Eine Fachmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Fachmesse müssen Aussteller, Besucher, Programm und Logistik früh zusammenpassen. Beginne mit Zielgruppe, Messetermin und Ausstellerangebot, bevor du Einladungen verschickst oder die Standaufteilung planst. Rechne rückwärts vom Veranstaltungstag und setze verbindliche Fristen für Anmeldungen, Informationen und Technik. Besonders am Messetag entscheidet ein klarer Aufbauplan: Registrierung, Stände, Bühne, Catering und Beschilderung müssen vor dem Einlass geprüft sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Aussteller werben
2 Personen
3
Besucherzielgruppe bestimmen
2 Personen
4
Ausstellerpaket zusammenstellen
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Werbebeiträge veröffentlichen
8
Ausstelleranmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Ausstellerinformationen sammeln
2 Personen
12
Standaufteilung erstellen
2 Personen
13
Programm zusammenstellen
2 Personen
14
Referenten bestätigen
15
Lieferanten reservieren
16
Cateringmengen festlegen
2 Personen
17
Badges vorbereiten
2 Personen
18
Ausstellerbriefing versenden
19
Besucher-Erinnerung versenden
20
Namensschilder alphabetisch sortieren
2 Personen
21
Cateringbestellung prüfen
22
Werbematerial sammeln
2 Personen
23
Technik testen
2 Personen
24
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
27
Messefläche markieren
3 Personen
28
Standwände aufstellen
4 Personen
29
Stehtische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
32
Aussteller empfangen
3 Personen
33
Aussteller beim Aufbau unterstützen
4 Personen
34
Bühne und Sprecherbereich einrichten
3 Personen
35
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Dekoration anbringen
2 Personen
38
Catering bereitstellen
3 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
41
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
42
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
43
Teambriefing durchführen
6 Personen

Event

44
Eingangstheke besetzen
3 Personen
45
Besucher registrieren
3 Personen
46
Namensschilder ausgeben
2 Personen
47
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
48
Eröffnung ankündigen
49
Redner betreuen
2 Personen
50
Präsentationen unterstützen
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Kaffeeausgabe auffüllen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Standfragen beantworten
2 Personen
57
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
58
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
59
Letzte Besucher verabschieden
2 Personen
60
Aussteller abmelden
2 Personen

Nachbereitung

61
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
62
Catering aufräumen
3 Personen
63
Geschirr sammeln
2 Personen
64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Standmaterial demontieren
4 Personen
66
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
67
Dekoration entfernen
2 Personen
68
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
69
Location reinigen
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
2 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Beschädigte Materialien separat ablegen
73
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
74
Fundgegenstände registrieren
75
Dankeschön an Besucher senden
76
Dankeschön an Aussteller verschicken
77
Präsentationsmaterial archivieren
78
Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StandwändeAnz. 20
StehtischeAnz. 20
BesuchertischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
RegistrierungsthekeAnz. 2
Bühne
Rednertisch
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
BildschirmeAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
PowerbanksAnz. 4
WiFi-HotspotAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
KabelkanäleAnz. 20

Geschirr

TrinkgläserAnz. 160
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
SchälchenAnz. 24
KorkenzieherAnz. 4

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 10
PflanzenAnz. 12
TischläuferAnz. 20
Dekorative PaneeleAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichtsetsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 24
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
SpenderAnz. 8

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 350
LanyardsAnz. 350
RegistrierungsmappenAnz. 4
StiftesetsAnz. 12
KlemmbrettmappenAnz. 6

Präsentation

FlipchartsAnz. 3
FlipchartständerAnz. 3
WhiteboardsAnz. 2
Whiteboard-MarkerAnz. 12
NadelbretterAnz. 4
PfeiltafelnAnz. 12
InfotafelnAnz. 20

Sicherheit

AbsperrpfostenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Werkzeug

WerkzeugkistenAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8
MessschieberAnz. 2
Scheren-SetsAnz. 6
RollmaßeAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller ansprichst. Plane zusätzlich mindestens 30 bis 60 Minuten für Aufbau, Techniktest und die Öffnung der Location ein.
Definiere eine feste Anmeldefrist für Aussteller und Besucher. Fordere bei Ausstellern Standbedarf, Ansprechpartner, Logo, Strombedarf und Ernährungswünsche spätestens 10 bis 14 Tage vor der Messe an.
Erstelle die Standaufteilung erst, wenn die wichtigsten Aussteller bestätigt sind. Lass zwischen Standwänden, Registrierungstheke und Besuchertischen ausreichend Laufwege und markiere Stromanschlüsse im Plan.
Teste Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Präsentationsklicker und WLAN spätestens am Vortag. Lege Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Powerbanks an einem festen Technikpunkt bereit.
Sortiere Namensschilder alphabetisch und packe Badges, Werbematerial und Ausstellerinformationen in getrennte, beschriftete Kisten. Prüfe die Cateringbestellung am Vortag und stelle Gläser, Tassen, Teller und Besteck vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie lange braucht man, um eine Fachmesse zu organisieren?: Für eine kleine Fachmesse solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen einplanen. Größere Veranstaltungen mit vielen Ausstellern, Referenten und Technik benötigen eher 4 bis 6 Monate Vorlauf.
Wann sollte man Aussteller für eine Fachmesse anschreiben?: Beginne mindestens 10 bis 12 Wochen vor dem Messetermin mit der Ausstellerwerbung. Setze die Anmeldefrist etwa 4 Wochen vor der Messe, damit Standaufteilung, Ausstellerbriefing und Beschilderung rechtzeitig fertig werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fachmesse?: Plane für Standwände, Mobiliar, Registrierung, Bühne und Technik mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Bei vielen Ständen oder einer aufwendigen Präsentation sind 6 Stunden oder ein Aufbau am Vortag realistischer.
Wann verschickt man die Besucher-Erinnerung?: Sende die erste Einladung 3 bis 4 Wochen vor der Fachmesse. Eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Termin sollte Uhrzeiten, Veranstaltungsort, Registrierung und gegebenenfalls Park- oder Anreisehinweise enthalten.

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