Organiser un concert de jeu, étape par étape

Un concert de jeu combine une scène, des artistes, une régie technique et un public qui doit comprendre rapidement où aller et quoi faire. Commence par verrouiller la date, le lieu et le programme, puis avance vers les autorisations, les contrats et la billetterie. Les besoins techniques des artistes doivent être confirmés assez tôt pour réserver la console de mixage, les micros, les moniteurs et le matériel de jeu. Termine par un plan précis du lieu, une signalétique lisible et un déroulé imprimé pour chaque personne de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et les horaires
3 personnes
3
Confirmer les artistes et les techniciens
2 personnes
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Vérifier les assurances et les contrats
6
Déterminer la capacité d’accueil du public
2 personnes
7
Déterminer le prix du billet et le canal de vente
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Rassembler les informations sur les artistes
13
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
14
Réserver le catering
15
Réserver l’équipement
2 personnes
16
Réserver la sécurité et les agents de circulation
17
Créer le plan du lieu
2 personnes
18
Élaborer l'orientation du public
2 personnes
19
Imprimer le déroulé
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Vérifier les billets et la liste des invités
2 personnes
22
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
23
Rassembler le contenu visuel
2 personnes
24
Préparer les textes de présentation
2 personnes
25
Impression de la signalétique
26
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Récupérer l'équipement
3 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
31
Installer les éléments de scène
4 personnes
32
Installer les sièges du public
4 personnes
33
Installer des tables d'accueil
2 personnes
34
Raccorder la sonorisation
3 personnes
35
Brancher les microphones
2 personnes
36
Installer les projecteurs et les écrans
3 personnes
37
Brancher les consoles de jeu
3 personnes
38
Installer l’éclairage
3 personnes
39
Sécuriser les câbles
3 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Aménager la loge des artistes
2 personnes
44
Effectuer la balance technique
4 personnes
45
Tester les présentations visuelles
3 personnes
46
Tester les scénarios lumineux
2 personnes
47
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
48
Tenir le briefing de l’équipe
6 personnes
49
Préparer le comptoir d’entrée
2 personnes
50
Accueillir le public
4 personnes
51
Vérifier les billets
3 personnes
52
Distribuer le programme
2 personnes
53
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
54
Encadrer le premier bloc de concert
4 personnes
55
Servir le service de pause
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Encadrer le deuxième bloc de concert
4 personnes
58
Gérer les images du jeu
2 personnes
59
Animer les questions du public
2 personnes
60
Servir le catering du soir
4 personnes
61
Accompagner le troisième bloc de concert
4 personnes
62
Annoncer le numéro de clôture
2 personnes
63
Encadrer le numéro final
4 personnes
64
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
65
Rassembler les objets perdus

Suivi

66
Éteindre l’équipement
3 personnes
67
Stocker le catering en sécurité
2 personnes
68
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
69
Démonter la scène et la technique
4 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Trier les déchets
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Retourner le matériel
3 personnes
76
Ranger le stock restant
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Remettre le lieu en état
2 personnes
79
Envoyer un message de remerciement
80
Archiver les photos et les vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Chaises pour le publicqté 180
Tables hautesqté 12
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 16
Portantsqté 3
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 240
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 220
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Console de mixage
Intervenants actifsqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 5
Boîtiers DIqté 4
Ordinateur portable pour la régie imageqté 2
Consoles de jeuxqté 4
Manettes de jeuqté 12
Répartiteurs HDMIqté 4
Câbles HDMIqté 12
Clés USBqté 6
Rallongesqté 16
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Ruban gafferqté 12
Serre-câblesqté 200
Tables pour ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 16
Lampes à batterieqté 12

Décoration

Affiches du jeuqté 20
Décoration en pixelsqté 30
Panneaux d’annonceqté 10
Panneaux indicateursqté 12

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Carafes d’eauqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 24
Courses

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12

Inscription

Appareils de contrôle des billetsqté 3
Badges nominatifsqté 220
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Caisseqté 2

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de communiquer le programme. Prévois au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les artistes, les techniciens, les autorisations, les assurances et les contrats.
Demande à chaque artiste sa fiche technique et ses besoins alimentaires dès la confirmation. Vérifie notamment les micros, boîtiers DI, moniteurs de scène, fichiers musicaux et contenus visuels avant de réserver le matériel.
Fixe la capacité d’accueil avant d’ouvrir les inscriptions et la billetterie. Prépare une liste d’invités à jour et vérifie les billets à l’entrée pour éviter de dépasser le nombre de places disponible.
Dessine le plan du lieu avant l’installation : scène, chaises, tables, régie, circulation et signalétique. Prévois des poteaux de balisage et des panneaux visibles dès l’arrivée, car le public ne connaît pas forcément le fonctionnement d’un concert de jeu.
Imprime le déroulé, les textes de présentation, les badges et les informations techniques au plus tard la veille. Garde les fichiers musicaux et visuels sur deux clés USB et teste les câbles HDMI, les répartiteurs et l’ordinateur de régie avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de jeu ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes et techniciens, vérifier les autorisations, réserver le catering et le matériel, puis gérer les inscriptions et la promotion.
Quand faut-il réserver le matériel technique pour un concert de jeu ?: Réserve-le dès que les besoins techniques sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Les consoles de mixage, micros, moniteurs, consoles de jeux et répartiteurs HDMI peuvent nécessiter des vérifications ou des disponibilités spécifiques.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre les inscriptions 3 à 6 semaines avant le concert, une fois la capacité, le prix du billet et le canal de vente définis. Arrête la liste des invités au plus tard 48 heures avant afin de préparer l’accueil et les badges.
Quand tester la régie et les contenus visuels ?: Fais un test complet la veille, puis une vérification rapide 2 heures avant l’arrivée du public. Teste les fichiers musicaux, les contenus visuels, les câbles HDMI, les clés USB et chaque microphone avec les techniciens.

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