Fachmesse: Einkaufsliste für Ausstattung und Catering
Für eine Fachmesse brauchen Sie mehr als Standwände und Prospekte. Planen Sie Registrierung, Ausstellerbereiche, Vorträge, Stromversorgung und Catering gemeinsam, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Die passende Menge hängt vor allem von der Zahl der Aussteller, Besucher und Programmpunkte ab. Bestellen Sie Mietmobiliar und Technik spätestens vier bis sechs Wochen vorher; Verbrauchsmaterial und Catering lassen sich später genauer anpassen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StandwändeAnz. 20
- StehtischeAnz. 20
- BesuchertischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 12
- RegistrierungsthekeAnz. 2
- Bühne
- Rednertisch
- AbfallbehälterAnz. 12
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- BildschirmeAnz. 4
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- PowerbanksAnz. 4
- WiFi-HotspotAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- KabelkanäleAnz. 20
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 160
- WeingläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 160
- BestecksetsAnz. 160
- ServiertablettsAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 12
- SchälchenAnz. 24
- KorkenzieherAnz. 4
Dekoration
- FirmenflaggenAnz. 10
- PflanzenAnz. 12
- TischläuferAnz. 20
- Dekorative PaneeleAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichtsetsAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 24
- HandfegerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- SpenderAnz. 8
Registrierung
- NamensschildhalterAnz. 350
- LanyardsAnz. 350
- RegistrierungsmappenAnz. 4
- StiftesetsAnz. 12
- KlemmbrettmappenAnz. 6
Präsentation
- FlipchartsAnz. 3
- FlipchartständerAnz. 3
- WhiteboardsAnz. 2
- Whiteboard-MarkerAnz. 12
- NadelbretterAnz. 4
- PfeiltafelnAnz. 12
- InfotafelnAnz. 20
Sicherheit
- AbsperrpfostenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
Werkzeug
- WerkzeugkistenAnz. 2
- KabelbinderAnz. 200
- Gaffer TapeAnz. 8
- MessschieberAnz. 2
- Scheren-SetsAnz. 6
- RollmaßeAnz. 3
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 8 Kilogramm
- Teebeutel - 500 stuks
- Schwarzer Tee - 150 Beutel
- Grüner Tee - 100 zakjes
- Kräutertee - 100 Beutel
- Koffeinfreier Kaffee - 1 kilogram
- Zucker - 3 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 500 Stück
- Halbfette Milch - 20 Liter
- Hafermilch - 10 Liter
- Zitrone - 3 Kilogramm
- Stilles Mineralwasser - 120 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 80 Flaschen
- Cola - 30 Liter
- Cola Zero - 30 Liter
- Sinas - 20 Liter
- Tonic - 12 liter
- Ginger Beer - 12 Liter
- Apfelsaft - 15 Liter
- Orangensaft - 15 Liter
- Bitter Lemon - 10 Liter
- Bier - 240 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 80 Flaschen
- Weißwein - 30 Flaschen
- Rotwein - 15 Flaschen
- Rosé - 15 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Brötchen - 350 stuks
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Mini-Wraps - 180 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 6 kilogram
- Alter Käse - 3 kilogram
- Kochschinken - 4 Kilogramm
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 3 kilogram
- Roastbeef - 2 Kilogramm
- Hummus - 4 Kilogramm
- Avocadoaufstrich - 2 Kilogramm
- Eiersalat - 2 Kilogramm
- Gurke - 4 Kilogramm
- Tomaten - 5 Kilogramm
- Rucola - 2 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Trauben - 6 kilogram
- Äpfel - 8 Kilogramm
- Bananen - 6 Kilogramm
- Mandarinen - 6 Kilogramm
- Müsliriegel - 250 Stück
- Naturchips - 12 Tüten
- Paprikachips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salzstangen - 8 Tüten
- Gemischte Nüsse - 5 Kilogramm
- Frischkäse mit Kräutern - 2 Kilogramm
- Kroketten - 600 Stück
- Vegetarische Bitterballen - 200 Stück
- Miniquiches - 300 Stück
- Gemüsespieße - 200 Stück
- Satésauce - 3 Liter
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Chilisauce - 1 Liter
- Salz - 1 Kilogramm
- Pfeffer - 500 Gramm
- Olivenöl - 2 Liter
- Servietten - 1500 Stück
- Pappbecher - 1000 Stück
- Rührstäbchen - 1000 Stück
- Cocktailspieße - 1000 Stück
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 3 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Flüssigseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 8 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Diätetiketten - 300 Stück
Tipps
- Planen Sie pro Aussteller einen klar abgegrenzten Stand und bestellen Sie einige zusätzliche Standwände für Eingänge, Sponsorenflächen oder kurzfristige Änderungen. Die Standaufteilung sollte vor der Bestellung von Mobiliar und Stromzubehör feststehen.
- Rechnen Sie bei einer ganztägigen Fachmesse pro 100 erwarteten Besuchern mit mindestens 2 Registrierungslaptops, 2 Bildschirmen und einem Ersatzgerät. Für die Registrierung gehören außerdem alphabetisch sortierte Namensschilder und ein eigener Registrierungstresen an den Eingang.
- Für Vorträge benötigen Sie mindestens ein Funkmikrofon für die Moderation, ein weiteres für Referenten, Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Projektionsleinwand. Testen Sie die komplette Präsentationstechnik spätestens am Vortag mit den tatsächlichen Laptops.
- Planen Sie Stehtische und Besuchertische getrennt: Stehtische passen in Networking- und Cateringbereiche, während Besuchertische für Gespräche an den Ständen dienen. Bestellen Sie zusätzlich Stühle und bei längeren Vorträgen ausreichend Sitzplätze für den größten Programmpunkt.
- Bestellen Sie Trinkgläser, Kaffeetassen, Teller und Besteck nicht exakt nach der Besucherzahl, sondern mit mindestens 15 Prozent Reserve. Bei mehreren Kaffeepausen brauchen Sie außerdem ausreichend Serviertabletts, Kaffeemaschinen und Abfallbehälter an den jeweiligen Ausgabestellen.
Häufige Fragen
- Was braucht man für eine Fachmesse?
- Sie benötigen Standwände, Tische, Stühle, eine Registrierungstheke, Namensschilder, Laptops, Bildschirme sowie Präsentations- und Tontechnik. Für Catering gehören Kaffeemaschinen, Gläser, Tassen, Teller, Besteck und Abfallbehälter auf die Einkaufsliste.
- Wie viel Technik brauche ich für eine Fachmesse mit 100 Besuchern?
- Planen Sie mindestens 2 Laptops für die Registrierung, 2 Bildschirme und ein Ersatzgerät ein. Für Vorträge kommen ein Beamer, eine Leinwand, mindestens 2 Funkmikrofone, Lautsprecher, ein Mischpult und genügend Verlängerungskabel hinzu.
- Wie viele Stühle braucht eine Fachmesse?
- Bestellen Sie für den größten Vortrag so viele Stühle, wie gleichzeitig Besucher erwartet werden, plus etwa 10 Prozent Reserve. Für Aussteller- und Gesprächsbereiche planen Sie zusätzlich Stühle oder Barhocker je nach Standkonzept ein.
- Wann sollte man die Ausstattung für eine Fachmesse bestellen?
- Mietmobiliar, Bühne und Technik sollten Sie 4 bis 6 Wochen vor dem Termin reservieren. Cateringmengen und Geschirr lassen sich nach Anmeldeschluss, idealerweise 7 bis 10 Tage vorher, verbindlich prüfen.
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