Einkaufsliste für eine Verbrauchermesse

Für eine Verbrauchermesse brauchst du mehr als Messetische und Ausstellerunterlagen. Plane Getränke, Geschirr, Technik und Verbrauchsmaterial nach Besucherzahl, Ausstellerzahl und Veranstaltungsdauer. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Verlängerungskabel, Namensschilder, Ladepunkte und gut beschriftete Ausweise. Die folgende Liste hilft dir, Einkäufe und Reservierungen rechtzeitig zu bündeln und die Ausgabe am Registrierungstisch vorzubereiten.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 30
KlappstühleAnz. 80
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 35
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierplattenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadestationenAnz. 2
PräsentationsbildschirmeAnz. 2
LaptopsAnz. 2
HandmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
EtikettendruckerAnz. 2

Dekoration

MessebannerAnz. 8
WimpelkettenAnz. 10
PflanzenAnz. 12
BallonsAnz. 100
TischdekorationAnz. 20
WegweiserAnz. 16

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
KüchenhandschuheAnz. 6

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20
HandsprayflaschenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 400
AusstellerbadgesAnz. 60
BadgehalterAnz. 460
ArmbänderAnz. 400
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
RegistrierungsformulareAnz. 450
NamensschilderAnz. 80

Papierwaren

PläneAnz. 450
ProgrammhefteAnz. 400
A4-DruckpapierAnz. 2
NotizblöckeAnz. 30
KlebebandAnz. 12
GewebeklebebandAnz. 8
SchreibmappenAnz. 10
SchereAnz. 8
TackerAnz. 4

Sicherheit

KabelmattenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 4
PiktogrammschilderAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 12 Liter
- Pflanzliche Milch - 6 Liter
- Schokomilch - 6 Liter
- Cola - 24 Liter
- Cola Zero - 24 Liter
- Orangenlimonade - 18 Liter
- Eistee - 18 Liter
- Sprudelwasser - 36 Liter
- Stillwasser - 48 Liter
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Zitronen - 2 kilogram
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Kräutertee - 2 Kartons
- Kaffeesahne - 4 Packungen
- Butter - 1 Kilogramm
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Sandwiches - 400 Stück
- Weiße Brötchen - 120 Stück
- Mehrkornbrötchen - 120 Stück
- Junger Käse - 5 Kilogramm
- Reifer Käse - 3 Kilogramm
- Hintere Schinken - 3 Kilogramm
- Hähnchenbrustfilet - 3 kilogram
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Gurken - 4 Kilogramm
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Paprika - 3 Kilogramm
- Trauben - 8 Kilogramm
- Äpfel - 12 Kilogramm
- Bananen - 8 Kilogramm
- Mandarinen - 8 Kilogramm
- Cherrytomaten - 4 Kilogramm
- Naturchips - 12 Tüten
- Paprikachips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salzstangen - 8 Tüten
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Nussmix - 4 Kilogramm
- Popcorn - 8 Tüten
- Kekse - 12 Packungen
- Mini-Muffins - 300 Stück
- Brownies - 200 Stück
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Glutenfreie Kekse - 6 Packungen
- Vegane Aufstriche - 2 Kilogramm
- Vegane Sandwiches - 80 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Olivenöl - 1 Liter
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Packung
- Paprikapulver - 1 Glas
- Gewürzmischung - 2 Gläser
- Servietten - 1000 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handgel - 10 Flaschen
- Müllsäcke - 150 Stück
- Papier-Tischläufer - 20 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 4 Flaschen
- Desinfektionstücher - 10 Packungen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Pappbecher - 500 Stück
- Holzrührstäbchen - 500 Stück
- Zahnstocher - 4 Schachteln

Tipps

Plane pro erwarteter Person für die ersten zwei Stunden etwa 0,5 Liter Wasser oder andere Getränke ein; für jede weitere Stunde kommen rund 0,25 Liter hinzu. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden.
Rechne bei Kaffee mit 1 bis 2 Tassen pro Person und bei Snacks mit 2 bis 3 Portionen pro Besucher. Bestelle Sonderkost nicht erst beim Aufbau, sondern erfasse Ernährungswünsche bereits mit der Anmeldung.
Reserviere pro Aussteller mindestens einen Messetisch und zwei Stühle, sofern im Messeplan nichts anderes vorgesehen ist. Lege zusätzlich einige Ersatzstühle und Aufbewahrungsboxen für Jacken, Unterlagen und Nachfüllmaterial zurück.
Prüfe die Technik mindestens 48 Stunden vor dem Messetag: Präsentationsbildschirme, Laptops, Handmikrofone, Lautsprecher, Kartenterminals und Etikettendrucker müssen vollständig und kompatibel sein. Plane je Technikbereich mindestens ein passendes Verlängerungskabel und eine Ladestation ein.
Drucke Lagepläne, Besucherausweise und Ausstellernamensschilder nicht erst am Morgen der Messe. Halte mindestens 10 Prozent zusätzliche Ausweise und Namensschilder für Nachmeldungen, Druckfehler und verlorene Exemplare bereit.

Häufige Fragen

Wie viel Getränke brauche ich für eine Verbrauchermesse?: Kalkuliere für die ersten zwei Stunden etwa 0,5 Liter pro Besucher. Für jede weitere Stunde rechnest du mit rund 0,25 Litern zusätzlich; bei vier Stunden sind das ungefähr 1 Liter pro Person.
Wie viele Messetische und Stühle brauche ich pro Aussteller?: Plane zunächst einen Messetisch und zwei Klappstühle pro Aussteller ein. Bei Ausstellern mit mehreren Präsentationsflächen oder umfangreichem Material solltest du den Messeplan mindestens 7 Tage vorher prüfen und die Ausstattung entsprechend erweitern.
Wann sollte ich die Technik für die Verbrauchermesse kontrollieren?: Kontrolliere Bildschirme, Laptops, Mikrofone, Lautsprecher, Kartenterminals und Etikettendrucker spätestens 48 Stunden vor Beginn. So bleibt noch ein Werktag, um fehlende Kabel, Ladegeräte oder Ersatzgeräte zu beschaffen.
Wie viele Namensschilder und Besucherausweise muss ich drucken?: Drucke die erwartete Anzahl plus mindestens 10 Prozent Reserve. Bei 200 erwarteten Besuchern oder Ausstellern wären das 220 Exemplare; erledige den Druck spätestens am Vortag.

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