Freiwilligenmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum, Programm und Location mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei früh, ob Genehmigungen nötig sind und welche Vorgaben für Aufbau, Lautstärke oder Verpflegung gelten.
• Öffne das Anmeldeformular erst, wenn du die wichtigsten Angaben kennst: Standgröße, benötigte Tische, Strombedarf und Ernährungswünsche. Aktualisiere die Teilnehmerliste danach mindestens einmal pro Woche.
• Bestätige die Standbetreiber 10 bis 14 Tage vor dem Markt und erstelle anschließend die Standaufteilung. Plane dabei Laufwege, Informationsstand, Kleiderständer sowie Plätze für Laptops und Verlängerungskabel ein.
• Gib dem Moderator spätestens 7 Tage vorher das endgültige Programm. Teste Mikrofon, tragbare Lautsprecher, Beamer und Projektionsleinwand nicht erst am Veranstaltungstag, sondern bei einem vollständigen Probelauf.
• Teile die freiwilligen Helfer in Schichten von etwa 2 bis 3 Stunden ein. Drucke Kontaktliste, Namensschilder und Ausstellerpakete mindestens 2 Tage vorher und sende Route- sowie Parkinformationen zusammen mit der letzten Bestätigung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Freiwilligenmarkt organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Genehmigungen, teilnehmende Organisationen, Catering und Technik noch ohne Zeitdruck koordinieren.

Wann sollte das Anmeldeformular für Organisationen geöffnet werden?

Öffne die Anmeldung, sobald Datum, Programmrahmen, Location und Standbedingungen feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vorher. Setze eine Anmeldefrist etwa 3 Wochen vor dem Markt, damit Standaufteilung und Teilnehmerliste rechtzeitig fertig werden.

Wie viele Helfer braucht ein Freiwilligenmarkt?

Plane pro Schicht mindestens eine Person für Empfang und Namensschilder, eine für Technik und Aufbau sowie eine Ansprechperson für die Aussteller ein. Bei vielen Ständen oder mehreren Programmpunkten sind 4 bis 6 Helfer pro Schicht realistischer.

Wann müssen Technik und Catering für den Freiwilligenmarkt bestellt werden?

Reserviere Technik, Tische, Stühle und Catering spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Die genaue Getränke- und Snackmenge solltest du nach Ablauf der Anmeldung, etwa 10 bis 14 Tage vorher, festlegen.

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