Wie organisiert man eine Designmesse?

Eine Designmesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Termin, Öffnungszeiten und Zielgruppe fest, danach baust du die Ausstellerliste und Anmeldung auf. Sobald die Zusagen vorliegen, planst du Standflächen, Programm, Besucherführung und Technik. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Drucksachen, Namensschilder, Catering und die Helferbriefing. Dieser Ablauf zeigt dir, welche Entscheidungen früh fallen müssen und was am Veranstaltungstag oft fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerprofil festlegen
2 Personen
3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
8
Pressemitteilung versenden
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Ausstellerinformationen sammeln
2 Personen
12
Standaufteilung erstellen
2 Personen
13
Ausstellerplätze bestätigen
14
Programm und Zeiten erstellen
2 Personen
15
Moderatoren und Vorführungen planen
2 Personen
16
Catering reservieren
17
Getränke und Snacks einkaufen
2 Personen
18
Druckdateien prüfen
2 Personen
19
Lageplan und Wegweiser drucken
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Ausstellerleitfaden versenden
22
Besucherliste exportieren
23
Volunteer-Briefing vorbereiten
24
Bestand prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Drucksachen und Materialien zusammenstellen
2 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
29
Standplätze markieren
2 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Ausstellerstände aufbauen
6 Personen
32
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
33
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
34
Licht und Präsentationen testen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen

Event

40
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
41
Besucher begrüßen
2 Personen
42
Namensschilder ausgeben
2 Personen
43
Aussteller unterstützen
2 Personen
44
Programm ankündigen
45
Präsentationen betreuen
2 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
49
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
50
Mülleimer leeren
2 Personen
51
Toiletten kontrollieren
52
Fotomomente festhalten
53
Rundgang durch die Aussteller begleiten
2 Personen
54
Letzten Programmpunkt ankündigen
55
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

56
Aussteller den Abbau durchführen lassen
6 Personen
57
Catering aufräumen
3 Personen
58
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
59
Dekoration entfernen
3 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Abfall sammeln
3 Personen
62
Location reinigen
4 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Materialien inventarisieren
2 Personen
65
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
66
Nicht verwendetes Catering aufräumen
2 Personen
67
Fundsachen sammeln
68
Fotos und Dateien speichern
69
Dankesnachricht an Aussteller senden
70
Dankesnachricht an Besucher senden
71
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 30
BistrotischeAnz. 12
StühleAnz. 80
HockerAnz. 24
Registrierungstheke
Präsentationstisch
KleiderständerAnz. 8
StehtischeAnz. 10
AbfallbehälterAnz. 12
TischdeckensetsAnz. 30

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationsklicker
LautsprecherAnz. 2
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadestationenAnz. 3
Etikettendrucker
KabeltrommelnAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierbretterAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
SchälchenAnz. 24
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 6
PflanzenAnz. 18
VasenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 30
Fotowand
WegweiserAnz. 12
StandnummernschilderAnz. 30
NamensschilderAnz. 80
ArmbänderAnz. 400
KlebestreifenAnz. 6
KabelbinderAnz. 200

Catering

Einkäufe

Reinigung

WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllcontainerAnz. 6
PapierhandtücherAnz. 12

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 400
AusstellerbadgesAnz. 100
BadgehalterAnz. 500
LanyardsAnz. 500
AnmeldelistenAnz. 8
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
Armbänder für PersonalAnz. 40

Kommunikation

AusstellerhandbücherAnz. 40
ProgrammflyerAnz. 500
PläneAnz. 500
AusstellerlistenAnz. 400
FeedbackkartenAnz. 350
Stifte für FeedbackAnz. 30
KlebebandAnz. 12
SchreibmappenAnz. 6

Werkzeug

SchraubendrehersetsAnz. 3
HämmerAnz. 3
MessbänderAnz. 4
ScherenAnz. 12
CuttermesserAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 12

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
WarnschilderAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6
WarnwestenAnz. 8

Transport

TransportwagenAnz. 4
RollcontainerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
SchutzdeckenAnz. 12
SpanngurteAnz. 8

Tipps

Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller einlädst. Plane für die Ausstellerakquise mindestens 6 bis 8 Wochen und halte eine Nachrückerliste bereit, falls kurzfristig jemand absagt.
Öffne die Besucheranmeldung erst, wenn Teilnehmerprofil, Programm und Ernährungswünsche abgefragt werden können. Exportiere die Besucherlisten spätestens 2 Tage vor der Messe und drucke Namensbadges mit Reserveexemplaren.
Bestätige Standflächen nicht nur per E-Mail, sondern sende einen Ausstellerleitfaden mit Aufbauzeit, Standmaßen, Stromanschlüssen und Ansprechperson. Eine Standaufteilung mit nummerierten Plätzen verhindert lange Suchwege am Morgen.
Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofon und Präsentationsklicker spätestens am Vortag. Rechne pro Technikstation mit mindestens einem Verlängerungskabel und einer Steckdosenleiste; Kabel sollten mit Kabelhaspeln sicher geführt werden.
Bestelle Catering und Getränke nach der Anmeldefrist und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche. Stelle für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person bereit und prüfe am Vortag Tassen, Wassergläser, Weingläser, Teller und Abfallbehälter.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Designmesse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In den ersten 2 Wochen legst du Zielgruppe, Öffnungszeiten und Ausstellerprofil fest; danach folgen Einladungen, Anmeldung und Promotion.
Wann sollte die Ausstellerliste für eine Designmesse fertig sein?: Eine vorläufige Liste sollte 6 Wochen vor der Messe stehen, die Standplätze spätestens 3 Wochen vorher bestätigt sein. Plane zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve für Absagen oder Änderungen ein.
Wann verschickt man die Besucher-Einladungen?: Versende die erste Einladung 4 bis 6 Wochen vor der Messe und erinnere angemeldete Besucher 3 bis 5 Tage vorher. So kannst du Catering, Namensbadges und Sitzplätze anhand der aktuellen Anmeldungen planen.
Was muss man am Tag vor einer Designmesse kontrollieren?: Prüfe am Vortag Raumaufteilung, Routebordjes, Technik, Beleuchtung, Getränke, Geschirr und Namensbadges. Lege außerdem die Besucherlisten, den Ausstellerleitfaden und das Helferbriefing an der Registrierung bereit.

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