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Verbrauchermesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Verbrauchermesse braucht mehrere Vorläufe: Termin, Halle, Aussteller, Besucherkommunikation und Ausstattung müssen ineinandergreifen. Beginne mit Raum und Messeplan, bevor du Aussteller einteilst oder Drucksachen bestellst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Namensschilder, Lagepläne, Technik, Getränke und Snacks. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Messetag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Aussteller werben

    3 Personen

  • Anmeldeformular für Aussteller erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Werbung veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Aussteller endgültig einteilen

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Catering bestellen

  • Möbel reservieren

  • Abfallentsorgung reservieren

  • Drucksachen bestellen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Kontaktliste für das Team erstellen

  • Besucherausweise vorbereiten

    2 Personen

  • Lagepläne ausdrucken

  • Namensschilder für Aussteller erstellen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial kontrollieren

    2 Personen

  • Vorräte und Einkäufe kontrollieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Boden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    6 Personen

  • Ausstellerstände aufbauen

    6 Personen

  • Stände mit Namenskarten versehen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Technik und Strom testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Teambriefing durchführen

    5 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Zugang und Laufwege kontrollieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet aufräumen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Sanitärvorrat auffüllen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Besucherabstrom begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Messestände abbauen

    6 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Aussteller über die Abreise informieren

  • Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MessetischeAnz. 30
  • KlappstühleAnz. 80
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • StehtischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 35
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 180
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 150
  • ServierplattenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LadestationenAnz. 2
  • PräsentationsbildschirmeAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • HandmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • EtikettendruckerAnz. 2

Dekoration

  • MessebannerAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 10
  • PflanzenAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • TischdekorationAnz. 20
  • WegweiserAnz. 16

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KüchenhandschuheAnz. 6

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandsprayflaschenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielampenAnz. 8

Registrierung

  • BesucherbadgesAnz. 400
  • AusstellerbadgesAnz. 60
  • BadgehalterAnz. 460
  • ArmbänderAnz. 400
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 30
  • RegistrierungsformulareAnz. 450
  • NamensschilderAnz. 80

Papierwaren

  • PläneAnz. 450
  • ProgrammhefteAnz. 400
  • A4-DruckpapierAnz. 2
  • NotizblöckeAnz. 30
  • KlebebandAnz. 12
  • GewebeklebebandAnz. 8
  • SchreibmappenAnz. 10
  • SchereAnz. 8
  • TackerAnz. 4

Sicherheit

  • KabelmattenAnz. 12
  • Rutschfeste MattenAnz. 10
  • TaschenlampenAnz. 4
  • PiktogrammschilderAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Einladungen oder Online-Werbung veröffentlichst. So können Aussteller verbindlich planen und du vermeidest spätere Änderungen an allen Drucksachen.
  • Erstelle den Messeplan, sobald die ersten Anmeldungen vorliegen. Plane neben den Messetischen auch Wege, Registrierungstisch, Sitzplätze, Buffet und ausreichend Platz für Verlängerungskabel ein.
  • Versende die Ausstellerinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe. Darin sollten Standplatz, Aufbauzeiten, Lageplan, Park- oder Anlieferhinweise sowie technische Vorgaben stehen.
  • Prüfe die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Teste Präsentationsbildschirme, Laptops, Mikrofone, Lautsprecher, Kartenterminals und Ladestationen mindestens 1 Tag vorher.
  • Kühle Getränke am Vortag und bereite Snacks möglichst kurz vor dem Einlass vor. Rechne bei einer mehrstündigen Messe außerdem mit zusätzlichen Tassen, Gläsern, Tellern und Servierbesteck für Nachschub.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Verbrauchermesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Veranstaltungsort und Messeplan. Für Ausstellerwerbung, Anmeldungen, Einteilung und Drucksachen bleiben dann mehrere Wochen Puffer.
Wann sollte man die Aussteller einer Verbrauchermesse einteilen?
Nimm die endgültige Einteilung etwa 10 bis 14 Tage vor der Messe vor, sobald die Anmeldungen geprüft sind. So kannst du Namensschilder, Lagepläne und Ausstellerinformationen rechtzeitig erstellen.
Wie viele Helfer braucht eine Verbrauchermesse?
Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für Technik und Rundgänge sowie je nach Größe weitere Helfer für Catering und Ausstellerfragen ein. Bei mehr als 50 Ausstellern sind 4 bis 6 Personen als Basisteam meist sinnvoll.
Wann muss man Catering und Getränke für eine Verbrauchermesse bestellen?
Bestelle Catering und Verbrauchsmaterial spätestens 7 bis 10 Tage vorher. Getränke, Kühlboxen, Kaffee, Tassen und Snacks solltest du am Vortag anhand der erwarteten Besucherzahl kontrollieren und ergänzen.

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