Einkaufsliste für eine Fahrradexpo

Für eine Fahrradexpo brauchst du mehr als Fahrräder und Messestände. Plane Mobiliar für Aussteller, sichere Bereiche für Testfahrten, Technik für Anmeldung und Informationen sowie Material für Reparaturen und Beschilderung ein. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Verlängerungskabel, Ladegeräte, Fahrradständer und gekühlte Getränke. Mit dieser Einkaufsliste prüfst du rechtzeitig, was gekauft, geliehen, bedruckt oder zum Veranstaltungsort gebracht werden muss.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 60
StandwändeAnz. 12
FahrradständerAnz. 30
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
Drucker
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
FahrradpumpenAnz. 4
MultitoolsAnz. 4
FahrradständerAnz. 12
AkkuladegeräteAnz. 4
BeleuchtungstaschenAnz. 2

Sportmaterial

TestfahrtenAnz. 8
FahrradhelmeAnz. 12
WarnwestenAnz. 12
FahrradschlösserAnz. 12
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
ReparaturständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
TablettsAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
FahrradposterAnz. 12
StandbannerAnz. 10
TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Tee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Bier - 6 Kisten
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Prosecco - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Zitronen - 2 kilogram
- Gurken - 6 Stück
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 5 Kilogramm
- Bananen - 4 Kilogramm
- Mini-Karotten - 3 kilogram
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 3 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Tzatziki - 1 Kilogramm
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Reifer Käse - 2 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilogramm
- Hummus-Aufstrich - 2 kilogram
- Butter - 1 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 2 Gläser
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Vegane Aufstriche - 2 Kilogramm
- Miniwraps - 100 Stück
- Kräuterfrischkäse - 1 Kilogramm
- Kräuter - 4 Gläser
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Döschen
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Gefrierbeutel - 2 Kartons
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen

Registrierung

Registrierungstisch
NamensschildhalterAnz. 150
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 200
EingangsschaleAnz. 2

Kommunikation

A4-InfotafelnAnz. 20
AufstellerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
PläneAnz. 200
ProgrammhefteAnz. 200
AusstellerbadgesAnz. 50
Walkie-TalkiesAnz. 6
PowerbanksAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
NitrilhandschuheAnz. 4

Werkzeug

GewebeklebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
Scheren-SetsAnz. 6
RollmaßeAnz. 3
HammerAnz. 2
SteckschlüsselsätzeAnz. 2
KabelbinderAnz. 100

Tipps

Plane pro Aussteller einen klar abgegrenzten Standbereich und rechne zusätzlich mit Reservefläche für Standwände, Aufbewahrungsboxen und Fahrräder. Fahrradständer solltest du nicht erst am Aufbautag organisieren, weil ihre Anzahl direkt von der Standaufteilung abhängt.
Für Testfahrten brauchst du neben Fahrrädern auch Fahrradhelme, Warnwesten, Fahrradschlösser, Kegel und Absperrband. Lege pro Testfahrt mindestens einen Helm in passender Größe bereit und trenne die Strecke sichtbar vom Publikumsbereich.
Prüfe die Technik spätestens am Vortag: Laptop, Tablets, Drucker, mobile Lautsprecher, Mikrofon, Ladestationen und alle Verlängerungskabel. Teste dabei nicht nur Strom und Ton, sondern auch Anmeldung, Ausdrucke und geladene Akkus.
Stelle für spontane Reparaturen Reparaturständer, Fahrradpumpen und Multitools an einem gut erreichbaren Punkt bereit. Akkuladegeräte und Beleuchtungstaschen werden leicht vergessen, obwohl Aussteller sie für Vorführungen und Nachladen benötigen.
Bestelle Getränke und Catering erst nach Prüfung der Anmeldungen und Ernährungswünsche, lagere Kühlwaren rechtzeitig in Kühlboxen und bringe wiederverwendbare Gläser mit. Plane den Transport aller Materialien in einer separaten Fahrt ein, damit Möbel und empfindliche Technik nicht zurückbleiben.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Fahrradexpo?: Zur Grundausstattung gehören Partyzelte, Klapptische, Stehtische, Klappstühle, Standwände und Fahrradständer. Für Anmeldung und Information brauchst du außerdem Laptop, Tablets, Drucker, Namensschilder, Lageplan und Informationsmaterial.
Wie viele Fahrradhelme brauche ich für eine Fahrradexpo?: Plane mindestens einen Helm pro gleichzeitig geplanter Testfahrt ein und ergänze mehrere Größen. Bei wechselnden Testfahrten sollte der Bestand groß genug sein, damit niemand auf die Rückgabe eines Helms warten muss.
Wann sollte ich die Technik für eine Fahrradexpo testen?: Teste Laptop, Tablets, Drucker, Lautsprecher, Mikrofon, Ladegeräte und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Drucke dabei mindestens einen Probelauf und lade alle akkubetriebenen Geräte vollständig auf.
Was wird bei einer Fahrradexpo oft vergessen?: Häufig fehlen Absperrband, Warnwesten, Fahrradschlösser, Multitools und zusätzliche Fahrradständer. Prüfe diese Sicherheits- und Reparaturmaterialien spätestens beim Packen für den Transport zum Veranstaltungsort.

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