehbuch ausdrucken
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Tickets und Gästeliste überprüfen
2 Personen
22
Musikdateien sammeln
2 Personen
23
Bildmaterial sammeln
2 Personen
24
Präsentationstexte vorbereiten
2 Personen
25
Beschilderung drucken
26
Vorräte und Einkäufe prüfen
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Equipment abholen
3 Personen

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
31
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
32
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
33
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
34
Musikanlage anschließen
3 Personen
35
Mikrofone anschließen
2 Personen
36
Projektoren und Bildschirme aufstellen
3 Personen
37
Spielkonsolen anschließen
3 Personen
38
Lichtanlage aufhängen
3 Personen
39
Kabel sicher verlegen
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Künstlerraum einrichten
2 Personen
44
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
45
Bildpräsentationen testen
3 Personen
46
Lichtszenen testen
2 Personen
47
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
48
Crew-Briefing abhalten
6 Personen
49
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
50
Publikum empfangen
4 Personen
51
Tickets kontrollieren
3 Personen
52
Programm verteilen
2 Personen
53
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
54
Ersten Konzertblock begleiten
4 Personen
55
Pausencatering servieren
4 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Zweiten Konzertblock begleiten
4 Personen
58
Spielbilder steuern
2 Personen
59
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
60
Abendcatering servieren
4 Personen
61
Dritten Konzertblock begleiten
4 Personen
62
Finale ankündigen
2 Personen
63
Abschlussnummer begleiten
4 Personen
64
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
65
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

66
Geräte ausschalten
3 Personen
67
Catering sicher verstauen
2 Personen
68
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
69
Bühne und Technik abbauen
4 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Abfall trennen
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Location reinigen
4 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
76
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
77
Fundgegenstände registrieren
78
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
79
Dankesnachricht versenden
80
Foto- und Videomaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
PublikumssitzeAnz. 180
StehtischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
BarhockerAnz. 16
GarderobenständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 240
KaffeetassenAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
TellerAnz. 220
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 220
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 5
DI-BoxenAnz. 4
Laptop für die BildregieAnz. 2
SpielkonsolenAnz. 4
GamecontrollerAnz. 12
HDMI-SplitterAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
Gaffer TapeAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
LaptoptischeAnz. 4
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 16
BatterielampenAnz. 12

Dekoration

SpielposterAnz. 20
PixeldekorationAnz. 30
AnkündigungsschilderAnz. 10
WegweiserAnz. 12

Catering

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
BuffetwärmerAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
WasserkannenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
Einkäufe

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Registrierung

TicketkontrollgeräteAnz. 3
NamensschilderAnz. 220
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
GeldkassetteAnz. 2

Tipps

Plane die Technik nicht nur nach der Bühne: Für Konsolen, Controller, HDMI-Splitter, DI-Boxen und Bildregie brauchst du feste Signalwege und genügend Verlängerungskabel. Teste jedes Spielsystem mindestens einmal unter den Bedingungen vor Ort.
Lege Einlass- und Sitzordnung fest, bevor du Publikumssitze, Stehtische und Absperrpfosten verteilst. Eine Kapazitätszahl allein reicht nicht, wenn Fluchtwege, Garderobe und die Sicht auf die Bühne nicht eingezeichnet sind.
Fordere Künstler- und Technikdaten spätestens 14 Tage vor dem Konzert an. Sammle Spielzeiten, technische Anforderungen, Musikdateien und Präsentationstexte in einer gemeinsamen Version, damit am Veranstaltungstag keine veralteten Dateien verwendet werden.
Schließe Catering und Getränkemengen nach der Anmeldephase ab und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. Plane Trinkgläser, Teller und Besteck nicht nur für das Publikum, sondern auch für Künstler und Helfer ein.
Drucke Drehbuch, Beschilderung, Namensschilder, Gästeliste und Einlassunterlagen spätestens am Vortag. Prüfe Tickets, USB-Sticks, HDMI-Kabel und Ersatzmaterial separat; kleine Adapter und Speichermedien werden bei Gaming-Produktionen besonders häufig erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Gamekonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Veranstaltungsort, Genehmigungen, Technik und Ticketverkauf müssen meist in dieser Reihenfolge abgestimmt werden; bei mehreren Acts oder größerer Kapazität solltest du 3 bis 6 Monate einplanen.
Welche Technik braucht ein Gamekonzert?: Neben Mischpult, Lautsprechern, Subwoofer, Bühnenmonitoren und Mikrofonen brauchst du je nach Format Spielkonsolen, Controller, HDMI-Splitter, HDMI-Kabel und einen Laptop für die Bildregie. Führe den vollständigen Signaltest spätestens 24 Stunden vor dem Einlass durch.
Wann sollte der Soundcheck bei einem Gamekonzert stattfinden?: Plane den Soundcheck mindestens 3 Stunden vor dem Einlass und halte danach noch 60 Minuten für Bild- und Spieltests frei. So bleibt Zeit für Umbauten, defekte Kabel oder eine Anpassung der Monitormischung.
Wie viele Sitzplätze braucht man für ein Gamekonzert?: Lege die maximale Besucherzahl erst nach der Prüfung von Raumplan, Fluchtwegen, Sichtlinien und Technikflächen fest. Plane zusätzlich mindestens 10 Prozent der Fläche für Bühne, Regie, Wege und Sicherheitsabstände ein, statt alle vorhandenen Plätze zu bestuhlen.

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