Fahrradexpo organisieren: Checkliste für die Planung

Eine Fahrradexpo braucht mehr als Aussteller und Fahrräder: Standflächen, Testfahrten, Technik, Anmeldung und Besucherführung müssen ineinandergreifen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Ort und Ausstellerkontakten. Danach folgen Genehmigungen, Einladungen, Anmeldeformular und Programm. In den letzten Tagen zählen ein gedruckter Lageplan, vorbereitete Namensschilder, getestete Technik und ein klarer Aufbauplan. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Organisation.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Aussteller kontaktieren
2 Personen
Aussteller erfassen
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Posts veröffentlichen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerinformationen versenden
Parkinformationen teilen
Programm finalisieren
2 Personen
Lageplan drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Informationsmaterial zusammenstellen
2 Personen
Fahrradliste prüfen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlwaren lagern
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standwände aufstellen
3 Personen
Messestände markieren
2 Personen
Fahrräder sicher aufstellen
4 Personen
Thekenflyer bereitlegen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Aussteller empfangen
2 Personen
Programm vorstellen
Fahrradpräsentationen begleiten
2 Personen
Probefahrten begleiten
3 Personen
Technische Fragen beantworten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Bestand prüfen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Türen schließen
3 Personen

Nachbereitung

Fahrräder kontrollieren
3 Personen
Aussteller auschecken
2 Personen
Fahrräder abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Gefundene Gegenstände sortieren
Restbestand einlagern
2 Personen
Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 60
StandwändeAnz. 12
FahrradständerAnz. 30
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
Drucker
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
FahrradpumpenAnz. 4
MultitoolsAnz. 4
FahrradständerAnz. 12
AkkuladegeräteAnz. 4
BeleuchtungstaschenAnz. 2

Sportmaterial

TestfahrtenAnz. 8
FahrradhelmeAnz. 12
WarnwestenAnz. 12
FahrradschlösserAnz. 12
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
ReparaturständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
TablettsAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
FahrradposterAnz. 12
StandbannerAnz. 10
TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Registrierung

Registrierungstisch
NamensschildhalterAnz. 150
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 200
EingangsschaleAnz. 2

Kommunikation

A4-InfotafelnAnz. 20
AufstellerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
PläneAnz. 200
ProgrammhefteAnz. 200
AusstellerbadgesAnz. 50
Walkie-TalkiesAnz. 6
PowerbanksAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
NitrilhandschuheAnz. 4

Werkzeug

GewebeklebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
Scheren-SetsAnz. 6
RollmaßeAnz. 3
HammerAnz. 2
SteckschlüsselsätzeAnz. 2
KabelbinderAnz. 100

Tipps

Lege Standaufteilung und Fahrradständer fest, bevor du Ausstellerinformationen verschickst. So erhalten alle frühzeitig Angaben zu Standgröße, Anlieferung und benötigtem Platz.
Öffne das Anmeldeformular nicht erst mit der Einladung, sondern plane mindestens 2 bis 3 Wochen für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und Nachfragen ein.
Prüfe Genehmigungen und Reservierungen frühzeitig; spätestens 4 Wochen vor der Expo sollten Ort, Parkinformationen und alle notwendigen Freigaben geklärt sein.
Teste Laptop, Tablets, Drucker, Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und Ladestationen spätestens am Vortag gemeinsam am Veranstaltungsort.
Bringe Materialien, Kühlboxen, Infomaterial, Absperrband und Reparaturausrüstung gebündelt zum Aufbau. Plane dafür mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein und inspiziere die Location noch einmal vollständig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fahrradexpo organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Ausstellerkontakten. Genehmigungen, Standaufteilung und Reservierungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geprüft sein.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Fahrradexpo öffnen?: Öffne es zusammen mit dem Versand der Einladungen, mindestens 2 bis 3 Wochen vor der Expo. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten und Ernährungswünsche an das Catering weiterzugeben.
Wann sollte man die Technik für eine Fahrradexpo testen?: Teste Laptop, Tablets, Drucker, Lautsprecher, Mikrofon und Ladestationen spätestens am Vortag. Ein kurzer Funktionstest direkt vor dem Einlass dauert zusätzlich etwa 30 Minuten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fahrradexpo?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Zelte, Standwände, Tische, Fahrradständer, Beschilderung und Testfahrten ein. Eine abschließende Inspektion der Location sollte etwa 30 Minuten vor dem Einlass stattfinden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.