Zo organiseer je een gameconcert

Een gameconcert combineert live muziek, beeld en speltechniek, waardoor je al vroeg keuzes moet vastleggen. Begin met datum, locatie, publiekscapaciteit en het programma; daarna volgen artiesten, technici, vergunningen en contracten. Werk vervolgens de ticketverkoop, catering en publieksrouting uit. Test vóór de deuren opengaan alle gameconsoles, controllers, HDMI-verbindingen, beeldcontent en geluidskanalen in de volledige opstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en speeltijden bepalen
3 personen
3
Artiesten en technici bevestigen
2 personen
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Verzekeringen en contracten controleren
6
Publiekscapaciteit vaststellen
2 personen
7
Ticketprijs en verkoopkanaal bepalen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie publiceren
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Artiesteninformatie verzamelen
13
Technische wensen verzamelen
2 personen
14
Catering reserveren
15
Apparatuur reserveren
2 personen
16
Beveiliging en verkeersregelaars reserveren
17
Plattegrond van locatie maken
2 personen
18
Publieksrouting uitwerken
2 personen
19
Draaiboek afdrukken
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Tickets en gastenlijst controleren
2 personen
22
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
23
Beeldcontent verzamelen
2 personen
24
Presentatieteksten voorbereiden
2 personen
25
Bewegwijzering afdrukken
26
Voorraad en boodschappen controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Apparatuur ophalen
3 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Laad- en loszone afzetten
2 personen
31
Podiumdelen plaatsen
4 personen
32
Publieksstoelen opstellen
4 personen
33
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
35
Microfoons aansluiten
2 personen
36
Projectoren en schermen plaatsen
3 personen
37
Gameconsoles aansluiten
3 personen
38
Lichtinstallatie ophangen
3 personen
39
Kabels veilig afwerken
3 personen
40
Decoratie ophangen
3 personen
41
Cateringbuffet inrichten
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Artiestenruimte inrichten
2 personen
44
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
45
Beeldpresentaties testen
3 personen
46
Lichtscènes testen
2 personen
47
Nooduitgangen controleren
2 personen
48
Crewbriefing houden
6 personen
49
Entreebalie klaarzetten
2 personen
50
Publiek ontvangen
4 personen
51
Tickets controleren
3 personen
52
Programma uitdelen
2 personen
53
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
54
Eerste concertblok begeleiden
4 personen
55
Pauzecatering serveren
4 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Tweede concertblok begeleiden
4 personen
58
Gamebeelden bedienen
2 personen
59
Publieksvragen begeleiden
2 personen
60
Avondcatering serveren
4 personen
61
Derde concertblok begeleiden
4 personen
62
Slotnummer aankondigen
2 personen
63
Slotnummer begeleiden
4 personen
64
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
65
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

66
Apparatuur uitschakelen
3 personen
67
Catering veilig opbergen
2 personen
68
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
69
Podium en techniek afbreken
4 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Afval sorteren
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Apparatuur retourneren
3 personen
76
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen registreren
78
Locatie opleveren
2 personen
79
Bedankbericht versturen
80
Foto- en videomateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Publieksstoelenaantal 180
Statafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 16
Garderoberekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 240
Koffiekopjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Messenaantal 220
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Muziekmengtafel
Actieve speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 5
DI-boxenaantal 4
Laptop voor beeldregieaantal 2
Gameconsolesaantal 4
Gamecontrollersaantal 12
HDMI-splittersaantal 4
HDMI-kabelsaantal 12
USB-sticksaantal 6
Verlengkabelsaantal 16
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Gaffer tapeaantal 12
Kabelbindersaantal 200
Laptoptafelsaantal 4
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 16
Batterijlampenaantal 12

Decoratie

Gamepostersaantal 20
Pixeldecoratieaantal 30
Aankondigingsbordenaantal 10
Pijlbordenaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Buffetwarmhoudersaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Waterkannenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Brandblussersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Registratie

Ticketcontroleapparatenaantal 3
Naamkaartjesaantal 220
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Geldkistaantal 2

Tips

Plan techniek niet pas op de concertdag. Leg per optreden de benodigde microfoons, DI-boxen, monitoren en aansluitingen vast en reserveer tijd voor een volledige soundcheck.
Maak één plattegrond voor publiek en techniek. Teken podium, stoelen, statafels, garderobe, afzetpalen en kabelroutes in; zo voorkom je dat verlengkabels door looproutes liggen.
Verzamel muziekbestanden en beeldcontent uiterlijk één week vooraf op een centrale laptop en USB-stick. Controleer bestandsnamen, formaten en de volgorde waarin de presentator ze nodig heeft.
Sluit de gastenlijst en dieetwensen enkele dagen vóór het concert. Print tickets, naambadges en bewegwijzering vóór de opbouw, zodat je op locatie niet nog moet zoeken naar een printer.
Plan tussen programmaonderdelen een concrete wisseltijd van minimaal 10 minuten. Gebruik die tijd voor het aanpassen van gameconsoles, HDMI-splitters, microfoonstatieven en publieksopstelling, niet voor ontbrekende voorbereidingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gameconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum, locatie, programma, publiekscapaciteit en technische haalbaarheid vast; daarna kun je artiesten, tickets en promotie regelen.
Welke techniek heb je nodig voor een gameconcert?: Reken per geluidsopstelling op een muziekmengtafel, actieve speakers, subwoofers, podiummonitoren en microfoons. Voor het game- en beelddeel heb je onder meer consoles, controllers, HDMI-splitters, HDMI-kabels en een laptop voor beeldregie nodig; test alles minstens 2 uur vóór aanvang.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een gameconcert?: Plan minimaal 4 uur opbouw en aansluitend minstens 1 uur voor soundcheck en beeldtest. Reserveer extra tijd als podiumdelen, publieksstoelen en meerdere gameconsoles tegelijk moeten worden geïnstalleerd.
Wanneer verstuur je uitnodigingen en start je de ticketverkoop?: Start de ticketverkoop zodra datum, locatie, programma en ticketprijs vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vóór het concert. Verstuur de praktische bezoekersinformatie uiterlijk 1 week vooraf, inclusief aanvangstijd, route en eventuele dieet- of toegankelijkheidsinformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.