So organisierst du eine Freiwilligenschulung
Bei einer Freiwilligenschulung müssen Anmeldung, Trainingsprogramm und Raumplanung früh zusammenpassen. Beginne mit Termin, Zielgruppe und Ablauf, bevor du Catering oder Technik festlegst. Zwei bis drei Wochen vorher sollten die Einladungen verschickt sein; danach pflegst du Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Empfang, getestete Präsentationstechnik und griffbereite Unterlagen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Erinnerung senden
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Teilnehmerliste aktualisieren
- 6
Trainingsprogramm abschließen
2 Personen
- 7
Präsentation vorbereiten
- 8
Arbeitsformen bereitstellen
2 Personen
- 9
Trainingsraum reservieren
- 10
Catering bestellen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 14
Handouts drucken
- 15
Namensschilder erstellen
- 16
Technik testen
2 Personen
Event
- 17
Raum öffnen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 20
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 21
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 22
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
- 23
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 24
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 25
Namensschilder verteilen
- 26
Willkommenspräsentation halten
- 27
Trainingsblock begleiten
2 Personen
- 28
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
- 30
Trainingsblock begleiten
2 Personen
- 31
Abendbuffet servieren
3 Personen
- 32
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 33
Geschirr abräumen
2 Personen
- 34
Praxisübungen begleiten
3 Personen
- 35
Fragen und Termine sammeln
- 36
Abschluss präsentieren
- 37
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 39
Abfall trennen
2 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Raum reinigen
3 Personen
- 42
Technik abkoppeln
2 Personen
- 43
Inventar prüfen
2 Personen
- 44
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 45
Präsentationsmaterial archivieren
- 46
Anwesenheitsliste speichern
- 47
Teilnehmerinformationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 35
- TischdeckenAnz. 6
- Registrierungstisch
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbarer Lautsprecher
- Präsentationsklicker
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KochwasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 35
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 35
- WegweiserAnz. 6
- TischnummernAnz. 6
Training
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 2
- Whiteboard
- Whiteboard-RadiererAnz. 2
- ÜbungsmaterialienAnz. 6
Catering
- BuffetbehälterAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 2
- KaffeemilchkännchenAnz. 2
- ZuckerschälchenAnz. 2
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen zwei bis drei Wochen vorher und sende fünf bis sieben Tage vor dem Termin eine Erinnerung. So kannst du Teilnehmerliste, Namensschilder und Verpflegung rechtzeitig anpassen.
- Schließe das Trainingsprogramm spätestens eine Woche vorher ab. Plane für jede Einheit eine konkrete Arbeitsform und stelle Flipchart, Whiteboard oder Handouts passend dazu bereit.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Präsentationsklicker am Vortag. Lege außerdem Verlängerungskabel bereit und prüfe, ob alle Anschlüsse tatsächlich funktionieren.
- Bestelle das Catering erst nach dem Anmeldeschluss und gleiche die Menge mit der aktuellen Teilnehmerliste ab. Erfasse Ernährungswünsche nicht nur in der Anmeldung, sondern übertrage sie sichtbar an die zuständige Person.
- Richte den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder und Wegweiser auf, baue Kaffee und Tee auf und erfasse die Anwesenheit direkt beim Eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Freiwilligenschulung planen?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Termin mit Termin, Trainingsziel und Raumreservierung. Die Einladungen sollten zwei bis drei Wochen vorher verschickt werden.
- Wann verschickt man die Einladung zur Freiwilligenschulung?
- Verschicke die Einladung etwa zwei bis drei Wochen vor der Schulung. Eine Erinnerung fünf bis sieben Tage vorher gibt dir genug Zeit, fehlende Anmeldungen und Ernährungswünsche nachzufassen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Freiwilligenschulung?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Technik und Verpflegung ein. Wenn Beamer oder Lautsprecher erstmals im Raum genutzt werden, solltest du zusätzlich am Vortag testen.
- Wann sollte man das Catering für eine Freiwilligenschulung bestellen?
- Bestelle das Catering nach dem Anmeldeschluss, meist fünf bis sieben Tage vor der Schulung. Prüfe direkt davor die Teilnehmerzahl und alle erfassten Ernährungswünsche.
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