Cómo organizar un concierto de videojuegos sin perder el control

Un concierto de videojuegos combina música en directo, proyecciones y una producción técnica que debe estar coordinada al minuto. Empieza fijando fecha, recinto, aforo y programa; después confirma artistas, técnicos, permisos y contratos antes de anunciar las entradas. La parte que más problemas causa suele ser la conexión entre consolas, dirección de vídeo, sonido y escenario. Reserva el equipo con antelación y prepara un plano de circulación, acreditaciones y un horario de trabajo que pueda consultar todo el equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Determinar el programa y los horarios de juego
3 personas
3
Confirmar artistas y técnicos
2 personas
4
Comprobar permisos y notificaciones
5
Comprobar seguros y contratos
6
Establecer la capacidad del público
2 personas
7
Definir el precio de la entrada y el canal de venta
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar la promoción
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Recopilar información de los artistas
13
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
14
Reservar el catering
15
Reservar equipo
2 personas
16
Reservar seguridad y controladores de tráfico
17
Crear el plano del recinto
2 personas
18
Definir la circulación del público
2 personas
19
Imprimir el plan de trabajo
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Comprobar entradas y lista de invitados
2 personas
22
Reunir archivos de música
2 personas
23
Recopilar contenido visual
2 personas
24
Preparar los textos de la presentación
2 personas
25
Imprimir la señalización
26
Comprobar las existencias y la compra
2 personas
27
Hacer la compra
3 personas
28
Recoger el equipo
3 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
31
Colocar las piezas del escenario
4 personas
32
Colocar las sillas para el público
4 personas
33
Colocar las mesas de recepción
2 personas
34
Conectar el equipo de sonido
3 personas
35
Conectar los micrófonos
2 personas
36
Colocar proyectores y pantallas
3 personas
37
Conectar las consolas de videojuegos
3 personas
38
Colgar la instalación de luces
3 personas
39
Asegurar correctamente los cables
3 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Montar el buffet de catering
3 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Montar la zona de artistas
2 personas
44
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
45
Probar las presentaciones de imágenes
3 personas
46
Probar escenas de luz
2 personas
47
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
48
Realizar briefing al personal
6 personas
49
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
50
Recibir al público
4 personas
51
Comprobar las entradas
3 personas
52
Repartir el programa
2 personas
53
Presentar la apertura
2 personas
54
Acompañar el primer bloque del concierto
4 personas
55
Servir el catering del descanso
4 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Coordinar el segundo bloque del concierto
4 personas
58
Operar las imágenes del juego
2 personas
59
Gestionar las preguntas del público
2 personas
60
Servir el catering de la noche
4 personas
61
Acompañar el tercer bloque del concierto
4 personas
62
Anunciar el número final
2 personas
63
Coordinar el número de salida
4 personas
64
Guiar al público hacia la salida
4 personas
65
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

66
Apagar el equipo
3 personas
67
Guardar el catering en un lugar seguro
2 personas
68
Desmontar sillas y mesas
4 personas
69
Desmontar el escenario y el equipo técnico
4 personas
70
Retirar la decoración
3 personas
71
Clasificar residuos
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Limpiar los baños
2 personas
75
Devolver el equipo
3 personas
76
Guardar el stock sobrante
2 personas
77
Registrar objetos perdidos
78
Entregar la ubicación
2 personas
79
Enviar mensaje de agradecimiento
80
Archivar el material fotográfico y de vídeo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Asientos para el públicocant. 180
Mesas altascant. 12
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 16
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 240
Tazas de cafécant. 80
Cucharillas de cafécant. 80
Platoscant. 220
Tenedorescant. 220
Cuchilloscant. 220
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Mesa de mezclas de música
Altavoces activoscant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 5
Cajas DIcant. 4
Portátil para la dirección de vídeocant. 2
Consolas de videojuegoscant. 4
Mandos de juegocant. 12
Divisores HDMIcant. 4
Cables HDMIcant. 12
Memorias USBcant. 6
Cables alargadorescant. 16
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Cinta gaffercant. 12
Bridascant. 200
Mesas para portátilescant. 4
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 16
Lámparas de bateríacant. 12

Decoración

Pósters del juegocant. 20
Decoración pixeladacant. 30
Carteles informativoscant. 10
Carteles direccionalescant. 12

Catering

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Calentadores de buffetcant. 4
Bandejas de servircant. 16
Jarras de aguacant. 12
Abrebotellascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Compras

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 24
Escobillas de bañocant. 4
Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Extintorescant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Registro

Dispositivos de control de entradascant. 3
Tarjetas de nombrecant. 220
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Caja registradoracant. 2

Consejos

Cierra primero el programa y los horarios de juego. Para cada bloque, anota duración, cambio de consola, prueba técnica y responsable; deja al menos 15 minutos entre actuaciones para resolver conexiones o recolocar equipos.
Pide a cada artista y técnico sus necesidades por escrito antes de reservar el equipo. Confirma entradas de audio, monitores, micrófonos, cajas DI, conexiones HDMI y la longitud necesaria de los cables alargadores.
No publiques el aforo ni la venta de entradas hasta comprobar permisos, seguros y capacidad real del recinto. Cuenta también el espacio que ocupan el escenario, los asientos, las mesas y los pasillos de evacuación.
Haz una prueba completa con las consolas, mandos, divisores HDMI, portátil de vídeo y archivos de música como mínimo el día anterior. Guarda una copia de los contenidos en dos memorias USB y etiqueta cada cable y dispositivo.
Prepara la operación del público con un plano sencillo: entrada, acreditaciones, guardarropa, asientos, zonas de pie y salidas. Imprime el plan de trabajo y la señalización, y entrega las acreditaciones antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de videojuegos?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, seguros, contratos, artistas, técnicos y alquileres de equipo pueden tardar varias semanas; deja la última semana para confirmar horarios y hacer pruebas.
¿Qué equipo técnico hace falta para un concierto de videojuegos?: Como base necesitas consolas y mandos, divisores y cables HDMI, un portátil para la dirección de vídeo, mesa de mezclas, altavoces activos, subwoofers, monitores de escenario, micrófonos y cajas DI. Haz una lista de entradas y salidas por consola al menos 7 días antes.
¿Cuánto tiempo debe durar una prueba técnica?: Reserva entre 3 y 4 horas si hay varias consolas, sonido y contenido visual. Comprueba cada cambio de juego, las señales HDMI, los archivos de música, los micrófonos y el retorno de los monitores, no solo el primer bloque del programa.
¿Cuándo hay que cerrar las preferencias dietéticas y el catering?: Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y envía el recuento al catering entre 7 y 10 días antes. Añade algunas raciones de margen y separa claramente las bandejas para evitar errores durante el servicio.

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